Bakgrund
Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) är en konsultgrupp inom lärande och utveckling som arbetar med individer, team och organisationer för att tillhandahålla skräddarsydda workshops, konferenser, presentationer och rådgivande forskning. CMOE tillhandahåller lösningar till organisationer som Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon och Shape Technologies och förlitar sig på DocSend för att i säljprocessen på ett säkert sätt dela dokument och presentationer med potentiella kunder.
Utmaningen
Innan DocSend skickade Mark Parkinson, Vice President of Sales Enablement på CMOE, ut säljpresentationer och förslag till potentiella kunder som e-postbilagor. Med ett imponerande presentationsbibliotek ville Mark och hans säljteam hitta en mer organiserad delningslösning som skulle ge dem större kontroll över säljprocessen.
Lösningen:
Teamet vände sig till DocSends säkra dokumentdelningslösning för att hantera alla dokument som delades i säljcykeln.
Delar smidigt säljförslag och presentationer
Att hantera en pipeline av potentiella Fortune 500-företag kräver stor uppmärksamhet och detaljfokus. Det är avgörande att veta exakt när ett förslag skickats ut och vilka material potentiella kunder kan komma åt. För Mark var e-postbilagor en föråldrad lösning som inte gav det intryck av hans organisation som han ville ge stora företag. Det var helt enkelt inte särskilt proffsigt att skicka flera bilagor i ett e-postmeddelande som riskerade att fastna i skräppostfilter och aldrig nå den potentiella kunden.
När Mark först provade DocSend blev han jätteglad över möjligheten att säkrare organisera klientriktade dokument på ett sätt som var mer intuitivt för kunderna. CMOE har ett imponerande innehållsbibliotek som en del av sina konsultpaket, och Mark delar ofta förhandsgranskningar av presentationer med potentiella kunder så att de kan få känsla för CMOE:s lärande- och utvecklingserbjudanden. Dessa presentationer innehåller immaterialrättsligt skyddat innehåll som Mark inte ville ska hamna i fel händer. Med DocSend säkra delningsfunktioner kan Mark enkelt lägga till en e-postverifiering eller lösenord så att endast godkända potentiella kunder kan komma åt materialet. Dessutom kan Mark ange utgångsdatum så att potentiella kunder bara kan komma åt innehållet under en specifik period, som till exempel under en aktiv säljcykel. ”DocSend ger oss bättre kontroll över våra dokument vilket är avgörande i en snabbrörlig säljmiljö”, berättar Mark.
För att säkerställa att potentiella kunder vet exakt var de kan hitta alla CMOE-presentationer som är relevanta för deras behov skapade Mark över tvåhundra individualiserade innehållsportaler för klientinformation med hjälp av DocSend-avtalsrum. Att skapa hundratals individualiserade klientmappar kan låta som ett enormt arbete, men med DocSend kan Mark enkelt duplicera en avtalsrumsmall på mindre än en minut. ”Jag har skapat mallar av fyra olika avtalsrum baserat på våra fyra olika produkterbjudanden. När en kund visar intresse för ett produkterbjudande, till exempel Applied Strategic Thinking, kan jag duplicera detta avtalsrum och inkludera en anpassad offert. Möjligheten att skapa en personlig, visuell representation av innehållet hjälper oss att ge bästa möjliga kundupplevelse”, säger Mark. Utöver presentationer som är riktade mot den potentiella kundens primära intresseområde inkluderar Mark också arbetsbeskrivningar och individualiserade prissättningsförslag i varje personligt avtalsrum. E-postbilagor kan ge en oproffsig eller trist upplevelse, men ett rent och skräddarsytt avtalsrum med CMOE:s logotyp och banderoll ger potentiella kunder en försäkran om att CMOE är en organisation de kan lita på.
I would never build a sales technology stack in the future without DocSend. This genre of tool is huge. Salespeople have never before had visibility into their prospects’ actions outside of a tool like DocSend.
