背景

Sleepless Media 是一家提供全方位服務的網頁設計及發展公司，以客製化且互動性高的網站為主軸，為客戶打造創新的品牌體驗。為 Levi Strauss、Lenny & Larry’s 和 Breeo 等大型客戶開發創意資產時，Sleepless Media 仰賴 Dropbox 和 DocSend 與潛在客戶安全共享專案提案及創意檔案。

面臨挑戰

在使用 DocSend 之前，執行長暨創意總監 Jon Cattivera 會將合作提案和創意檔案以電子郵件附件的形式寄送給客戶。隨著客戶數增加，Jon 需要找出更具易於擴充的解決方案，進一步掌控提案流程。此外也需要更強大的平台，方便用來自訂及整理設計元素。

解決方案：

Jon 選擇使用 DocSend 來安全傳送及追蹤給潛在客戶的銷售提案，他也使用 Dropbox 來共享創意檔案。

深入洞悉客戶提案，縮短銷售週期

Jon 是創意專業工作者，管理一家為全球領先品牌提供服務的設計暨網頁開發公司。為了盡可能提供最佳的客戶服務，他需要身兼數職。在適當時機對潛在客戶後續追蹤非常重要，剛談成新生意時尤其如此。不過工作時間有限，因此 Jon 在共享專案提案及細讀潛在客戶的工作說明書時，必須謹慎仔細、深思熟慮。以前 Jon 無從得知潛在客戶是否在檢視他傳送的提案。Jon 表示：「初次溝通後，我完全不知道誰有興趣和我們合作。我想深入瞭解潛在客戶是否認真考慮成為我們的合作夥伴。」

免費試用 DocSend 之後，Jon 立刻感受到使用 DocSend 文件分析功能的不同之處。Jon 現在能在潛在客戶瀏覽專案提案時，收到即時的電子郵件消息及通知，準確掌握哪些客戶真的有合作意願。除此之外，也能知道客戶是否將檔案轉寄給公司內的專責人員。Jon 無需為了搜尋合適的聯絡對象，將好幾週的時間投入枯燥乏味的搜尋工作，他能精準找到專責人員，並視需求繼續追蹤。他表示：「DocSend 讓我們知道還有誰是核心決策者，如此就能把珍貴的時間花在我們擅長的方面：優質的創意設計和發展。」

用直覺的呈現方式建立更緊密的客戶關係

潛在客戶通常都會與多家機構接洽，因此對設計及發展公司來說，在同業中脫穎而出非常重要。Jon 使用 DocSend 以專業的方式呈現客製化提案，這為他的機構帶來了獨特的優勢。他表示：「我通常只會共享我的瀏覽器畫面，而非整個螢幕，因此我會直接在 DocSend 中展示我的提案。DocSend 能讓我使用單一視窗，在網站和 PDF 檔之間來回切換，不用切來切去努力在瀏覽器之外找尋正確檔案，也不需要共享整個螢幕。」

使用電子簽章輕鬆簽訂主服務協議

Sleepless Media 是一家靈活且不斷成長的設計及創意發展公司，與形形色色、各有願景的客戶合作，客戶的願景想法通常會反映在工作說明書中。當 Jon 發現能使用 DocSend 的電子簽章功能簽訂主服務協議和工作說明書時，他高興極了。Jon 表示：「我之前研究過 DocuSign，但它太繁瑣了。我真的需要有個簡單的方法來簽訂客戶協議。」客戶同意與 Sleepless Media 合作後，Jon 會將合約傳送給他們，請對方直接在 DocSend 中簽署。Jon 表示：「透過 DocSend 的電子簽章功能，客戶只需使用一種產品就能輕鬆檢視提案和簽訂協議，不必在各種龐雜的軟體之間來回切換。」

除此之外，創意領域裡的里程碑和要交付的成品有時可能需要變更。要為一大群客戶管理不同的訂單變更，是件相當棘手的工作。但 Jon 卻能在 DocSend 資料夾中整理好所有簽訂完畢的客戶協議。

將客戶品牌資產及創意想法放進 Dropbox

與形形色色的企業合作時，需要密切留意對方的所有創意檔案。Jon 仰賴 Dropbox Business 來整理所有客戶標誌和重要設計元素。一旦有品牌與 Sleepless Media 簽約合作，Jon 便會建立一個 Dropbox 資料夾，內有合作所需的一切資料。Jon 表示：「我們有這麼多不同的客戶，而 Dropbox 能讓我們輕鬆快速地找到某個專案可能用到的任何創意元素。我們把所有 Sketch 檔案、較大型的設計檔案及品牌資產都存放在 Dropbox 上。」

無論團隊成員位於何處，Sleepless Media 集團的成員都能靈活工作，並在 Dropbox 中變更創意檔案。在這種經常需要發揮創意做出調整的產業中，Jon 和團隊透過 Dropbox 雲端儲存空間安全存放所有最新的檔案。Sleepless Media 仰賴 Dropbox 和 DocSend 持續保護合作協議的安全，並為逐漸成長的客群提供創新的網頁設計。