Bakgrund

Ett ledande teknikföretag som grundades för över tio år sedan vars affärsidé är att ge Fortune 500-varumärken möjlighet att i exakt rätt ögonblick samarbeta med sina kunder genom en mängd olika kanaler. För att kunna dela konfidentiella filer med kunder och verkställa policyavtal med medarbetarna förlitar sig detta företag på DocSend för att säkert skydda och organisera dokument.

Utmaningen

Innan de började använda DocSend skickade företagets Technical Security Manager ut personalens säkerhetsdokument för e-signatur med DocuSign, men detta var för dyrt och komplext för smidiga interna arbetsflöden. Dessutom behövde kundsupportteamet ett säkrare sätt att dela känsliga dokument med kunderna.

Lösningen

Teamet vände sig då till DocSends säkra dokumentdelnings- och Elektronisk signatur lösning för att skydda känsliga IT-säkerhetsdokument som skulle ut till både personal och kunder.

Säker delning av känsliga dokument med kunder

När företagets Technical Security Manager introducerades för DocSend för första gången för tre år sedan användes plattformen som ett verktyg av kundsupportrepresentanter för att säkert dela känslig information med kunderna. Tekniksupportrepresentanter interagerade regelbundet med kunder via e-post, och skickade ibland över känslig information kring interna företagssäkerhetsförfaranden. ”Vi behövde ett säkert sätt att enkelt aktivera och inaktivera länkåtkomst för att säkerställa att rätt information skickades till rätt personer”, berättar denna ledare. Med DocSend kan kundsupportrepresentanter på ett säkert sätt skicka ut känsligt material kring företagspolicyer med enskilda kunder och styra dokumenttillgången till en bestämd tidsperiod. På så vis kan personalen på säkert sätt kontrollera företagets integritet och veta exakt vem som har tillgång till interna SOC2-rapporter (Service Organization Control) – information som belyser hur företaget skyddar kunddata. 

Ibland måste kundsupporten använda en supportportal för att dela filer som innehåller känsliga kunddata på med kunderna. När dessa dokument lagras i DocSend kan kunderna ange ett skyddat lösenord och kundsupportrepresentanter kan arbeta i trygg förvissning om att dokumenten är säkra. Detta extra lager av säkerhet i DocSend bygger tillit mellan företaget och dess kunder. ”Om en kund behöver en anpassad supportlösning kommer vårt supportteam att ladda upp den till supportmappar och bara dela känslig information med just den kunden”, berättar denna ledare. DocSend kan ge både företagets personal och kunder försäkran om att deras dokument är skyddade från obehöriga parter. 

Övergången från DocuSign förenklade medarbetarintroduktionen

As someone who manages the security policies and practices at the organization, the Technical Security Manager at the company wanted to explore other ways he could use DocSend document tracking within his own role. Cybersecurity touches every level of the business, including legal, human resources, IT, and customer support. Particularly, all new employees need to sign an internal cybersecurity policy package upon onboarding, as well as update their signature yearly. The Technical Security Manager thought DocSend could provide a simpler way to collect signed employee policy documents.

Tidigare förlitade sig företagets tekniksäkerhetsteam på DocuSign, vilket var en för krånglig lösning för deras behov. ”Det fanns för många alternativ och för många behörigheter när jag bara behövde ta in enkla medarbetarsignaturer. Användargränssnittet och användarupplevelsen var för bökig i DocuSign, vilket gjorde det svårt för mig att hålla reda på vem som undertecknat våra policydokument”, minns denna ledare. Med DocuSign behövde teamet betala en extra licensavgift för att få tillgång till programvaran, vilket var för dyrt för den enkla e-signaturfunktion de behövde. Teamet insåg emellertid att de istället kunde prova DocSends e-signaturfunktion, som redan ingick i deras befintliga DocSend-abonnemang. De var redan DocSend-användare och använde lösningen för att säkert dela dokument med kunder, så det kändes helt rimligt att ge programvarans e-signaturkapacitet chansen. 

En supersmidig och kostnadseffektiv e-signaturlösning ger kontroll över policydokument för IT-säkerhet

När de provade DocSends e-signaturer blev tekniksäkerhetsteamet imponerade av hur enkelt det var att säkert skicka dokument över hela verksamheten. ”När ni berättade att ni hade e-signaturer för fler än två parter visste jag att det var dags att sluta använda DocuSign”, berättar företagets Technical Security Manager. Till skillnad från DocuSign är DocSend intuitivt att använda och har allt teamet behöver för att ta in över trehundra medarbetares signaturer på interna policydokument. ”Varje år granskas vi, och vi är skyldiga att tillhandahålla årliga företagsöverskridande signaturer på vår datalagringspolicy. DocSends e-signaturer för flera parter låter oss visa revisorerna att vi tar vår integritet på allvar. Vi kan till och med visa den exakta tidsstämpeln då en medarbetare undertecknat ett avtal”, berättar företagets Technical Security Manager. Företagets tekniksäkerhetsteam kan se vem som har undertecknat dokument och säkerställa att företaget följer strikta IT-säkerhetspolicyer. 

Går en spännande framtid till mötes: förbättrade introduktions- och kundupplevelser

Företagets tekniksäkerhetsteam kommer att använda DocSend för att förbättra introduktionen efterhand som företaget fortsätter att växa. Nästa år hoppas de kunna förena policydokument med hjälp av ett tredjepartssystem för att upprätthålla versionskontrollen. Dessutom fortsätter kundsupportteamet att skicka känslig information till kunderna i trygg förvissning om att veta att deras dokument är skyddade i DocSend med lösenord och länkar som slutar gälla. Företagets Technical Security Manager säger så här: ”Mitt eget team och våra supportteam har varit väldigt nöjda med DocSend och jag räknar med att detta kommer att fortsätta när vi skalar upp i framtiden.”