Lyfter fram rätt beslutsfattare med dokumentanalys
En av de många utmaningar som säljorganisationer står inför är att avgöra vem som är rätt beslutsfattare som kan godkänna en affär. Innan han började med DocSend hade Mark svårt att hitta rätt person att prata med för att nå avslut i affären. ”Nio gånger av tio pratade vi med någon som pratar med andra konsultorganisationer och sedan presenterar resultat för den faktiska beslutsfattaren”, berättar Mark.
Mark har nu mer insyn i vart hans dokument hamnar med DocSend-analys och kan använda dessa insikter till sin fördel. ”Det fina med DocSend är att jag nu kan se vem en eventuell grindvakt vidarebefordrar mina prissättningsförslag till, och jag får på så vis en bättre uppfattning om vem den verkliga beslutsfattaren är och kan kontakta hen vid rätt tidpunkt”, säger Mark. Genom att identifiera den slutliga beslutsfattaren tidigt i säljprocessen kan Mark få rätt information framför rätt person och se till att CMOE är första valet för potentiella kunder.
Whereas our competitors might be sending many bulky attachments over email, we are relying on DocSend as an amazing presentation tool to show-off our offerings. The way you can click into a file and view it in a browser is incredible. I’ve had prospective clients tell me they went to a meeting with their vice president and showed them our DocSend link and they were instantly sold on going with us because of how professional and organized it looked.
Ramar in konversationen med ett datadrivet tillvägagångssätt
Innan DocSend hade Mark mycket begränsad insyn i huruvida de potentiella kunderna tog del av innehållet han delade. Mark visste om ett mejl blev öppnat, men han hade ingen aning om huruvida en klient tittade igenom förslaget. Den enda information som Mark kunde förlita sig på var de första mötena med potentiella kunder, så för det mesta hade han ingen aning om något.
Nu kan Mark se hur potentiella kunder interagerar med det material han skickar. ”När jag skickat ut presentationer och säljförslag kan jag till exempel se om den potentiella kunden tittar på prissidan och hur länge. Då vet jag om de funderar på vår prissättning och kan ta upp detta vid vårt nästa samtal”, säger Mark. Genom att använda data till sin fördel kan Mark närma sig samtalen med de potentiella kunderna och samtidigt förutse eventuella problem eller funderingar de kan ha. Mark tillägger: ”Innan ett samtal går jag in i DocSend och söker på en persons namn och ser deras information om hens innehållsanvändning. Att kunna se allt personen har tittat på hjälper mig att rama in konversationen. Nyckeln till konsultförsäljning är att förutsäga din potentiella kunds behov och ge dem så mycket information som möjligt så att de kan fatta ett välgrundat beslut. Mark kan mer exakt förutsäga potentiella avtal varje kvartal och mäta potentiella kunders intresse med DocSend-analys.
It’s great knowing whether a prospect has opened a document and how long they have spent on our pricing page. Having this level of visibility in the sales process is something that I have never had before using DocSend. It provides predictability as to whether a prospective client is interested.
Går en spännande framtid till mötes: anpassade portaler för potentiella kunder
Efterhand som Mark fortsätter att använda DocSend som ett säljverktyg i sin organisation hoppas han kunna prova fler anpassningsalternativ i DocSend-avtalsrum. ”Jag vill hemskt gärna prova att anpassa banderoller och lägga till potentiella kunders logotyper i deras avtalsrum för att skapa en ännu mer personlig känsla”, berättar Mark. Att tillhandahålla en individanpassad kontakt räcker långt när man skapar relationer med nya kunder. DocSend gör det enkelt för säljare som Mark att ge det lilla extra när han skapar förslag på distans.
Dessutom är Mark angelägen om att testa den nya avtalsrumsaviseringen som informerar om när nytt material läggs till i innehållsportaler. ”Möjligheten i DocSend att avisera potentiella kunder när jag lägger till information i deras portal är riktigt bra. Det hjälper mig att erbjuda mervärde och påminna dem om tidigare konversationer vi haft med relevant information, vilket kan fånga deras uppmärksamhet eller till och med få fart på en inaktiv lead”, berättar Mark. Mark har nu mer kontroll över sina relationer med potentiella kunder och kan tillhandahålla allt som CMOE har att erbjuda till ännu fler organisationer.
