自 1990 年代問世以來，PDF 已經成為廣受大眾歡迎的電子檔案格式，無論是專業人士、學生、退休人員或兒童都會使用。傳送 PDF 電子郵件附件已然成為標準習慣，但您是否曾想過如何用密碼保護 PDF 檔？
如果是的話，您來對地方了！在這份指南中，我會帶您回顧如何用密碼保護 PDF 檔，並在傳送 PDF 後追蹤文件。
選項 1：用密碼保護 PDF 檔案
傳送敏感文件的專業人士 (如執行長和財務長) 大多認為在 PDF 中加入密碼就足以確保其安全性。在某些情況下，密碼保護確實能保障 PDF 的安全。
如何使用 Adobe Acrobat DC 新增密碼保護
- 在 Acrobat 中開啟 PDF 檔。
- 前往 [檔案]，然後按一下 [以密碼保護]。
- 設定密碼時，您可以選擇僅在編輯 PDF 時須輸入，或檢視時亦須輸入。
- 輸入您的密碼，然後再次輸入密碼。
- 按一下 [套用]。
如何在 Mac 上使用 [預覽程式] 新增密碼
- 在 [預覽程式] 中開啟 PDF 檔。
- 前往 [檔案]，然後按一下 [匯出]。
- 輸入檔案名稱，然後選擇 [加密]。
- 輸入您的密碼、再次輸入密碼，然後按一下 [儲存]。
為 PDF 新增密碼的目的是僅讓知曉密碼的人員存取該 PDF 檔。不過，為 PDF 新增密碼無法追蹤瀏覽者。傳送 PDF 檔案的人不會知道哪些收件人開啟了 PDF 並與其互動。
既然如此，您也無法確定是誰把 PDF 和密碼轉寄給他人。可以說，若想透過電子郵件安全傳送 PDF，新增密碼可能不是最理想的方法。這實際上等於失去了對 PDF 文件的掌控，而您顯然想保有這份 PDF 的控制權 (所以一開始才會想加上密碼)。在這種情況下，您完全無法掌握 PDF 和密碼會被轉寄到何處。
為了分享高風險的重要 PDF 文件，似乎不得不接受這種方法帶來的安全性問題。但值得慶幸的是，事實並非如此。
選項 2：透過 DocSend 共享 PDF 文件
DocSend 使企業領導者能安全傳送文件，並深入追蹤瀏覽者互動情況，PDF 檔也包含在內。雖然大家都知道可以透過 Gmail 或 Outlook 傳送受密碼保護的 PDF 檔，但您可以透過 DocSend 的 Gmail 外掛程式或 Outlook 外掛程式傳送真正安全的 PDF 檔，並追蹤文件動態，現在就讓我們來看看如何辦到。
如果您想跟著操作，請開始免費使用 DocSend。
步驟 1：將您的 PDF 檔案上傳至 DocSend
[正在上傳]
將檔案上傳到 DocSend 再簡單不過：DocSend 目前已與 Google 雲端硬碟、Dropbox、Box、Microsoft OneDrive 等服務整合，您可以從任何地方拖放檔案。上傳 PDF 之後，您就可以將其附加至所需的眾多電子郵件中 (透過 Gmail 和 Outlook 外掛程式)。若有需要，您甚至可以透過所選的 DocSend 外掛程式直接上傳 PDF 檔。
- 前往 [內容] 索引標籤。
- 選取右上角的 [新增內容]。
- 從上面列出的服務或從您的電腦中選擇一個檔案。
- 您的文件會開始上傳，並在完成後通知您。您可以在此時修改上傳檔案的名稱。
步驟 2：建立受密碼保護的連結來共享您的 PDF
為剛上傳的 PDF 建立共享連結時，您可以指定是否要讓瀏覽者在查看和下載檔案時提供電子郵件。若按一下 [顯示進階選項]，您還可以為連結新增到期日，並加入密碼來保護 PDF 檔。
接下來，您便可以複製 PDF 連結並透過電子郵件分享！
(注意：如果您打算追蹤這個連結的互動和轉寄情形，請分別為每個帳戶、潛在客戶或與之分享 PDF 的個別對象建立連結。這部分之後會再詳細介紹)。
