Bakgrund

BioScienCela grundades 2018 och är en katalysator för biovetenskap- och hälsoinnovation i Los Angeles-regionen som skapar möjligheter för finansiering, utrymme och rekrytering, och hjälper till med kommunikationen och att skapa medvetenhet. Denna oberoende ideella organisation säkerställer att Los Angeles har ett samarbetsinriktat och väl samordnat ekosystem som inbegriper alla delar av södra Kaliforniens biovetenskapskluster. Organisationen vände sig till DocSend för att på säkert sätt dela känslig finansiell information med styrelseledamöter, sprida programinformation till programdeltagare och verkställa partnerskapsavtal med deltagande organisationer.

Utmaningen

David J. Whelan, VD för BioScienCela, berättar att organisationen före DocSend delade känslig information med sin styrelse via e-postbilagor. ”Vi behövde ett säkrare sätt att dela känslig finansiell och strategisk information med vår styrelse. E-postbilagor försvann eller var svåra att öppna på mobilen, vi visste att det fanns ett bättre sätt”, säger Dave.

Lösningen:

Dave vände sig till den säkra DocSend-dokumentdelningsplattformen för att på ett tryggt sätt distribuera kommunikation med organisationens styrelse eller introducera programdeltagare till nya praktikprogram.

Lagrar interna dokument på ett säkert sätt med Dropbox

När Dave blev en del av BioScienCela som VD ville han se till att hans team kunde samarbeta effektivt på distans. Som tidig Dropbox-användare visste Dave att detta var rätt lösning att ta med ombord tack vare synkroniserings- och molnlagringsfunktionerna. Vare sig det handlar om att skapa programplaner, finansplaner eller göra interna anteckningar förlitar sig Dave och hans organisation på Dropbox för att säkert lagra alla interna filer så att de kan hålla fokus på sitt uppdrag. ”Det är verkligen enkelt för oss att öppna planeringsdokument som vi har skapat i Dropbox var vi än är. Vi öppnar nya lokaler i Culver City, så möjligheten att ha säker åtkomst till våra filer när vi är på språng är viktig för oss.”

Ett säkrare sätt att dela extern styrelsekommunikation

När han delar information utanför sin organisation vill Dave säkerställa att all känslig information skyddas. I synnerhet ville Dave skydda de känsliga filer han delar med den ideella organisationens styrelse. ”Jag delar presentationer och ekonomihandlingar med våra styrelseledamöter före och efter möten. Jag ville lägga till ytterligare skydd för att säkerställa att dessa dokument inte hamnade i fel händer”, säger Dave.

Medan andra dokumentdelningslösningar var lätta att komma åt för tredje part kan Dave med DocSend skydda sina känsliga dokument genom att lägga till ett lösenord och kräva e-postadresser för mottagare som vill öppna Powerpoint-presentationer, PDF-filer, Excel-dokument och Word-dokument som han delar.

Smidiga uppdateringar av styrelsekommunikation

När han skickade dagordningar till styrelseledamöter brukade Dave förr använda e-postbilagor. ”Att skicka dessa dokument som bilagor var inte hållbart för oss eftersom jag ibland behövde göra uppdateringar av dagordningen och inte ville att den uppdaterade versionen skulle försvinna”, säger Dave. För att kunna bibehålla en koncis kommunikation med styrelseledamöterna vände sig Dave till DocSend som ett enklare sätt att smidigt uppdatera dokument på hos sig själv utan att behöva gå tillbaka och uppdatera den ursprungliga länken. ”Detta ger ett mycket mer respektfullt sätt att kommunicera med styrelseledamöter, vi kan enkelt kan gå in och göra ändringar eller uppdateringar med DocSend bakom kulisserna utan att behöva kontakta alla”, säger Dave.

Introducerar programdeltagare med virtuella datarum

Som en del av sitt uppdrag att främja biovetenskapsinnovationens kapacitet och tempo erbjuder BioScienCela ett BioFutures-praktikprogram som kopplar studenter från underrepresenterade grupper subventionerade praktikplatser på biovetenskapliga organisationer i Los Angeles-området.

När ett företag går med på att ta in en praktikant får det deltagande företaget sina egna unika DocSend-ytor som innehåller programmaterial och deltagarkontrakt. Dessutom får praktikanter också en anpassad DocSend-yta med individualiserade dokument kopplade till programmet. Innehållsportalen innehåller allt som partner behöver veta om praktikprogrammet, inklusive scheman och ansvarsområden. På så vis kan inte dokument försvinna, och en mer personlig upplevelse skapas för varje partnerskapsorganisation och praktikant. DocSend gör det enkelt för BioScienCela att skapa en organiserad onboardingprocess och övergripande programupplevelse för både partnerskapsorganisationer och praktikanter.

Verkställer partnerskapsavtal med e-signaturer i DocSend

Med hjälp av DocSends e-signaturer kan företagspartner som deltar i BioScienCelas praktikprogram underteckna sina partnerskapsavtal. När praktikanter accepteras till programmet kan också varje studentdeltagare underteckna sina avtalskontrakt i DocSend. Både studenter och partner kan enkelt granska alla introduktionsdokument som beskriver deras skyldigheter i programmet och underteckna sina deltagandeavtal med e-signaturer i DocSend. Dave sparar tid genom att bara dra och släppa anpassade signaturfält i DocSend när han behöver ta in undertecknade deltagaravtal.