Bakgrund

Ett växande riskkapitalföretag som grundades när distansarbete höll på att bli normen sökte ett bättre sätt att organisera filer och anskaffa kapital för ett distansteam team i USA. Företaget vände sig till Dropbox och DocSend för att få möjlighet att arbeta med maximal effektivitet var som helst och ta in den initiala finansieringen till sin fond I.

Utmaningen

Företagets Director of Investor Relations berättar att de innan Dropbox och DocSend sökte ett säkrare sätt att dela känsliga finansdokument med potentiella partners (LP) för att ta in den initiala investeringar till fond I.

Lösningen

Företagets Director of Investor Relations använder Dropbox-filsynkplattformen och DocSends säkra dokumentdelningslösning för att smidigt lagra viktiga företagsverksamhetsfiler och på säkert vis dela och optimera deras uppsökande verksamhet till potentiella LP och investerare.

Dropbox lagrar allt internt samarbetsmaterial

Eftersom organisationen startades upp när de flesta nya företag behövde anpassa sig till en distansarbetsmiljö började teamet från början använda Dropbox som en samlad informationskälla för alla filer och all information relaterad till den interna verksamheten. ”Vi skapar de flesta av våra filer i Microsoft Word, Powerpoint och Excel och det är skönt att veta att de alltid säkerhetskopieras på Dropbox”, säger denna ledare.

Oavsett var medlemmarna i teamet befinner sig är alla viktiga filer, som investeringsstrategier, underliggande portföljfondsforskning, dokuemnt med analyser av risk och avkastning och riskhanteringsförfaranden, uppdaterade och skyddade. Teamet kan enkelt göra ändringar och slutredigeringar i Dropbox och få aviseringar när någon uppdaterar ett dokument. ”Strukturerna för delade mappar och gruppmappar i Dropbox ger oss mer kontroll över känslig finansinformation”, säger han.

Teamet är till stor del utspritt över USA, så att ha en central informationskälla är avgörande för distanssamarbetet. Förutom heltidsanställd personal och fondpartner arbetar företagets Director of Investor Relations också med ett externt marknadsföringsteam som skapar anpassade PDF-filer och marknadsföringsmaterial. ”Vi kan revidera olika versioner av informationsblad och investeringspresentationer som vårt marknadsföringsteam skapar åt oss. Vi kan kommentera fram och tillbaka för att få utseendet och utformningen exakt rätt”, säger han. När dokumentet är slutfört kan han ladda upp det till DocSend direkt från sitt Dropbox-konto.

DocSend skyddar känsliga finansdokument som delas med potentiella LP

Företagets Director of Investor Relations ansvarar för att identifiera en bred grupp potentiella investerare och anskaffa kapital till företagets första fond. När han först laddar upp material till DocSend kan han konfigurera avancerade säkerhetsfunktioner för konfidentiella finansdokument. Han kan skapa en unik lösenkod, kräva e-postverifiering och ange utgångsdatum, så att endast en riktad lista över potentiella investerare får åtkomst till hans filer. ”Jag vill att vår finansiella information ska distribueras fritt mellan potentiella investerare, men jag vill också kontrollera åtkomsten så den inte hamnar i händerna på andra fonder som kanske vill replikera det vi gör”, säger han.

Flera översiktspresentationer och finansdokument kräver undertecknade sekretessavtal innan potentiella investerare kan komma åt dem. Chefen behöver bara ladda upp företagets standard-NDA till DocSend och sedan dra och släppa signerbara fält direkt i dokumentet. Om en fil kräver detta extra lager säkerhet kan han enkelt kräva NDA med bara ett klick. Potentiella LP tar sig smidigt genom NDA-signaturprocessen med DocSends intuitiva lösning som är inbyggd i dokumentvisningsflödet.

Finansiering av en riskkapitalfond med DocSends virtuella datarum

När företagets Director of Investor Relations har laddat upp sina filer till DocSend skapar han ett virtuellt datarum för att dela all viktig investeringsinformation med en enda länk. ”Jag bäddar helt enkelt in DocSend-datarumslänken i mina mejl till investerare. Potentiella LP och investerare kan sedan komma åt referensdokument och finansdokument utan att behöva ladda ner programvara”, berättar han. Potentiella investerare kan enkelt ta del av företagsbesiktningsformulär, faktablad och juridiska dokument direkt i sina webbläsare på vilken enhet som helst. Dessutom kan han anpassa sitt virtuella datarum med en anpassad banderoll och logotyp, vilket ger en ren upplevelse för mottagarna.

För andra dokument som kräver mer skydd kan han lägga till NDA med ett klick, samt lösenordsskydd eller e-postverifiering. Istället för att manuellt bifoga filer i ett e-postmeddelande som enkelt kan laddas ner och delas med tredje part kan han enkelt skydda känslig finansinformation i DocSends virtuella datarum.

DocSend-analys ger insikter i LP-intresset

Once potential LPs and investors access his virtual data room, the Director of Investor Relations is notified via email, so he knows exactly who has reviewed which of his files. The director can see page-by-page analytics, which “gives a deeper understanding of where potential LPs and investors are focusing their attention within a particular document, which has allowed us to improve relationships with specific investors,” he shared. DocSend’s analytics can help shape conversations with potential LPs and investors, helping him have more meaningful interactions.

Denna ledares arbete för att skapa en effektiv investerarupplevelse har i slutändan gett resultat eftersom detta växande företag nyligen slutförde den initiala investeringen till sin fond I. ”Vi hade en handfull LP som accepterade erbjudandet efter att de öppnat vårt datarum i DocSend. Datarummet var lätt för mig att skapa och supersmidigt för potentiella LP att öppna”, berättar han.