一家新興公司仰賴 Dropbox 和 DocSend 安全地管理公司營運並向有限合夥人募集資金

在 Dropbox 和 DocSend 技術支援下,這家新興公司可以輕鬆儲存、傳送和保護機密財務資訊。

背景

這家新興的創業投資公司成立之際,正是遠端工作逐漸成為常態的時候。而該公司在尋找更出色的文件管理方式,並希望位於美國的分散式團隊能攜手成功募集資金。這家公司轉為使用 Dropbox 和 DocSend,以求能夠隨時隨地高效工作,同時募集 Fund I 初始投資。

面臨挑戰

在接觸 Dropbox 和 DocSend 之前,這家新興基金的投資者關係總監表示,他的公司需要有更安全的方式來與潛在有限合夥人共享機密財務文件,以利募集 Fund I 初始投資。

解決方案

運用 Dropbox 的檔案同步平台與 DocSend 的安全文件共享解決方案,公司的投資者關係總監可以順暢儲存重要的公司營運檔案,並且安全共享,還能在聯繫潛在有限合夥人和投資者時獲得最佳效果。

Dropbox 儲存所有公司內部協作資料

該組織成立之初,正是大多數新興公司必須適應遠端工作環境的時候,而該工作團隊從一開始就採用 Dropbox 作為可靠資訊平台,用於儲存內部營運相關的所有檔案與資訊。總監表示:「我們絕大多數檔案都是使用 Microsoft Word、Powerpoint 和 Excel 所建立,因為知道檔案一律會在 Dropbox 上留有備份,讓我們安心無比。」

無論工作團隊成員身在何處,所有重要文件 (包括投資策略、基礎投資組合基金研究、風險回報分析文件和風險管理程序) 皆為最新版本且能受到妥善保護。工作團隊可以在 Dropbox 中輕鬆處理修訂和最終的編輯工作,有人更新文件時也會收到通知。總監表示:「Dropbox 劃分為共享資料夾和群組資料夾的結構,讓我們更能有效掌控機密財務資訊。」

該工作團隊主要分散於美國各地,因此對遠端協作而言,擁有集中管理的資訊來源至關重要。除了全職員工和基金研究員之外,投資者關係總監還會與外部行銷團隊合作,建立客製化 PDF 和行銷資料的工作便是交給此工作團隊。總監表示:「對於行銷團隊建立的單頁介紹和投資簡報,我們能反覆修改不同版本,也可以來回交流意見,直到搞定外觀與設計為止。」文件完成最終修訂後,總監可以直接從他的 Dropbox 帳戶上傳至 DocSend。

由 DocSend 保護與潛在有限合夥人共享的機密財務文件

投資者關係總監負責在廣大的投資者群體中鎖定潛在投資者,並為公司的第一支基金募集資金。當他首次將資料上傳至 DocSend 時,可以為機密財務文件設定進階安全防護機制。可建立不重複的專屬密碼、要求電子郵件驗證以及設定到期日,確定只有目標名單上的潛在投資者才能存取檔案。該名總監表示:「我希望我們的財務資訊能在潛在投資者之間廣泛傳播;與此同時,我也想要控制存取權限,確保檔案不會落入其他基金管理公司手中,以免我們的計畫遭到抄襲。」

若潛在投資者想存取概要簡報和財務文件,有時必須先簽署保密協議。此時,總監只需將公司的標準保密協議上傳至 DocSend,並將指定的簽署欄位直接拖放至文件中。當遇到需要為文件多設立一道安全防護的情況時,按一下即可取得保密協議。DocSend 提供簡單直覺的解決方案,可融入文件檢視工作流程之中,協助潛在有限合夥人輕鬆完成保密協議簽署程序。

DocSend 帶來全新的方式,能管理分享給新興基金潛在有限合夥人和投資者的檔案。無論從控管角度來看,還是要管理無法透過電子郵件附件傳送的大型檔案,DocSend 都讓我相當滿意。

投資者關係總監

新興創業投資公司

透過 DocSend 的虛擬資料室成功募集新興創業投資基金

當投資者關係總監將檔案上傳至 DocSend 後,便能建立虛擬資料室,透過單一連結共享所有重要投資訊息。該總監表示:「我只需將 DocSend 資料室連結嵌入到寄給投資者的電子郵件中,而潛在有限合夥人和投資者不必額外下載軟體,就可以存取參考文件和財務文件。」無論使用何種裝置,潛在投資者都能在瀏覽器中輕鬆檢視盡職調查問卷、情況簡報和法律文件。此外,還可以運用自訂橫幅影像和標誌,打造個人化的虛擬資料室,為瀏覽者提供簡潔的瀏覽體驗。

至於其他需要加強安全防護的文件,總監可一鍵新增保密協議,以及啟用密碼保護或電子郵件驗證,不必手動將檔案附加至電子郵件 (附件檔案可能會被隨意下載並與第三方共享),而能利用 DocSend 虛擬資料室輕鬆保護機密財務資訊。

運用 DocSend 分析功能,深入瞭解有限合夥人的關注焦點

當潛在有限合夥人和投資者存取虛擬資料室時,投資者關係總監便會收到電子郵件通知,因此能掌握哪些人查看了哪些檔案。總監還能查看逐頁分析,對此他表示:「如此能更深入瞭解潛在有限合夥人和投資者對特定文件的關注重點,使我們得以改善與特定投資者的關係。」DocSend 的文件分析功能可用於建立與潛在有限合夥人和投資者的對話,而讓每次互動都更有意義。

DocSend 的分析功能協助我們釐清哪些內容有所成效、哪些內容效果不彰、將來又該將什麼內容從簡報中移除,以及我們能在哪些方面提供更多資訊。

投資者關係總監

新興創業投資公司

這位總監為了打造具有影響力的投資者體驗,付出了相當大的心力,而這些努力終有回報,這家新興公司最近順利完成 Fund I 初始投資。他表示:「在我們的有限合夥人中,有些人進入了我們於 DocSend 中建立的資料室後,才同意簽訂合約。建立資料室對我來說相當容易,而有限合夥人則可以享有流暢的瀏覽體驗。」

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