Handeln auf der Grundlage von Dokumentenanalysen für breit angelegte Medien-Pitches
Vor der Verwendung von DocSend organisierte und verwaltete 104 West die Medienarbeit über verschiedene Listen, Google Drive-Ordner und Dokumente. Es war mühsam und zeitraubend, für jeden Kunden eine Liste mit Pitches, Presseentwürfen und Medienkits zu führen. „Als Kundenbetreuerin bin ich immer bestrebt, unseren Pitching-Prozess und -Status für unsere Kunden transparent zu machen. Wenn wir Pitches an unsere Kunden senden, gibt es nur zwei Möglichkeiten. Entweder wir haben eine Antwort auf unseren Pitch erhalten oder eben nicht. Das führt dazu, dass wir eine Menge Hypothesen aufstellen müssen, um herauszufinden, wann und wie wir die Medienkontakte, von denen wir nichts hören, am besten weiterverfolgen”, so Laura Kubitz, Kundenbetreuerin bei 104 West Account.
Wenn sie einen Pitch an eine gezielte Liste von Medien senden, die für eine Story in Frage kommen, hängt das Interesse der Reporter und die Annahme der Story von einer Reihe von Faktoren ab, darunter eine überzeugende Story, eine bestehende Arbeitsbeziehung und natürlich der Zufall. Der Zeitpunkt, aktuelle Projekte und der Nachrichtenzyklus können sich auf das Interesse der Medien und die Aufnahme in eine Story auswirken. 104 West nutzt DocSend, um die Inhalte, die sie anpreisen, wie eine Pressemitteilung oder einen Inhalt, mit einem einzigen verfolgbaren Link pro Story zu versehen, so dass sie aggregierte Analysen des Interesses an einem bestimmten Pitch erhalten. Auf diese Weise kann 104 West das zu erwartende Interesse voraussehen oder andererseits feststellen, ob ein neuer Blickwinkel ausprobiert oder eine andere Gruppe von Medien angesprochen werden sollte.
„Mit DocSend kann ich unseren Kunden jetzt einen viel greifbareren und genaueren Statusbericht über unsere Pitches liefern. Zum Beispiel, ob sich die Medien den Pitch angeschaut haben, wie sehr sie sich damit beschäftigt und ob sie ihn sogar mit Kollegen geteilt haben. Dies ermöglicht es uns, bestimmte Medienvertreter strategisch anzusprechen, und zwar entsprechend der Interaktionen, die wir festgestellt haben. So können wir proaktiv die besten nächsten Schritte vorschlagen”, erklärt Laura.
Ein einfacher und sicherer Link für die Verwaltung und Verteilung von Medienpaketen für Kunden
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
„Manchmal möchten wir nur ein bestimmtes Video oder eine spezielle Grafik mit den Medien teilen. Es kann aber auch sein, dass wir mit einem Medienkontakt einen anderen Detaillierungsgrad teilen möchten als mit einem anderen. Wir mussten also mehrere Ordner für einen einzigen Kunden-Pitch anlegen. Das sorgte für interne Verwirrung und führte zu Problemen mit einer einzigen Quelle der Wahrheit”, erinnert sich Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Verwalten einer Story mit Sperrfrist durch sicheres Teilen
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
„Mit DocSend können wir die Sicherheit unserer mit Sperrfristen versehenen Pitches schützen, da eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss, um sie sehen zu können. Wir werden auch dann benachrichtigt, wenn der Link an eine andere Person weitergeleitet wird, und auch diese Person kann den Link nicht einsehen, ohne ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Das gibt uns nicht nur die Gewissheit, dass eine Story nicht durchsickern kann, sondern verschafft uns auch einen Einblick in die Interaktion der Medien und den Konsum unserer zeitnahen Pitches”, so Brian Mast, Managing Partner, 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Ein neuer Blick auf Kunden- und Medienbeziehungen
Mit DocSend kann 104 West nun die Beziehungen zu den Medien proaktiver verwalten und seinen Kunden einen detaillierteren und spezifischeren Einblick in ihren Pitching-Prozess und ihre Strategie geben. Da Kundenressourcen in Echtzeit sicher geteilt, nachverfolgt und verwaltet werden, kann 104 West mehr Zeit damit verbringen, die Story auf den Punkt zu bringen, als sich mit der Nachbereitung zu beschäftigen.
„DocSend hat die Art und Weise, wie wir den Medien Informationen anbieten und mit ihnen teilen, verändert. Unsere Zusammenarbeit mit den Medien funktioniert am besten, wenn wir ihnen relevante und wertvolle Informationen liefern. Wir wissen jetzt in Echtzeit, welcher Teil unserer Story gut oder gar nicht ankommt. Dank dieser Erkenntnisse bauen wir bessere Beziehungen zur Presse auf und sorgen für mehr Transparenz, eine bessere Medienstrategie und einen besseren Service für unsere Kunden”, so das Fazit von Brian.
