Wenn Sie für eine Werbeagentur arbeiten, wissen Sie sicher, wie wichtig Angebote sind – schließlich erstellen Sie jeden Tag welche!
The durchschnittliches Unternehmen braucht im Schnitt 24 Stunden für die Erstellung eines Angebots. Die leistungsstärksten Unternehmen benötigen sogar zwei Stunden länger. Wenn man sich ausrechnet, wie viele Personalkosten dabei entstehen, erkennt man schnell, dass die Erstellung von Angeboten nicht gerade billig ist.
Wenn Sie so viel Zeit und Geld in Ihre Angebote und Leistungsbeschreibungen investieren, möchten Sie wahrscheinlich dreierlei erreichen:
- Ihr kreatives Talent präsentieren
- Ihre genialen Ideen schützen
- Mühelos neue Kunden gewinnen
Die Sache ist die: Manche Technologien machen das Prüfen eines Angebots schwieriger als nötig, was verhindern kann, dass Geschäfte zustande kommen. Werbefachleute müssen außerdem besonders darauf achten, dass Designkonzepte nicht in die Hände der Konkurrenz gelangen. Wir erklären Ihnen in diesem Abschnitt, wie Sie Technologien beim Versenden von Angeboten richtig einsetzen, Ihren potenziellen Kunden das Leben einfacher machen, Ihre Ideen schützen und die Daten erhalten, die Sie zum Gewinnen neuer Kunden benötigen.
1. Teilen Sie Audio-, Bild- und Videodateien in DocSend und präsentieren Sie Ihre kreative Arbeit
Ein gängiger Grundsatz erfolgreicher Autoren lautet „Show, don’t tell“. Das gilt auch für Werbefachleute. Manchmal beeindruckt es potenzielle Kunden mehr, wenn Sie ihnen zeigen, was Sie alles draufhaben, als ihnen einfach nur Ihre Dienstleistungen aufzulisten. Oft möchten sie auch Beispiele Ihrer Entwürfe sehen, bevor sie eine Zusammenarbeit mit Ihnen eingehen. In den meisten Fällen ist es jedoch schwierig, umfangreiche Skizzen oder Aufzeichnungen per E-Mail zu versenden, da dies mit Dateigrößenbeschränkungen verbunden ist. Ein noch größeres Problem ist, dass der Empfänger Ihrer Dateien sie ganz leicht an Dritte weitergeben kann. Wie bereits erwähnt, ist der Schutz des geistigen Eigentums für jede Agentur, der die Integrität Ihrer Endprodukte am Herzen liegt, von entscheidender Bedeutung.
Wir wissen, dass der Schutz Ihres geistigen Eigentums oberste Priorität hat. Mit den umfassenden Medienformaten von DocSend übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Prozesse und sichern sie von Anfang bis Ende – von der Kundengewinnung über die Angebotsverwaltung bis hin zur Geschäftsabwicklung. Mit DocSend können Sie Geschäfte schneller abschließen, da Sie Insights in Ihre verschiedenen kreativen Dateitypen erhalten und diese Dateien schützen können:
Bilddateien: Schützen Sie Adobe Photoshop- und Illustrator-Designs mit den erweiterten Steuerfunktionen von DocSend und erschließen Sie potenzielle neue Geschäftsmöglichkeiten.
Videodateien: Finden Sie heraus, welche Version Ihres Showreels bei neuen Kunden am besten funktioniert, und zentralisieren Sie alle Videos an einem Ort.
Audiodateien: Tauschen Sie lange E-Mail-Angebote gegen kurze Audioaufnahmen aus und verwenden Sie direkte Upload-Funktionen, Zugriffskontrollen und die erweiterte Interaktionsanalyse.
2. Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum
Virtuelle Pitch-Decks eröffnen Ihrer Agentur viel mehr Möglichkeiten, bringen aber auch einige neue Herausforderungen mit sich, was das sichere Filesharing und Verwalten von Angebotsinhalten betrifft.
