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擺脫乏味的董事會報告,用精彩的簡報博得滿堂彩

如何製作引人入勝的簡報,吸引董事會的注意,贏得他人對您的敬重。
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董事會簡報是執行長或財務長直接與董事會溝通的絕佳時機,透過這個機會,您能向董事講述自己的願景、使他們認同財務需求和專案規劃,同時說明公司的績效表現。

但在達到上述目的之前,必須先讓董事會成員專心聆聽講述的內容。因此,您所製作和講述的董事會簡報必須足夠吸引人,讓董事會成員不只對您的內容產生興趣,還會對後續發展充滿期待。

簡報要引人入勝,關鍵不只在於個人魅力。從投影片的主題到您的演說技巧,整份簡報的架構必須前後呼應,敘述上達到完整一致。請參閱以下秘訣,從三大方面打造吸引人的簡報。

董事會會議記錄範本

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挑選董事會簡報的主題

想讓董事會簡報有聲有色,首先要挑出董事會成員真正在乎的主題。如果要提出季度或年度報告,所能涵蓋的主題多不勝數。但建議不要提及太多公司枝微末節的措施,也無須一一列出衡量的指標。

反之,簡報應著重探討以下五大類別:

  • 提出近期績效資料和特別想強調的近期成果:在這個部分,可以強調董事會成員所瞭解且在乎的指標。每間公司重視的指標各不相同,但通常都會關注每月經常性收益 (MRR)、客戶流失率、新註冊數或客戶成長率之類的 KPI,畢竟這些指標可說是各家公司績效的基本要素。
  • 解釋資料的含意:提出數字之後,請務必就時間因素 (例如各月份之間的變化)、對公司目標的影響和與同業的比較等背景條件,詳細說明數字的意義。以這種方式針對不同主題探討資料,能讓董事會成員更容易理解數字的內涵,以及這些指標之於公司長遠績效目標的意義。
  • 說明未達成的目標或 KPI:假如您提出的資料是以公司設定的目標為核心 (例如達成百萬客戶的目標),且達成了所有項目甚至超標,那沒有問題。但假如有任何未能達成的目標,請務必說明無法達標的原因,並提出後續改善方案。
  • 介紹即將推行的專案,以及需要董事會如何協助獲得成功:董事會簡報的重點不只是報告過往的數字,您也能趁此機會向董事會介紹未來的專案,並獲得他們的支持或財務支援。
  • 說明需要董事會提供專業知識和建議的地方:董事會之所以成立,就是為了提供專業知識,好幫助您帶領公司邁向成功。因此,假如有特定領域或專案需要倚重董事會的意見,請記得在簡報中提出來。

如何製作引人入勝且實用的投影片

為簡報挑選出適當主題後,接下來就要確定投影片能引人注意,且能提供實用資訊 (亦即提升簡報的品質,讓董事會成員保持關注)。以下幾個小訣竅能幫助您達成目標。

建議在董事會簡報投影片上大量使用視覺資訊,但必須挑選合適的視覺資訊來為簡報加分,而非混淆視聽,模糊所要傳達的重點。可以考慮加入下列優質的視覺資訊:

  • 資料示意圖:這類示意圖能幫助觀眾理解資料與時間範圍、公司目標及同業表現之間的關聯性。
  • 用於舉例說明特定策略的範例資產:例如網站在重新設計不久後的螢幕截圖,或是用特定社群媒體廣告的螢幕截圖來呈現社群媒體策略實作情形。

添加此類的視覺資訊也能盡量減少文字版面。建議在排版時依照 5/5/5 的規則

  • 每行不超過 5 個字
  • 每張投影片的文字不超過 5 行
  • 整份簡報中,文字量較大的投影片不連續出現 5 張

請記住:投影片的作用只是為了補充說明您的簡報,不用在投影片上詳述報告內容。

明白這一點之後,接下來就要以合理的方式編排投影片,同時將報告時間控制在預設的議程時間內。可以的話,最好還能在會議開始前與董事會共享簡報。重點在於由簡報過程引導播放投影片,而非依投影片順序來簡報。

