在 DocSend 和 Dropbox 的協助下,Bond 得以實現最佳的招聘與入職流程

Bond 工作團隊規模與去年相比擴張了一倍,因此迫切需要一種安全的方式,以便傳送和追蹤潛在求職者的簡報與考題。

背景

Bond 的使命在於加快金融創新和取得資金的步伐。許多銀行與金融機構的做法往往陳舊過時,Bond 對此提供更直觀的整合方式,使公司企業能夠輕鬆提供合規的金融產品。面對大規模成長導致快速招聘的需求,Bond 仰賴 DocSend 在面試和招聘流程中與潛在求職者安全共享資訊。

面臨挑戰

在接觸 DocSend 之前,Bond 的招聘人員 Brittney Harvey 若要向求職者寄送招聘簡報以及應徵職缺的在家考題,則會利用電子郵件附件或 Google 雲端硬碟檔案。身處於高度機密的產業和競爭激烈的市場中,Brittney 時常擔心重要資訊落入不肖人士手中。這促使她開始尋找更安全的共享解決方案,以便於招聘流程中安心與外部人員共享文件。

解決方案:

該工作團隊轉而使用 DocSend 的安全文件共享解決方案,保護招聘流程中傳送給求職者的機密簡報與案例研究。

控管求職者對機密文件的存取權限

處於成長階段的新創公司,想建立招聘體系絕非易事。對 Brittney 而言,與求職者共享資訊時,會希望安全性和便利性是第一優先。在 Bond 的首次面試流程中,Brittney 會傳送一份概要簡報,分享一些公司與產品的相關資訊。有時候,求職者可能會同時應徵競爭公司的職位,或可能本身就來自類似產業,因此一定要確保產品簡報安全無虞,不會遭他人隨意瀏覽。

想檢視文件的人必須先提供電子郵件地址,這個功能實在很棒!如果 DocSend 連結意外落入不肖人士手中,當我看到未知的電子郵件地址時,就可以迅速刪除對該連結的存取權限。
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Bond 招聘人員

借助 DocSend,Brittney 能夠重新控管存取公司資訊的人員,同時確保安全性。Brittney 表示:「DocSend 會傳送電子郵件通知,我對這個功能很滿意。我可以交叉檢查,確認正在查看文件的求職者有登錄在我們的求職者追蹤系統中。」如果 Brittney 在傳送文件後需要更新內容,可以輕鬆進行修正,檔案版本會自動變更。因此 Brittney 大可放心自己傳送的招聘資料一律為最新版本。

於適當時機後續追蹤有意的求職者

隨著遠端工作模式加速成長,求職者擁有更多選擇彈性,招聘市場的求職人數正以前所未有的速度激增。對於招聘人員而言,若能在適當時機追蹤有興趣的求職者,會產生相當好的效果。在使用 DocSend 之前,Brittney 很難確定哪些求職者真心對公司職缺感興趣。借助 DocSend 分析功能,當有人查看 Brittney 共享的文件時,她就會收到逐頁分析與通知。Brittney 可以運用這些資訊,適時追蹤後續發展。當求職者將 Bond 列為首選公司時,Brittney 越早追蹤候選人,越有可能收到肯定答覆。

老實說,現在的就業市場十分活絡。我們採取行動的速度越快,就能越快招攬優秀人才。擁有 DocSend 這樣的工具至關重要,能為我們的招聘工作增加競爭優勢。
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Bond 招聘人員

求職者參與率提高 25%,保持招聘流程公平性

求職者通過最初的招聘人員篩選後,下一關通常是完成應徵職位的在家考題。Brittney 之前使用 Google 文件與候選人共享考題。然而她意識到一件事:「我發現自己無法追蹤哪些人看過文件,哪些人沒看過。」由於無法追蹤求職者對考題的投入程度,Brittney 難以安排對求職者後續追蹤時的優先順序。

