背景
Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) 是針對學習發展的顧問團體，會與個人、團隊和各種組織合作，提供客製化的研討會、異地會議、正式演講活動和諮詢研究。CMOE 為 Northern Trust、JB Hunt、Siemens Energy、Zendesk、Amazon 和 Shape Technologies 等組織提供解決方案，仰賴 DocSend 在銷售流程中與潛在客戶安全共享文件與簡報。
面臨挑戰
在接觸 DocSend 之前，CMOE 銷售支援副總裁 Mark Parkinson 會使用電子郵件附件共享檔案，向潛在客戶傳送銷售簡報和提案。Mark 與銷售團隊擁有令人驚艷、規模不斷擴大的簡報庫，因此他們希望找到更井然有序的共享解決方案，以求進一步掌控銷售流程。
解決方案：
該工作團隊轉而使用 DocSend 的安全文件共享解決方案，協助管理銷售週期內共享的所有文件。
流暢共享銷售提案與簡報
對於有可能列入財富雜誌《Fortune》前 500 大企業的公司，流程管理作業對細節必須近乎苛求，而且要具備完美的專注力。一定要精確掌握提案發送時間，以及潛在客戶對特定資料的存取權限。對 Mark 而言，使用電子郵件附件早已過時。與大型公司交流時，這種方式無法代表組織展現出最好的形象。在一封電子郵件中夾帶太多附件有失專業，也可能會因此當成垃圾郵件篩掉，或者永遠無法觸及潛在客戶。
當 Mark 首次開始研究 DocSend 時，發現不僅能更安全地統整客戶取向的文件，也能讓客戶更方便存取檔案，令他驚嘆不已。CMOE 擁有令人印象深刻的內容資料庫，這屬於該公司諮詢服務組合的其中一項服務。Mark 經常與潛在客戶分享簡報預覽，讓客戶體驗 CMOE 的學習發展產品。對 Mark 來說，這些簡報包含重要的智慧財產，絕對不能落入不肖人士的手中。運用 DocSend 的安全共享功能，Mark 可以輕鬆新增電子郵件驗證或密碼，如此一來，只有獲核准的潛在客戶才能存取這些資料。此外 Mark 可設定到期日，潛在客戶只能在指定期限之內 (例如生效中的銷售週期) 存取內容。Mark 表示：「DocSend 協助我們進一步掌控文件狀態，這在分秒必爭的銷售環境中至關重要。」
為了確保潛在客戶知道能在何處找到符合需求的所有 CMOE 簡報，Mark 使用 DocSend 交易資料室建立了兩百個以上的個人化內容入口網站，用於存放客戶資訊。要建立數百個採取個人化設計的客戶資料夾，感覺需要耗費大量時間。但在 DocSend 的協助下，Mark 不用一分鐘就能輕鬆複製交易資料室範本。Mark 表示：「我根據自家推出的四種不同產品，建立了四種不同的交易資料室範本。當客戶對一種產品 (例如 Applied Strategic Thinking) 感興趣時，我可以複製該交易資料室範本，並加入自訂銷售報價。用個人化和視覺化的方式呈現內容，有助於為客戶提供最佳體驗。」除了針對潛在客戶特別感興趣的領域準備簡報之外，Mark 還會在不同的個人化交易資料室中加入工作說明書和客製化價格的提案。繼續使用電子郵件附件可能給人不夠正式或繁瑣的印象，而運用帶有 CMOE 標誌和橫幅又簡潔明瞭的自訂交易資料室，則能讓潛在客戶確信 CMOE 是值得信賴的組織。
I would never build a sales technology stack in the future without DocSend. This genre of tool is huge. Salespeople have never before had visibility into their prospects’ actions outside of a tool like DocSend.
運用文件分析功能找出重要決策者
銷售組織面臨著眾多挑戰，其中一項便是找出誰才是能促成交易的真正決策者。在使用 DocSend 之前，Mark 希望與決策者對話進而達成交易，卻總是無法鎖定正確人選。Mark 表示：「在大部分情況下，我們面對的往往都不是決策者，而是負責與其他管理顧問組織討論，再向決策者回報調查結果的人。」
Mark 現在可以透過 DocSend 分析功能更深入瞭解文件的去向，並能善加利用這些深度分析資訊。Mark 表示：「DocSend 的優點在於，我現在可以看到聯絡窗口將價格提案轉寄給什麼人，從而更快掌握最終決策者的身份，並在正確的時機與正確的對象聯絡。」在銷售流程中若能越早鎖定最終決策者，Mark 就可以向正確對象展示正確資訊，並確保 CMOE 成為潛在客戶的首選。
Whereas our competitors might be sending many bulky attachments over email, we are relying on DocSend as an amazing presentation tool to show-off our offerings. The way you can click into a file and view it in a browser is incredible. I’ve had prospective clients tell me they went to a meeting with their vice president and showed them our DocSend link and they were instantly sold on going with us because of how professional and organized it looked.
運用資料為本的方法建立對話框架
在接觸 DocSend 之前，Mark 幾乎無法判斷潛在客戶是否已看過與他們共享的內容。儘管 Mark 可以追蹤客戶是否開啟電子郵件，卻無法得知客戶是否看過他們的提案。Mark 只能寄望在未來可能會舉行的初次會議上，導致他在大多情況下只能盲目猜測。
現在 Mark 可以看到潛在客戶如何與他傳送的資料互動。Mark 表示：「舉例來說，在傳送簡報與銷售提案後，我可以知道潛在客戶是否在檢視定價頁面，又查看了多久時間。根據這些資料，我能推測出潛在客戶也許對價格有所顧慮，便能在下次通話時排除相關問題。」善用這些資料，Mark 與潛在客戶展開對話時，能夠預測可能提出的任何問題或疑慮。Mark 補充道：「在通話之前，我會迅速登入 DocSend 並搜尋通話對象的名字，查看他們的內容使用資料。掌握對方看過的所有內容，有助於建立對話框架。」諮詢式銷售的關鍵在於預測潛在客戶需求，並盡可能提供充足的資訊，以利客戶做出更佳決策。運用 DocSend 分析功能，Mark 可以更精準預測每季度的潛在交易，並評估潛在客戶的意向。
It’s great knowing whether a prospect has opened a document and how long they have spent on our pricing page. Having this level of visibility in the sales process is something that I have never had before using DocSend. It provides predictability as to whether a prospective client is interested.
展望未來：自訂潛在客戶入口網站
隨著 Mark 繼續使用 DocSend 做為組織內部銷售工具，他希望能在 DocSend 交易資料室中嘗試更多自訂選項。Mark 表示：「我很期待能夠自訂橫幅並將潛在客戶標誌新增至交易資料室，從而帶給他們量身打造的體驗。」與新客戶締結關係時，為不同客戶打造專屬風格，會帶來無窮好處。像 Mark 這樣的專業銷售人員，在遠端建立提案的過程中，能運用 DocSend 更輕鬆地投注更多心力。
此外，將資料新增至內容入口網站時，交易資料室還會發出通知。Mark 迫不及待想測試這項新推出的通知功能。Mark 表示：「當我將資訊新增至潛在客戶的入口網站時，DocSend 會發出提醒通知，這個功能實在太棒了！不僅能協助我繼續為潛在客戶創造價值，還能提供實用資訊提醒他們先前討論過的話題，利用這個機會有可能吸引對方的注意，甚至重新找回久未聯繫的潛在客戶。」Mark 現在可以更有效地掌控與潛在客戶的關係，使他能夠善用 CMOE 所有資源，為更多組織提供服務。
