背景

這家科技龍頭公司成立於十多年前，旨在讓財富雜誌《Fortune》前 500 大企業品牌能夠透過各種渠道適時與客戶互動。為了與客戶共享機密檔案並與員工達成政策協議，該公司仰賴 DocSend 安全地保護和整理文件。

面臨挑戰

在接觸 DocSend 之前，該公司的技術安全經理會使用 DocuSign 傳送員工的安全性文件，以便索取電子簽章。而對於簡單的內部工作流程而言，這種方式成本太高，又過於複雜。此外，客戶支援團隊也需要找到更安全的方式與客戶共享機密文件。

解決方案

這支團隊於是轉為使用 DocSend 的 安全文件共享 和 電子簽章 解決方案，妥善保護預計傳送給員工和客戶的機密網路安全文件。

與客戶安全共享機密文件

三年前，該公司的技術安全經理首次接觸 DocSend 時，客戶支援專員將該平台作為 與客戶安全共享機密資訊的工具。技術支援專員會透過電子郵件定期與客戶互動，有時也會傳送有關公司內部安全程序的機密資訊。該經理表示：「我們需要能安全且輕鬆地啟用和停用連結存取權的方式，確保正確的資訊能傳遞給正確的人。」透過 DocSend，客戶支援專員能安全地向個別客戶傳送公司政策相關的機密資料，並控制文件在設定期間內的存取權限。如此一來，員工便能安全地控管公司隱私，並確實掌握誰在存取內部服務組織控制 (SOC 2) 報告，也就是呈現公司如何保護客戶資料的重點資訊。 

客戶支援服務有時必須在支援入口網站上與客戶共享檔案，而這些檔案往往包含客戶資料等機密資訊。如果在 DocSend 中託管文件，客戶可以輸入受保護的密碼，由於文件都受到妥善保護，客戶支援專員再也不必提心吊膽。DocSend 提供多一層的安全防護，有助於公司與客戶之間建立信賴關係。該名經理表示：「如果客戶需要自訂支援解決方案，我們的支援團隊會將檔案上傳至支援資料夾，並且僅向該名客戶共享機密資訊。」DocSend 確保他人無法在未經授權情況下存取文件，因此公司員工與客戶大可放心。 

捨棄 DocuSign，追求簡化員工入職流程

As someone who manages the security policies and practices at the organization, the Technical Security Manager at the company wanted to explore other ways he could use DocSend document tracking within his own role. Cybersecurity touches every level of the business, including legal, human resources, IT, and customer support. Particularly, all new employees need to sign an internal cybersecurity policy package upon onboarding, as well as update their signature yearly. The Technical Security Manager thought DocSend could provide a simpler way to collect signed employee policy documents.

該公司的技術安全團隊過往是倚靠 DocuSign 來處理工作，但這項解決方案就公司需求而言過於繁瑣。公司經理回憶道：「當我要收集基本的員工簽名時，卻發現眼前充斥過多選項與使用權限，實在讓人眼花撩亂。DocuSign 提供的使用者介面和使用體驗過於複雜，很難追蹤有誰已經簽完政策文件。」由於該團隊只需要基本電子簽章功能，使用 DocuSign 軟體還需支付額外授權費用，這對他們來說成本太過高昂。不過，該團隊意識到可以改用 DocSend 的電子簽章功能，而此功能已包含在現有的 DocSend 方案中。他們早就在使用 DocSend 與客戶安全地共享文件，因此認為 DocSend 的電子簽章功能值得一試。 

簡單流暢又符合成本效益的多方電子簽章解決方案，適合追蹤網路安全政策文件

開始試用 DocSend 電子簽章後， 在公司內安全傳送文件實在太簡單，讓技術安全團隊讚嘆不已。技術安全經理表示：「一聽到你們擁有多方電子簽章功能，我就知道是時候停止使用 DocuSign 了。」DocSend 與 DocuSign 不同，使用方式相當直覺，而且工作團隊有些內部政策文件需收集超過 300 名員工的簽名，這能提供為此所需的一切功能。技術安全經理表示：「我們每年都要接受稽核，且我們的資料保留政策每年都需要請公司全體員工簽名。有了 DocSend 的多方電子簽章功能，便能向稽核人員展現我們對隱私防護的重視，甚至可以顯示員工簽署協議時的準確時間戳記。」該公司的技術安全團隊能夠追蹤誰已簽署文件，並確保公司嚴格遵守網路安全政策。 

展望未來：改善入職流程與客戶體驗

隨著公司不斷成長，技術安全團隊使用 DocSend 來改善新進員工的入職程。他們希望從明年開始使用第三方系統將政策封面統一，以利維護版本控制。此外客戶支援團隊能繼續安心向客戶傳送機密資訊，因為知道相關文件在 DocSend 中設有密碼和限時連結，獲得妥善保護。正如技術安全經理所說：「我所屬的工作團隊和我們的支援團隊，都對 DocSend 感到相當滿意。而隨著公司未來繼續擴大規模，我想大家對 DocSend 的喜愛程度會只增不減。」