BioscienceLA 使用 DocSend 和董事會與合作夥伴安全地共享外部通訊內容

背景

BioscienceLA 成立於 2018 年，是促進大洛杉磯地區生命科學與健康保健領域創新的重要推手，在資金、空間和人才方面創造更多機會，同時致力於訊息傳遞和意識培養。這間獨立的非營利組織確保洛在杉磯建立起相互協作、良好整合的生態系統，涵蓋了南加州生命科學集群的各種面向。該組織轉向使用 DocSend，以求能安全地與董事會成員共享機密財務資訊、向計畫參與者發布計畫資訊，以及和參與組織簽訂合作協議。

面臨挑戰

在接觸 DocSend 之前，BioscienceLA 執行長 David J. Whelan 表示該組織是以電子郵件附件與董事會共享機密資訊。Dave 表示：「我們需要有更安全的方式，用來與董事會分享機密財務與策略資訊。電子郵件附件容易遺失，而且難以在行動裝置上開啟，所以一定要找到更好的辦法。」

解決方案：

Dave 轉向使用 DocSend 的安全文件共享平台，希望可供安全發布與該組織董事會之間的通訊內容，以及為參加新實習計畫的人員提供最初的介紹流程。

運用 Dropbox 安全託管內部文件

當 Dave 首次加入 BioscienceLA 並擔任執行長一職時，他希望確保工作團隊能有效地遠端協作。Dave 很早就開始使用 Dropbox，且深知 Dropbox 能提供雲端檔案同步和儲存功能，因此是新進部署流程最合適的解決方案。無論是建立專案計畫、財務計畫或是內部紀錄，Dave 和組織都仰賴 Dropbox 安全保存所有內部檔案，而他們只需專注於達成使命。「能夠隨時隨地存取在 Dropbox 中建立的計畫文件，真的十分方便。由於我們即將在卡爾弗城成立新據點，因此能否隨處安全存取檔案，對我們來說非常重要。」

更安全地分享外部非營利董事會的通訊內容

Dave 希望與組織外部人員共享資料時，能確保所有機密資料都受到妥善的保護，尤其是與非營利組織董事會分享的機密檔案。Dave 表示：「無論是會前或會後，我都會與董事會成員分享簡報與財務文件。我想為這些重要資料增加一層防護措施，以免被不肖人士濫用。」

使用其他文件共享解決方案時，第三方總能輕易存取相關檔案。而自從改用 DocSend 後，Dave 可以新增密碼來保護機密文件，並要求輸入電子郵件地址才能存取在 DocSend 中共享的 Powerpoint、PDF、Excel 文件和 Word 文件。

更新董事會通訊內容，順暢零斷層

以往向董事會成員傳送會議議程時，Dave 總是習慣夾帶成附件寄出。Dave 表示：「我們無法一直夾帶附件寄出資料，因為我不時需要更新議程，又不希望在寄送過程中丟失最新版本。」為了與董事會成員保持精簡有效的溝通，Dave 轉而使用 DocSend。如此一來，他可以從後端更新文件，流程更為簡便和順暢，而且不用回頭更新原始連結。Dave 表示：「我們能輕鬆進入 DocSend，在幕後編輯或更新內容，不用逐一通知所有人，這樣的溝通方式對董事會成員來說更尊重得宜。」

使用虛擬資料室帶領計畫參與者入職

為了不負使命，提高生物科學領域創新能力並加快創新腳步，BioscienceLA 推出 BioFutures 實習計畫，媒合來自弱勢族群背景的學生與洛杉磯地區的生物科學組織，並提供補助實習機會。

當公司決定招聘實習生後，參與公司就會收到專屬的 DocSend 協作區，其中包含計畫資料和參與合約。此外，實習生也會收到自訂空間，其中包含與計畫相關的個人化文件。而在內容入口網站中，可以找到合作夥伴所需掌握有關實習計畫的一切資訊，包括時間表和責任。如此一來，不僅能避免資料遺失，還能為每個合作組織和實習生帶來更加客製化的體驗。在 DocSend 的協助下，BioScienceLA 可以為合作組織和實習生建立井然有序的部署流程和整體計畫體驗，一切都變得輕鬆無比。

以 DocSend 電子簽章簽訂合作夥伴協議

運用 DocSend 的電子簽章，參與 BioscienceLA 實習計畫的合作公司便能簽署合作夥伴協議。同理，當實習生成功錄取計畫時，每位參與的學生也能在 DocSend 中簽署協議合約。無論是學生還是合作夥伴，都可以輕鬆查看所有入職說明文件 (用於介紹各自在計畫中的職責)，並使用 DocSend 的電子簽章來簽署參與計畫的協議。由於在 DocSend 中可以輕鬆拖放自訂簽名欄位，以便收取簽署好的參與協議，從而為 Dave 節省不少時間。