開始運用 DocSend 後,Brittney 現在能掌握近期是否有人花時間查看考題。如果求職者並未查看在家考題,Brittney 可以主動聯絡,確認對方是否有意應徵該職位。「在 DocSend 的協助下,我能適時追蹤後續發展,使得在家考題的提交人數提高 25%。」

DocSend 提供多一層的安全防護,可避免求職者與其他有意應徵職缺的人共享考題。Brittney 可以設定連結到期日,並關閉下載考題的功能。杜絕了文件遭到任意轉發的可能性,Brittney 能對所有潛在求職者一視同仁,讓招聘流程維持公平。

分析功能有助於從求職者的對話之中得到資訊

若想準確瞭解求職者對公司的熟悉程度,或預測他們在面試時可能提出的問題,對招聘人員或招聘經理來說絕對是一大挑戰。正如求職者希望留下良好的第一印象,雇主也希望在面試過程中展現出最好的一面,以求得到頂尖人才青睞。

Brittney 和 Bond 的招聘經理在每次面試時都做足充分準備,知道公司在哪方面可能引起求職者的興趣,以及在哪方面可能會收到提問。比方在面試之前,Brittney 可能會發現求職者瀏覽招聘募資簡報時,用較多時間閱讀公司文化方面的投影片,便因此知道與求職者對談時可著重相關話題。Brittney 表示:「對我來說,能夠掌握求職者最感興趣的面向非常重要。這樣我才能知會其他面試官該朝哪些方向推動對話,或求職者可能會提出哪些問題。」

在起伏動盪的就業市場中,可能很難掌握求職者的立場,尤其是求職者手上可能還有其他錄取通知。只要知道優秀的求職者是否有意簽下錄取通知書,招聘人員就曉得該如何充分運用時間。對 Brittney 而言,則可透過 DocSend 在招聘流程後期階段評估求職者的意向。「DocSend 讓我很滿意的一點,就是如果有一位收到眾多錄取通知書的優秀求職者再次閱覽我們的資料,我能把這項好消息告訴招聘經理。這代表求職者仍在考慮我們,這時便是再次致電對方的好時機,可以看看他們是否有任何疑慮。」Brittney 使用 DocSend 作為早期指標,判斷求職者是否有可能簽署錄取通知書,並向招聘經理回報。

如果發現求職者在招聘募資簡報的特定部分花了許多時間,像是介紹公司文化或產品技術詳細資料的投影片,我會以此引導對話方向並下達相關決定,例如藉此選擇後續的面試官人選。這項分析功能確實有助於我提供更貼近個別求職者的體驗。
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Bond 招聘人員

使用 Dropbox 安全保存員工入職文件

當新進員工進入公司報到時,人力資源經理會帶領他們逐步檢閱和簽署各種入職文件。人力資源經理一定要有安全的雲端平台可供整理檔案和入職文件,這點至關重要。

對於 Bond 而言,當一名新進員工入職時,人力資源經理會使用 Dropbox 收取所有新入職文件。「我們運用 Dropbox 管理員工文件:錄取通知書、簽署協議,以及幾乎一切所能想到需要員工簽署的文件。」Bond 仰賴 Dropbox 的安全雲端檔案同步儲存功能,安全存放所有內部文件,讓該組織成功專注於更遠大的目標。「Dropbox 整理所有檔案的方式,以及可輕鬆排列資料夾的功能,讓我們非常滿意。我們的法律團隊利用 Dropbox 的密碼保護功能,妥善控管內部文件的存取權限,只有正確的對象才能存取。」對於 Bond 這種不斷發展的企業,必須能隨時隨地共享文件,同時確保安全性和簡便性。

Bond 的招聘人員仰賴 DocSend 與求職者安全共享機密文件,而人力資源團隊則將簽署好的員工合約安全儲存在 Dropbox 中。隨著 Bond 不斷成長茁壯,Dropbox 與 DocSend 共同推動該公司的人力團隊向前邁進。

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