Företag som köper annonsutrymme från medieföretag förväntar sig anpassade presentationer och prissättningar när de interagerar med säljande företag. Detta sätter stor press på medieföretagens sälj- och marknadsföringsteam att först och främst komma med innovativa idéer men också att presentera dem på ett unikt och kreativt sätt. Detta ger en komplex och tidskrävande säljprocess – en process som Quartz visste att de kunde göra perfekt med rätt transparens och spårning via DocSend.
Avtalsförhandla med konkurrensfördelar
”Att försöka komma ihåg vad jag använde innan DocSend är tufft. Jag använde DocSend när jag kom till Quartz och likaså hos min tidigare arbetsgivare sedan nästan 5 år tillbaka, så jag har alltid varit en förespråkare för verktyget”, säger Ryan Froats, Director of Partnerships på Quartz.
Ryan fokuserar på att sälja annonsutrymme till finans- och försäkringsbolag, och säkerheten är alltid viktig för hans målkunder. Han märkte att e-postbilagor inte fungerade med deras växande säkerhetsrutiner och brandväggar. Innan DocSend brukade han skicka en PDF som bilaga eller använda en filöverföringsapp för större filer.
”Med klienter som hade höga säkerhetskrav brukade jag förlita mig på ett antal olika filöverföringstjänster före DocSend. Ofta var de inte kompatibla med infrastrukturen, vilket gav i frustration på båda sidor av bordet”, säger Ryan. ”Men med DocSend har jag inga problem. De behöver bara ange sin e-postadress för att kunna se vår presentation.”
Världen av medieförsäljning är mycket konkurrenskraftig – särskilt år 2020. Ryan hanterar många förslag varje kvartal och måste se till att han lägger sin tid och energi på de mest fruktbara avtalen.
”Med den konkurrens vi har välkomnar vi all strategisk kunskap vi kan få tag på. Jag älskar att jag kan se när en klient interagerar med vårt förslag eftersom det gör att jag kan vara mer strategisk i min roll – jag kan prioritera min tid och se till att jag fokuserar på rätt avtal”, säger Ryan.
Om deras presentation förändras eller redigeras ger DocSend Ryan möjlighet att uppdatera filen som redan finns hos klienten utan störningar, istället för att behöva skicka ut en uppdaterad länk eller fil. På så vis kan han vara mer organiserad i sin presentationsstrategi och mer strategisk i sin uppföljning.
”Jag älskar att få aviseringar när vårt förslag visas, vidarebefordras, laddas ner, och till och med öppnas en andra gång. DocSend-statistiken hjälper oss att förvandla en kall lead till en varm lead eller en varm lead till en het lead”, berättar Ryan.
Skapa kreativa förslag utan krångel
När en presentation har identifierats av mediasäljteamet kommer Quartz kreativa team in i bilden för att skapa ett kampanjsvar på kundens presentation. Massor av tid och energi läggs på varje kundförslag, och därför är det viktigt att presentationen är prydlig när den skickas över för granskning.
”Innan DocSend använde vi en mängd olika verktyg för att dela med oss av våra kreativa underlag och förslag. Men i dessa förslag görs ofta ändringar i sista sekund, och då måste måste vi skicka ett helt nytt e-postmeddelande och länka till klienten. Med DocSend kan vi bli mer strömlinjeformade och organiserade i vår kundkommunikation”, säger Tara Mallen, Senior Creative Strategist på Quartz.
Med DocSend kan Tara se till att klienten alltid har den senaste och rätta versionen av kampanjdokumentet utan att behöva följa upp med ytterligare länkar. Och detta är inte allt – hon har också inblick i vem som har tagit del av dokumentet och om hen verkar föredra ett visst kreativt koncept framför ett annat genom den sidspecifika analysen i DocSend.
Tara berättar: ”Jag har två DocSend-favoritfunktioner. Den första är möjligheten att uppdatera en presentation eller ett dokument i backend samtidigt som länken förblir densamma för slutanvändaren. Om vi hittar ett fel i det vi skickat ut behöver vi aldrig meddela klienten om detta. För det andra älskar jag att när en presentation visas i förhandsgranskningsläge i DocSend kan GIF-filmer spelas upp så att klienten snabbt kan få en känsla för konceptet i vår presentation.”
Recently, Quartz reevaluated the tools we were using. The sales and creative team were really vocal in ensuring we kept DocSend. At the end of the day, it is our competitive edge.
