一家頂尖的 B2B 科技公司使用 DocSend 多方電子簽章來收取政策協議

快速發展的科技公司需要安全的文件管理與電子簽章解決方案,從而建立良好客戶關係並落實內部員工管理。

背景

這家科技龍頭公司成立於十多年前,旨在讓財富雜誌《Fortune》前 500 大企業品牌能夠透過各種渠道適時與客戶互動。為了與客戶共享機密檔案並與員工達成政策協議,該公司仰賴 DocSend 安全地保護和整理文件。

面臨挑戰

在接觸 DocSend 之前,該公司的技術安全經理會使用 DocuSign 傳送員工的安全性文件,以便索取電子簽章。而對於簡單的內部工作流程而言,這種方式成本太高,又過於複雜。此外,客戶支援團隊也需要找到更安全的方式與客戶共享機密文件。

解決方案

這支團隊於是轉為使用 DocSend 的 安全文件共享電子簽章 解決方案,妥善保護預計傳送給員工和客戶的機密網路安全文件。

與客戶安全共享機密文件

三年前,該公司的技術安全經理首次接觸 DocSend 時,客戶支援專員將該平台作為 與客戶安全共享機密資訊的工具。技術支援專員會透過電子郵件定期與客戶互動,有時也會傳送有關公司內部安全程序的機密資訊。該經理表示:「我們需要能安全且輕鬆地啟用和停用連結存取權的方式,確保正確的資訊能傳遞給正確的人。」透過 DocSend,客戶支援專員能安全地向個別客戶傳送公司政策相關的機密資料,並控制文件在設定期間內的存取權限。如此一來,員工便能安全地控管公司隱私,並確實掌握誰在存取內部服務組織控制 (SOC 2) 報告,也就是呈現公司如何保護客戶資料的重點資訊。 

DocSend 不僅能在 Google 雲端硬碟上共享連結,強大的文件追蹤與分析功能更提升了能見度和靈活性。
技術安全經理

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客戶參與科技平台

客戶支援服務有時必須在支援入口網站上與客戶共享檔案,而這些檔案往往包含客戶資料等機密資訊。如果在 DocSend 中託管文件,客戶可以輸入受保護的密碼,由於文件都受到妥善保護,客戶支援專員再也不必提心吊膽。DocSend 提供多一層的安全防護,有助於公司與客戶之間建立信賴關係。該名經理表示:「如果客戶需要自訂支援解決方案,我們的支援團隊會將檔案上傳至支援資料夾,並且僅向該名客戶共享機密資訊。」DocSend 確保他人無法在未經授權情況下存取文件,因此公司員工與客戶大可放心。 

捨棄 DocuSign,追求簡化員工入職流程

該公司的技術安全經理負責管理組織的安全策略與措施,而希望進一步探索其他運用 DocSend 的方式,並應用到自身職務中。網路安全涉及業務的各個層面,包括法律、人力資源、IT 和客戶支援。尤其是新進員工入職時,全員都需簽署一系列內部網路安全政策,而且每年都必須更新簽名。技術安全經理認為 DocSend 可以提供更簡單的方法,協助收取簽署完畢的員工政策文件。

新進員工或承包商入職時,會在 DocSend 中簽署一份內部政策文件。我可以追蹤誰已經簽署年度稽核所需的安全政策,也能為人資部門分憂解勞。
技術安全經理

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客戶參與科技平台

該公司的技術安全團隊過往是倚靠 DocuSign 來處理工作,但這項解決方案就公司需求而言過於繁瑣。公司經理回憶道:「當我要收集基本的員工簽名時,卻發現眼前充斥過多選項與使用權限,實在讓人眼花撩亂。DocuSign 提供的使用者介面和使用體驗過於複雜,很難追蹤有誰已經簽完政策文件。」由於該團隊只需要基本電子簽章功能,使用 DocuSign 軟體還需支付額外授權費用,這對他們來說成本太過高昂。不過,該團隊意識到可以改用 DocSend 的電子簽章功能,而此功能已包含在現有的 DocSend 方案中。他們早就在使用 DocSend 與客戶安全地共享文件,因此認為 DocSend 的電子簽章功能值得一試。 

我必須給予 DocSend 極高評價。透過多方電子簽章功能,我可以即時追蹤哪些人已瀏覽並簽署我們的文件。只要能掌握深度的分析資訊,便無需不斷向人資追問有誰已簽好文件、簽署了哪份文件,更無需費神尋找簽名。
技術安全經理

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客戶參與科技平台

簡單流暢又符合成本效益的多方電子簽章解決方案,適合追蹤網路安全政策文件

開始試用 DocSend 電子簽章後, 在公司內安全傳送文件實在太簡單,讓技術安全團隊讚嘆不已。技術安全經理表示:「一聽到你們擁有多方電子簽章功能,我就知道是時候停止使用 DocuSign 了。」DocSend 與 DocuSign 不同,使用方式相當直覺,而且工作團隊有些內部政策文件需收集超過 300 名員工的簽名,這能提供為此所需的一切功能。技術安全經理表示:「我們每年都要接受稽核,且我們的資料保留政策每年都需要請公司全體員工簽名。有了 DocSend 的多方電子簽章功能,便能向稽核人員展現我們對隱私防護的重視,甚至可以顯示員工簽署協議時的準確時間戳記。」該公司的技術安全團隊能夠追蹤誰已簽署文件,並確保公司嚴格遵守網路安全政策。 

展望未來:改善入職流程與客戶體驗

隨著公司不斷成長,技術安全團隊使用 DocSend 來改善新進員工的入職程。他們希望從明年開始使用第三方系統將政策封面統一,以利維護版本控制。此外客戶支援團隊能繼續安心向客戶傳送機密資訊,因為知道相關文件在 DocSend 中設有密碼和限時連結,獲得妥善保護。正如技術安全經理所說:「我所屬的工作團隊和我們的支援團隊,都對 DocSend 感到相當滿意。而隨著公司未來繼續擴大規模,我想大家對 DocSend 的喜愛程度會只增不減。」

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