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創意工作者使用 DocSend 贏得更多業務的 6 種方式

如果您花費大量時間和資源設計提案,就得吸引到新客戶。技術有助於推動這個流程,但也可能帶來阻礙。我們列出了 DocSend 的幾種用途,協助創意工作者贏得更多業務。

在創意公司工作的您,不僅能瞭解提案的重要性,更是活在提案中。

The 公司在單一提案上平均花費 24 個小時,而表現優異的公司還要再多花 2 個小時。當您把這些時間轉換為人力成本時…只能說,提案製作費用並不便宜。

當您把這麼多的時間和金錢投入提案和工作說明書中,就是希望能達成三件事: 

  1. 展現您的創意能力  
  2. 保護您的心血結晶
  3. 輕鬆贏得業務

問題是,有些技術或許會讓查看提案內容變得困難,這可能會導致商務交易陷入死胡同。創意工作者也需要格外小心,才能確保設計概念不會落入競爭公司的手中。接下來,我們將討論如何正確使用技術來傳送提案,使您的潛在客戶更輕鬆,讓您的點子安全無虞,並提供所需資料助您贏得更多業務。

1. 在 DocSend 中透過音訊、影像和影片共享來展示您的創作

會講故事的人流傳著這樣一句話:別光用說的,大膽秀出來。同樣的想法也適用於創意工作者。有時候,展現您的實力,或許會比僅僅列出服務項目,更能引起潛在客戶的共鳴。在同意合作之前,人們往往希望先看到您的設計範例。但一般來說,因為檔案上的限制,透過電子郵件傳送大型草圖或錄製內容相當困難。而且檔案一旦流出,就很容易傳送給任何人,這對創意工作者來說更是頭痛。如稍早所述,對於任何在乎最終產品完整性的創意公司來說,保護智慧財產權極其關鍵。 

我們明白保護您的智慧財產是第一要務。運用 DocSend 的豐富媒體格式,從客戶開發、提案管理到交易執行,自始至終掌握並保障您的創意流程。DocSend 為您提供各種創意檔案類型的深入分析與安全性, 藉此提升交易速度: 

創意影像格式:使用 DocSend 的進階控制功能來保護 Adobe Photoshop 和 Illustrator 設計,同時尋找潛在的新商機。 

視訊檔案:決定哪個版本的作品集展示在新客戶面前能達到最佳效果,並將所有影片集中在一處。 

音訊檔案:用簡短錄音取代冗長的電子郵件提案,還能使用直接上傳、存取控制和進階互動分析等功能。

2. 保護您的智慧財產

虛擬提案為貴公司帶來更多機會,但同時也讓檔案共享安全和提案內容管理面臨新挑戰。 

例如,104 West 公關公司的管理合作夥伴 Brian Mast 經常需要 保護禁運新聞不落入他人之手。他表示:「有了 DocSend,瀏覽者必須提供電子郵件才能查看限時禁發的提案,此功能可協助我們保護提案的安全。就算有人將連結轉寄給其他人,我們亦會收到通知,而且其他人也必須提供電子郵件才能瀏覽簡報。這不僅讓我們高枕無憂,不必擔心報導外洩,還能深入瞭解媒體如何與我們適時提出的提案互動並取用。」

Brian 使用 DocSend 提供的 安全客戶入口網站 提供同類最佳的安全檔案共享功能,能用單一連結傳送多個檔案,並針對個別檔案自訂進階保護:  

  1. 動態浮水印:自動顯示瀏覽者的資訊,例如電子郵件、IP 位址、日期和時間,這樣一來,您便無須為每個提案分別產生浮水印
  2. 一鍵式協議:在內建流程中完成簽署,用於保護智慧財產權和其他敏感商務資訊  
  3. 電子郵件驗證 :僅讓獲授權的決策者存取接收內容,並追蹤能查看提案或合約的人員

