Dropbox 和 DocSend 為 Aquamarine 內外的投資相關交流資訊提供保護

在 Dropbox 和 DocSend 技術支援下,Aquamarine 可以輕鬆同步、共享和保護機密財務文件

背景

Aquamarine 是一間投資合夥企業,深受最初 1950 年代巴菲特合夥企業的啟發。Guy Spier 作為經營者,嚴格遵循最初的巴菲特合夥規則。該投資基金管理著數百萬美元的資產,一直保持穩定成長,並倚靠 DocSend 安全管理與潛在客戶和其他外部人員的通訊內容。

面臨挑戰

Aquamarine 財務經理 David Jud 表示,在使用 Dropbox 和 DocSend 之前,他的組織只能仰賴過時的系統,用於儲存檔案並在全球工作團隊內部共享。此外,該工作團隊正在尋找一種更安全的機制,希望能與投資者、潛在客戶和其他外部人員共享並追蹤白皮書。

解決方案:

David 轉為使用 Dropbox 檔案同步解決方案和 DocSend 安全文件共享平台,以便整合組織內容的儲存空間,並安全地發佈與潛在客戶和其他外部人員的通訊內容。

用 Dropbox 讓同步作業和檔案共享更順暢

身為分秒必爭的全球分散式團隊成員,為了管理投資基金,David 必須經常與團隊成員協作,並與投資者、潛在客戶和其他外部人員溝通。最初,Aquamarine 使用舊有的軟體儲存和備份檔案。David 表示:「使用舊有檔案儲存系統時,我們遇到了不少問題,包括無法與公司外部人員共享檔案,也無法查看在瀏覽器中開啟的文件。」在缺少安全文件共享平台的情況下,David 認為:「對我們而言,與組織外部人員溝通是一大難題。」Aquamarine 工作團隊需要擁有雲端式系統,以便隨時隨地同步和儲存檔案。

幾年前該組織改用 Dropbox 後,這套專門打造的系統能自動備份所有重要文件和投資研究,當時他們立即就感受到這個系統的優勢。David 表示:「位於美國的工作團隊成員可能手上正在進行投資者研究,而請瑞士的工作團隊成員同時在同一個檔案上留言。」Dropbox 已然成為該工作團隊的首選檔案儲存平台,無論身在何處都能輕鬆協作。David 補充道:「Dropbox 帶給我們極為愉快的使用體驗。」

想直接從桌面將重要文件同步至雲端時,Dropbox 讓這個過程變得更輕鬆。無論我在何處工作,隨時都能存取最新檔案。
David Jud

David Jud

Aquamarine 財務經理

在 DocSend 中安全共享白皮書

David 能將文件上傳至 DocSend 並建立受保護的連結,供組織外部人員取得產業白皮書、報告和概覽資料。透過電子郵件白名單、到期日和新增密碼保護功能,可確保 DocSend 中的檔案安全無虞,只向經認證的使用者開放存取權限。原先存放在 Dropbox 中僅限內部協作的文件,現在則能使用 DocSend 與外部人員共享。在收件者開啟文件之前,只要輕鬆點一下即可在 DocSend 中簽署 NDA。Aquamarine 的 NDA 經過客製化設計,與 DocSend 的文件檢視體驗融為一體,因此無需管理多個文件和連結。種種保護措施不僅讓 Aquamarine 高枕無憂,更帶來順暢無阻的使用者體驗。

有了 DocSend 的保密協議,我們只要輕鬆點一下按鈕,就能與同業共享產業研究。基金經理與投資者在保密協議簽署完成後,可以取得已簽署的內容,這使稽核紀錄更為輕鬆。
David Jud

David Jud

Aquamarine 財務經理

追蹤使用者與思想領導力內容的互動情況

在 COVID-19 疫情期間,Aquamarine 的管理合作夥伴 Guy Spier 推出名為 Education of a Value Investor 的 Podcast 節目。節目靈感來自於 Spier 所著的同名書籍,Spier 在節目中與深具影響力的思想領袖展開對話,內容涵蓋投資策略、正念、機器學習等各種領域。而這個 Podcast 節目儼然成為該公司打造知名度和拓展人脈網絡的基礎。

儘管 Spier 和他的工作團隊創作十分具有價值的內容,但想在針對第三方主機上存取資料的聽眾中,要追蹤個別使用者的互動情況可說相當困難。

David 運用創新方法解決這項挑戰,即在 DocSend 中新增 Podcast 逐字稿,並放在每集的說明欄位中。David 表示:「DocSend 真的非常方便。我們將 Podcast 逐字稿上傳至專屬的 DocSend 連結,每位觀眾必須先輸入電子郵件才能瀏覽。」而與逐字稿互動的全新聽眾通常會成為 Aquamarine 網絡的活躍成員。在 DocSend 的協助下,David 能隨著時間推移,持續追蹤這些潛在使用者及互動的過程。同時這也是以另一種形式提供 Podcast 內容,讓整體聽眾的體驗更加豐富。David 表示:「當某些集數受歡迎的程度持續增長時,我會收到相關通知,也可以看到誰正在與我們的內容互動。」DocSend 讓限定內容的管控過程變得簡單直覺,無論是否具備技術行銷背景,任何公司成員都能建立限定內容,並追蹤聽眾隨時間經過的互動情況。

DocSend 與 Salesforce 的直覺式整合

DocSend 與 Salesforce 的整合功能,簡化了 David 追蹤使用者與內容互動情況的方式。針對存放在 DocSend 中的投資者研究,所有瀏覽者的互動情況都會反映在 Salesforce 的帳戶層級資訊中,對於 David 這種花費大量時間投入 Salesforce 的人而言十分方便。「我不必在兩個軟體之間來回切換,因此節省了很多時間。在 Salesforce 中就能看到人們如何與我們傳送的文件互動。」對於 David 而言,Salesforce 就是單一事實來源。David 補充表示 DocSend 不僅讓他在 Salesforce 掌握更多基本的深度資訊,更提供了「聯絡人與內容互動的詳盡資料」。

虛擬資料室使投資者會議更臻豐富

Guy Spier 會與同業舉行年度會議,共同分享投資研究的最新資訊。與會者會向同業展示自己的研究發現,而這些展示內容屬於機密資料,因此必須存放在安全的虛擬環境中。

David 倚靠 DocSend 的虛擬資料室來保存和與會者共享的會議資料和簡報。David 表示:「對我們而言,與其向每位與會者傳送二十條專屬連結,使用 DocSend 資料室保存所有會議簡報要來得輕鬆許多。」只有核准名單中的人員才能在會前取得簡報,全都集中放在可輕鬆存取的資料室中。

透過 Dropbox 和 DocSend 強大的整合功能,Aquamarine 可以簡化更新、管理和共享內容的方式,無論對象是內部員工還是外部人員。David 表示:「Dropbox 和 DocSend 使我們能井然有序、積極主動地順利完成所有內容管理工作。」

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