為了有更安全的傳送體驗，Advanced 使用者可以要求驗證瀏覽者。在這種情況下，系統會提示瀏覽者輸入電子郵件地址，他們必須按一下傳送到該電子郵件的連結，才能存取 PDF。
您也可以使用 DocSend 的 Gmail 和 Outlook 外掛程式，上傳 PDF 並將其附加至電子郵件
如果您想在不離開 Gmail 或 Outlook 的情況下，將 PDF 作為電子郵件附件上傳和共享，可以使用 Gmail 和 Outlook 的 DocSend 外掛程式來達成。若想使用 Gmail 外掛程式附加已上傳的 PDF，請查看此連結；若想使用 Outlook 外掛程式附加已上傳的 PDF，請查看此連結。
步驟 3：依需求停用或重新啟用連結式存取權限
只須按幾下，便可透過停用和/或重新啟用您所建立的 DocSend 連結，來控制 PDF 的存取權限。關於此流程的詳細說明，請前往我們說明中心，查看關於更新連結設定的文章。
如何在 Gmail 編輯和簽署 PDF？簡單！只要有 DocSend，提供電子簽章不費吹灰之力
上傳 PDF 文件、Google Docs 及 Dropbox 檔案、儲存在 Acrobat 或其他 DocSend 工作流程整合中的 PDF 文件後，您便可在傳送檔案前直接透過 DocSend 加入電子簽章以便簡化流程。
在 DocSend 中，您可以簽署 PDF 文件，或者新增電子簽章至個別檔案 (非 Excel 或 URL 上傳的檔案) 及在 DocSend 協作區中的檔案。有了可簽署的文件，使用者不僅能從 DocSend 安全地轉換及共享文件，更可在大部分的裝置上追蹤造訪動態及收集簽章。電子簽章功能可以讓一方簽署，並且對雙方都具有法律約束力。您傳送簽署要求後，收件人只須在 Gmail 帳戶、電子郵件簽章、G Suite、彈出式視窗、邊欄或其他用於共享文件連結的位置中按一下連結，便可新增數位簽章。對於以 DocSend 連結形式傳送的 PDF 文件，簽署者可以在您所新增的 PDF 簽署欄位中，直接新增數位簽章。您的 DocSend 帳戶會追蹤這些 PDF 簽署文件的歷程紀錄和稽核紀錄，方便您保障文件安全並掌控全局。這項功能也適用於 iOS 和 Android 系統中 Chrome 和 Safari 的 DocSend 行動網路版。此說明中心文章詳細說明使用電子簽章功能建立和共享可簽署的 PDF 文件有多麼容易。
如何追蹤您的文件
您已將 PDF 上傳到 DocSend 並建立了一個連結，內含所有必要的安全性附加功能，現在檔案傳送出去了，那接下來呢？如果這個 PDF 的內容重要到您需要為其加上防護措施，那您可能也會想知道使用者接收和讀取檔案的方式。
如果是這樣，我有個好消息：您只須為每個收件人或收件人群組個別建立並傳送 DocSend 連結，就已經在追蹤受保護的 PDF 文件了。讓我們透過以下範例，快速看看該如何監控互動情況。
首先，有人瀏覽您的文件時，您會即時收到讀取通知。若您在 DocSend 中按一下特定檔案或 PDF 文件，這些通知的摘要也會顯示在 [效能] 索引標籤中。
此外，您也能根據每個頁面或每張投影片，瞭解瀏覽者查看各部分所花費的時間。取決於 PDF 的內容和目的，這或許能為您帶來無與倫比的前瞻性。讀取通知也是如此，您只須按一下 DocSend 中的特定檔案或文件，就可以看到關於互動性的摘要。
在 DocSend 中還有數種額外的互動度指標和衡量標準可供您追蹤。您可以開始免費試用 DocSend、傳送 PDF，並盡情探索能提供深入見解的效能指標。
有關於 DocSend 工具的問題，或想知道如何以最佳方式設立您的帳戶嗎？歡迎隨時查看 DocSend 說明中心或給我們的支援服務團隊打個電話。