要防止新客戶選擇其他公司,保護創意可能會是決定性的因素。舉例來說,若有人將您的設計概念轉寄給競爭公司,他們不僅能在更短的時間內重新創造出同樣的視覺效果,還能以更有說服力的價格提供服務。贏得新業務不再只是讓您的名字出現在客戶眼前就好。您必須透過新增浮水印、密碼和內建協議等保護措施來為您的點子上鎖。  

3. 使用簡化的客戶入口網站,輕輕鬆鬆與您合作

這點簡直太容易了,但許多客戶就是會選擇容易合作的公司,這或許會讓您相當驚訝。而容易合作的其中一環,就是以尊重客戶收件匣的方式來溝通。

數位檔案共享已問世了幾十年,但我們仍無法迅速找到所需文件的最新版本。 Quartz 資深創意策略專員 Tara Mallen 表示:「使用 DocSend 之前,我們運用了各種工具來共享創意簡報與提案。但常常有人會在最後一刻修改提案,我們就得傳送全新的電子郵件和連結給客戶。DocSend 能協助我們簡化及管理與客戶的溝通流程。」

Tara 所提到的 經個人化的客戶入口網站,是專為潛在客戶或現有客戶的檔案所規劃的自訂數位空間。客戶只須按一下連結,就可以存取互動過程中的所有相關檔案。您再也不必搜尋電子郵件附件,也無須懷疑提案的最新版本是否 確實是 最新的一版。更棒的是,您可以在每個客戶入口網站中掌握所有檔案的完整控制權。無論是在個人化的提案上加浮水印,或是在特定的設計樣本上套用電子郵件驗證,您的工作檔案始終屬於您。客戶入口網站讓您不再混亂,方便客戶在專屬位置存取所需的一切。

4. 錄製旁白影片,讓提案更生動

Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.

非同步影片提案迅速成為不可或缺的要素,在影片的推動下, 約有 26% 的交易 能加速完成。當您傳送非同步影片提案時,便是讓他人能在方便時查看您的提案,這也是對他人時間和收件匣的一種尊重。

錄製影片提案時,通常應錄製畫面和您的臉部,如此才能向您的觀眾準確表達想法並傳遞訊息。 DocSend 與 Dropbox Capture 的整合功能 讓您可直接透過個人化的客戶入口網站建立短片旁白,所有內容均集中在一處。 

DocSend 與 Dropbox Capture 的整合功能

5. 收集影片提案和錄音檔的分析結果

當您嘗試製作影片提案時,可能會 想知道這樣做是否值得。雖然做過幾次影片提案後,您確實就不必再額外花大量時間製片,但您仍應確保有效運用資源來贏得新業務。

DocSend 影片分析 可以協助您測試和改善影片提案策略。不僅如此,您現在還可以收集音訊檔案的詳細分析結果。DocSend 也會提供造訪互動分數,顯示訪客能否查看和聆聽檔案,以及他們播放檔案的速度。以下是當您開始傳送影片和音訊檔案給潛在客戶時, 可以收集到的 部分深入分析資料:

  • 播放時間百分比:瞭解瀏覽者查看提案內容,或聆聽 mp3 音訊的進度。測試 30、60 和 90 秒的版本,看看是否有差異。
  • 略過:評估是否有某些章節需要修改。
  • 倒轉:查看哪些章節最吸引人或需要加強。 
  • 背景播放:瞭解您的影片是否能真正吸引某人的注意力,或者他們是在觀看其他內容時,在背景中播放您的影片。

6. 使用 DocSend 的內建電子簽章簽訂客製化合約

贏得新業務是開發潛在客戶時最令人興奮的環節,但同時也伴隨著管理工作:撰寫合約草稿和核准合約。

簽訂合約的流程會面臨許多文件往返,特別是有大量決策者參與其中時。使用 DocSend 的電子簽章能避免核准延遲,您可以建立拖放式的自訂簽署欄位或 啟用一鍵式簽署, 最多可供 10 位不同的簽署者使用。 

整體來說,一鍵式簽署 顛覆了既有流程, 能協助您縮短銷售週期。客戶不僅能更快簽署合約,而且只須按一下就能建立具有法律約束力的簽章,包您滿意。

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