Brian Mast, Managing Partner bei der Werbeagentur 104 West, muss beispielsweise häufig verhindern, dass Pitches mit einer Sperrfrist in die falschen Hände geraten. „Mit DocSend können wir die Sicherheit unserer mit Sperrfristen versehenen Pitches schützen, da eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss, um sie sehen zu können“, erklärt er. „Wir werden auch dann benachrichtigt, wenn der Link an eine andere Person weitergeleitet wird, und auch diese Person kann den Link nicht einsehen, ohne ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Das gibt uns nicht nur die Gewissheit, dass eine Story nicht durchsickern kann, sondern verschafft uns auch einen Einblick in die Interaktion der Medien und den Konsum unserer zeitnahen Pitches.“
Brian verwendet das sichere Kundenportal von DocSend (den Goldstandard für sicheres Filesharing), mit dem Sie mehrere Dateien über einen einzigen Link versenden und erweiterte Schutzfunktionen für einzelne Dateien einstellen können:
- Digitale Wasserzeichen – um automatisch die Informationen Ihres Betrachters wie E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit anzuzeigen, sodass Sie nicht für jedes Angebot ein eigenes Wasserzeichen erstellen müssen.
- One-Click-Vereinbarungen – zum Schutz von geistigem Eigentum und anderen vertraulichen Geschäftsinformationen, die während eines integrierten Prozesses signiert werden.
- E-Mail-Bestätigung – dadurch wird der Zugriff auf autorisierte Entscheidungsträger beschränkt und nachverfolgt, wer Ihr Angebot oder Ihren Vertrag sehen kann.
Wenn Sie verhindern möchten, dass ein neuer Kunde zu einem anderen Unternehmen wechselt, ist es wichtig, dass Sie Ihre Ideen schützen. Nehmen wir an, Ihr Konzept für ein Design wird an eine konkurrierende Agentur weitergeleitet, die die gleichen visuellen Elemente nicht nur in kürzerer Zeit nachbilden, sondern ihre Dienste auch zu einem attraktiveren Preis anbieten kann. Bei der Gewinnung neuer Kunden geht es nicht mehr nur darum, Ihren Namen bekannt zu machen. Sie müssen Ihre Ideen schützen, indem Sie Elemente wie digitale Wasserzeichen, Passwörter und integrierte Vereinbarungen einsetzen.
3. Sorgen Sie für eine einfache Zusammenarbeit mit optimierten Kundenportalen
Eigentlich sollten wir diesen Punkt nicht extra erwähnen müssen, aber viele Kunden wünschen sich eine unkomplizierte Zusammenarbeit mit Agenturen. Dazu gehört auch, den Kunden nicht mit E-Mails zu überhäufen.
Digitale Dateifreigabe gibt es nun schon seit Jahrzehnten, doch oft fällt es uns immer noch schwer, schnell die neueste Version eines Dokuments zu finden. Tara Mallen, Senior Creative Strategist bei Quartz, erklärt: „Vor DocSend haben wir eine Vielzahl von Tools verwendet, um unsere kreativen Briefings und Vorschläge zu teilen. Aber bei diesen Vorschlägen werden oft in letzter Minute Änderungen vorgenommen, die dazu führen, dass wir dem Kunden eine völlig neue E-Mail und einen neuen Link schicken müssen. Mit DocSend können wir die Kommunikation mit unseren Kunden effizienter und organisierter gestalten.“
Tara beschreibt hier ein personalisiertes Kundenportal. Das ist ein anpassbarer digitaler Raum, der nur für die Dateien Ihrer potenziellen oder bestehenden Kunden geschaffen wurde. Um auf alle an Ihrer Interaktion beteiligten Dateien zuzugreifen, muss der Kunde nur auf einen Link klicken, statt lange nach E-Mail-Anhängen zu suchen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie sich gefragt haben, welches nun wirklich die aktuellste Version Ihres Angebots ist. Und was noch besser ist: Sie behalten die vollständige Kontrolle über all Ihre Dateien in jedem Kundenportal. Ganz gleich, ob Sie benutzerdefinierte Angebote mit einem digitalen Wasserzeichen versehen oder eine E-Mail-Authentifizierung auf ein bestimmtes Design-Sample anwenden, Ihre Arbeit bleibt Ihre Arbeit. Kundenportale sorgen für eine einfache Zusammenarbeit, denn Ihre Kunden können an einem Ort auf alles zugreifen, was sie brauchen.
