Handeln auf der Grundlage von Dokumentenanalysen für breit angelegte Medien-Pitches

Vor der Verwendung von DocSend organisierte und verwaltete 104 West die Medienarbeit über verschiedene Listen, Google Drive-Ordner und Dokumente. Es war mühsam und zeitraubend, für jeden Kunden eine Liste mit Pitches, Presseentwürfen und Medienkits zu führen. „Als Kundenbetreuerin bin ich immer bestrebt, unseren Pitching-Prozess und -Status für unsere Kunden transparent zu machen. Wenn wir Pitches an unsere Kunden senden, gibt es nur zwei Möglichkeiten. Entweder wir haben eine Antwort auf unseren Pitch erhalten oder eben nicht. Das führt dazu, dass wir eine Menge Hypothesen aufstellen müssen, um herauszufinden, wann und wie wir die Medienkontakte, von denen wir nichts hören, am besten weiterverfolgen”, so Laura Kubitz, Kundenbetreuerin bei 104 West Account.

Wenn sie einen Pitch an eine gezielte Liste von Medien senden, die für eine Story in Frage kommen, hängt das Interesse der Reporter und die Annahme der Story von einer Reihe von Faktoren ab, darunter eine überzeugende Story, eine bestehende Arbeitsbeziehung und natürlich der Zufall. Der Zeitpunkt, aktuelle Projekte und der Nachrichtenzyklus können sich auf das Interesse der Medien und die Aufnahme in eine Story auswirken. 104 West nutzt DocSend, um die Inhalte, die sie anpreisen, wie eine Pressemitteilung oder einen Inhalt, mit einem einzigen verfolgbaren Link pro Story zu versehen, so dass sie aggregierte Analysen des Interesses an einem bestimmten Pitch erhalten. Auf diese Weise kann 104 West das zu erwartende Interesse voraussehen oder andererseits feststellen, ob ein neuer Blickwinkel ausprobiert oder eine andere Gruppe von Medien angesprochen werden sollte.

„Mit DocSend kann ich unseren Kunden jetzt einen viel greifbareren und genaueren Statusbericht über unsere Pitches liefern. Zum Beispiel, ob sich die Medien den Pitch angeschaut haben, wie sehr sie sich damit beschäftigt und ob sie ihn sogar mit Kollegen geteilt haben. Dies ermöglicht es uns, bestimmte Medienvertreter strategisch anzusprechen, und zwar entsprechend der Interaktionen, die wir festgestellt haben. So können wir proaktiv die besten nächsten Schritte vorschlagen”, erklärt Laura.

Ein einfacher und sicherer Link für die Verwaltung und Verteilung von Medienpaketen für Kunden

104 West pflegt die Medienkits seiner Kunden, um sicherzustellen, dass die Bilder und Texte, die über jeden Kunden veröffentlicht werden, so genau und aktuell wie möglich sind. Bevor es DocSend gab, pflegte Allison Heard, Creative Services Manager bei 104 West, einen Google Drive-Ordner für jeden Kunden und manchmal sogar für jeden Medieneinsatz, um sicherzustellen, dass die relevanten Interessengruppen alles sahen oder nur das, was sie sehen sollten. Aufgrund der Beschränkungen von Google bei der Benutzerbereitstellung und dem sicheren Teilen führte dies dazu, dass wir je nach Pitch mehrere Medienkits pro Kunde verwalten mussten. In anderen Fällen wurden Medienkits als E-Mail-Anhang geteilt. Oft waren die Dateien jedoch zu groß, was zu Problemen bei der Zustellung und zu Verzögerungen oder Verwirrung zu einem kritischen Zeitpunkt führte.

„Manchmal möchten wir nur ein bestimmtes Video oder eine spezielle Grafik mit den Medien teilen. Es kann aber auch sein, dass wir mit einem Medienkontakt einen anderen Detaillierungsgrad teilen möchten als mit einem anderen. Wir mussten also mehrere Ordner für einen einzigen Kunden-Pitch anlegen. Das sorgte für interne Verwirrung und führte zu Problemen mit einer einzigen Quelle der Wahrheit”, erinnert sich Allison.

„Mit DocSend können wir die Medienpakete unserer Kunden in Räumen verwalten – an einem zentralen, sicheren Ort. Der Link ist immer live und aktuell, so dass ich mir keine Sorgen mehr machen muss, dass die Medien ein veraltetes Logo oder ein falsches Boilerplate haben. Außerdem können wir verschiedenen Gruppen von Medienkontakten unterschiedliche Zugriffsebenen oder benutzerdefinierte Ansichten zur Verfügung stellen. Das ist ein entscheidender Vorteil für uns, wenn es darum geht, den richtigen Leuten die richtigen Informationen zukommen zu lassen”, so Allison.

104 West verwaltet die Medienkits seiner Kunden in DocSend

 

Verwalten einer Story mit Sperrfrist durch sicheres Teilen

Für 104 West kann die Verwaltung von Storys mit Sperrfristen heikel sein, wenn es eine mit Spannung erwartete oder streng geheime Information oder eine demnächst erscheinende Story teilt. Vor DocSend wurde dies per E-Mail entweder mit einem Anhang oder einem Google Doc-Link erledigt. Google Docs eignet sich zwar hervorragend für die Bearbeitung und Zusammenarbeit in Echtzeit, aber wenn es darum geht, mit Spannung erwartete Informationen sicher zu übermitteln, kann ein Link oder ein PDF-Anhang in den falschen Händen die Veröffentlichung einer Story ruinieren.

„Mit DocSend können wir die Sicherheit unserer mit Sperrfristen versehenen Pitches schützen, da eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss, um sie sehen zu können. Wir werden auch dann benachrichtigt, wenn der Link an eine andere Person weitergeleitet wird, und auch diese Person kann den Link nicht einsehen, ohne ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Das gibt uns nicht nur die Gewissheit, dass eine Story nicht durchsickern kann, sondern verschafft uns auch einen Einblick in die Interaktion der Medien und den Konsum unserer zeitnahen Pitches”, so Brian Mast, Managing Partner, 104 West.

Ein neuer Blick auf Kunden- und Medienbeziehungen

Mit DocSend kann 104 West nun die Beziehungen zu den Medien proaktiver verwalten und seinen Kunden einen detaillierteren und spezifischeren Einblick in ihren Pitching-Prozess und ihre Strategie geben. Da Kundenressourcen in Echtzeit sicher geteilt, nachverfolgt und verwaltet werden, kann 104 West mehr Zeit damit verbringen, die Story auf den Punkt zu bringen, als sich mit der Nachbereitung zu beschäftigen.

„DocSend hat die Art und Weise, wie wir den Medien Informationen anbieten und mit ihnen teilen, verändert. Unsere Zusammenarbeit mit den Medien funktioniert am besten, wenn wir ihnen relevante und wertvolle Informationen liefern. Wir wissen jetzt in Echtzeit, welcher Teil unserer Story gut oder gar nicht ankommt. Dank dieser Erkenntnisse bauen wir bessere Beziehungen zur Presse auf und sorgen für mehr Transparenz, eine bessere Medienstrategie und einen besseren Service für unsere Kunden”, so das Fazit von Brian.