如果每次製作董事會簡報時都使用相同的範本,雖然也許能節省幾分鐘時間,但若是個別處理每一場簡報的投影片,應該效果會更好。也就是請嚴格檢視每一張投影片,毅然刪除對簡報無益的頁數。董事會簡報其實就像一齣三幕劇,應該有明確的開頭、中段和結尾。製作董事會簡報時,以下是較為合理的編排方式:

  1. 分享過往績效和成果
  2. 詳述未來策略及目標
  3. 探討執行策略與達成目標的實際步驟

董事會簡報的演講訣竅

現在您安排好董事會簡報需要的資源了,接下來要探討實際上場時的演說方法。要是口條和演說技巧不佳,再好的簡報也無法發揮效用;實際上,簡報的「技巧」就跟「內容」一樣重要。

言簡意賅

如果要讓董事會簡報順利進行,首要條件就是讓內容盡量保持精簡。上文中提過,董事會簡報應當概括呈現公司的績效和計畫。也就是實際發表簡報時,首先應提供簡明扼要的整體資訊,之後才探討其他由此而生的進階問題。

但是究竟要精簡到什麼程度?科技業記者 John Brandon 在 Inc. 雜誌中表示,簡報應以七分鐘為限。聽起來可能有點極端,尤其如果要回顧整個季度或年度績效,這種方式基本上不太可行。就我們的經驗來說,30 分鐘算是相當適中的時間長度。

瞭解聽眾

要是在每場簡報或每個董事會上,都只是提出同一套概括性的最佳做法,稱不上是出色的演說。反之,優秀的董事會簡報應以瞭解聽眾為出發點,並仔細說明對方最有興趣的重點。也就是必須瞭解每位董事會成員的生平背景。

有人出身金融產業嗎?有人是行銷專家嗎?哪些縮寫或業界術語可能讓聽眾感到困惑?瞭解聽眾的背景,有助於掌握他對方可能感興趣的資訊,同時讓您心中有底,知道簡報的哪些部份可能需要進一步解釋。掌握背景資訊,也能協助您在簡報時挑選對方易於瞭解的用詞。

董事會簡報的這個層面,通常需要不斷累積經驗。雖然在董事會成員的個人檔案或 LinkedIn 頁面上就能找到許多資訊,但隨著您與每一位成員的互動增加,對他們的認識也會逐步加深。

反覆練習,自然表現

董事會簡報的表現是許多成敗關鍵,因此最後緊張到只能照著投影片逐字覆誦,也算人之常情。但這樣呈現的簡報一點也不吸引人,也無法激起聽眾的興趣。

因此建議多花時間反覆演練,熟練之後看稿的時間自然就會減少。同時也要盡量用與人自然對話的方式發表,避免死板地單向灌輸資訊。《哈佛商業評論》(Harvard Business Review) 指出,重點在於準備得恰到好處,如此上台時才能穩健大方,而不會過於生硬。

除此之外,務必用同儕視角看待董事會成員,不要將對方當成捏緊錢包的金主,或是一群難以親近的人生勝利組。與聽眾互動並建立雙向溝通,有助於促進合作,讓簡報過程更為順利。

培養出色的董事會簡報技巧

董事會簡報是與公司董事會溝通的重要管道,因此編排得當且引人入勝的簡報,往往會成為達成互惠局面與開放對話的利器。這種對話也能讓董事更願意針對重要難題給出意見,認同並支持新的專案,以及提供穩固的財務支持。

不妨提前將簡報連同其他董事會資料檔案夾發送給董事會成員。只要使用 DocSend,用一個連結就能輕鬆且安全地傳送所有文件

掌握以上秘訣之後,相信您會越來越擅長製作並發表精彩的董事會簡報,不僅可展現自己的能力,還能鞏固高階主管與董事會之間的情誼。