4. Hauchen Sie Ihren Angeboten mit Voiceover-Videos Leben ein
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Asynchrone Video-Pitches werden immer mehr zu einem Muss. 26 % aller Geschäfte werden schneller abgeschlossen , wenn dem Angebot ein Video zugrunde liegt. Denn bei asynchronen Video-Pitches können sich potenzielle Investoren selbst aussuchen, wann sie sie ansehen. So zeigen Sie, dass Sie deren Zeit und Inbox respektieren.
Bei einem Video-Pitch zeichnen Sie normalerweise Ihren Bildschirm und Ihr Gesicht auf, damit Sie bei Ihrer Zielgruppe den richtigen Ton treffen und Ihre Botschaft gut vermitteln können. Mit der DocSend Integration in Dropbox Capture können Sie kurze Video-Voiceover-Aufnahmen direkt in Ihren personalisierten Kundenportalen erstellen, sodass all Ihre Inhalte in einem Raum zentralisiert sind.
5. Erfassen Sie Daten zu Ihren Video-Pitches und Audioaufnahmen
Wenn Sie gerade Ihre ersten Video-Pitches erstellen, fragen Sie sich wahrscheinlich, ob sie sich lohnen. Es stimmt zwar, dass die Erstellung von Video-Pitches mit etwas Übung nicht mehr viel Zeit in Anspruch nimmt, doch Sie sollten dennoch sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen effizient einsetzen, um neue Kunden zu gewinnen.
Mit DocSend-Videoanalysen können Sie Ihre Video-Pitch-Strategie testen und verfeinern. Sie können auch ausführliche Analysedaten zu Audiodateien erhalten. DocSend macht Ihnen außerdem eine Bewertung der Aufrufinteraktion zugänglich, die Ihnen zeigt, ob Ihr Besucher die Datei sehen und anhören konnte und wie schnell er sie abgespielt hat. Hier nur ein paar Insights, die Sie erfassen können, wenn Sie damit anfangen, Video- und Audiodateien an potenzielle Kunden zu senden :
- Wiedergabedauer in Prozent – um herauszufinden, wie lange die Zuschauer Ihren Pitch bzw. Ihre MP3-Datei abspielen. Testen Sie 30-, 60- und 90-Sekunden-Versionen und vergleichen Sie sie miteinander.
- Überspringen – um herauszufinden, ob manche Abschnitte überarbeitet werden müssen.
- Zurückspulen – um zu sehen, welche Abschnitte am interessantesten sind oder ausgebaut werden müssen.
- Backgrounding – um zu sehen, ob Sie wirklich die Aufmerksamkeit einer Person geweckt haben oder ob sie Ihr Video nur im Hintergrund abgespielt hat, während sie sich etwas anderes angesehen hat.
6. Unterzeichnen Sie benutzerdefinierte Verträge mit der integrierten E-Signatur von DocSend
Neue Kunden zu gewinnen ist der spannendste Teil der Akquise, bringt jedoch auch einiges an Verwaltungsarbeit mit sich, insbesondere das Aufsetzen und Freigeben von Verträgen.
Denn das ist mit viel Hin und Her verbunden, vor allem, wenn viele Entscheidungsträger beteiligt sind. Mit den elektronischen Unterschriften von DocSend vermeiden Sie Verzögerungen bei der Genehmigung von Verträgen. Sie können benutzerdefinierte Signaturfelder per Drag-and-Drop erstellen oder das Unterzeichnen mit einem Klick für bis zu 10 verschiedene unterzeichnende Personen aktivieren.
Das Unterzeichnen mit einem Klick ist ein Gamechanger für die Verkürzung Ihres Verkaufszyklus. So kann Ihr Kunde einen Vertrag nicht nur schneller unterzeichnen, sondern auch unkomplizierter. Er muss nur einmal klicken, um eine rechtsverbindliche Unterschrift zu erstellen.
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