Hintergrund
BioscienceLA wurde 2018 gegründet und ist ein Innovationskatalysator für Biowissenschaften und Gesundheitsinnovationen im Großraum LA, der mehr Möglichkeiten für Finanzierung, Raum und Talente sowie für Messaging und Bewusstseinsförderung bietet. Die unabhängige, gemeinnützige Organisation sorgt dafür, dass Los Angeles über ein kollaboratives, gut abgestimmtes Ökosystem verfügt, das alle Aspekte des südkalifornischen Biowissenschafts-Clusters umfasst. Die Organisation wandte sich an DocSend, um vertrauliche Finanzinformationen sicher mit Vorstandsmitgliedern auszutauschen, Programminformationen an Programmteilnehmer weiterzugeben und Partnerschaftsvereinbarungen mit teilnehmenden Organisationen abzuschließen.
Die Herausforderung
Laut David J. Whelan, CEO von BioscienceLA, gab das Unternehmen vor DocSend vertrauliche Informationen über E-Mail-Anhänge an das Führungsgremium weiter. „Wir brauchten einen sichereren Weg, um sensible finanzielle und strategische Informationen mit unserem Vorstand zu teilen. E-Mail-Anhänge gingen verloren oder ließen sich auf Mobiltelefonen nur schwer öffnen, also musste es einen besseren Weg geben“, so Dave.
Die Lösung:
Dave entschied sich für die DocSend-Plattform für den sicheren Austausch von Dokumenten, um die Kommunikation sicher mit dem Vorstand der Organisation zu teilen und die Teilnehmer eines neuen Praktikumsprogramms an Bord zu holen.
Sicheres Hosten interner Dokumente mit Dropbox
Als Dave zum ersten Mal als CEO zu BioscienceLA kam, wollte er sicherstellen, dass sein Team auch aus der Ferne effektiv zusammenarbeiten konnte. Als früher Nutzer von Dropbox wusste Dave, dass dies die richtige Lösung war, um die Cloud-Dateisynchronisierung und Speicherfunktionen einzubringen. Egal, ob es um die Erstellung von Programmplänen, Finanzplänen oder interne Notizen geht – Dave und seine Organisation verlassen sich auf Dropbox, um alle internen Dateien sicher aufzubewahren, damit sie sich auf ihre Mission konzentrieren können. „Es ist wirklich einfach für uns, von überall aus auf die Planungsdokumente zuzugreifen, die wir in Dropbox erstellt haben. Wir eröffnen einen neuen Standort in Culver City, weshalb es für uns wichtig ist, dass wir auch unterwegs sicher auf unsere Dateien zugreifen können.“
I brought DocSend on to share presentations and financials with our board. It’s been helpful for me to see who has interacted with a document before a meeting. DocSend’s analytics let me know how to best prepare and tailor the meeting to our board members’ top interests.
Ein sichereres Verfahren für die Weitergabe externer Mitteilungen an gemeinnützige Einrichtungen
Beim Teilen von Informationen außerhalb seiner Organisation wollte Dave sicherstellen, dass alle vertraulichen Informationen geschützt waren. Insbesondere wollte Dave die vertraulichen Dateien schützen, die er mit dem Vorstand der gemeinnützigen Organisation teilt. „Ich gebe Präsentationen und Finanzdaten vor und nach den Sitzungen an unsere Vorstandsmitglieder weiter. Ich wollte zusätzliche Schutzvorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass diese Materialien nicht in die falschen Hände geraten“, erklärte Dave.
Während andere Lösungen für das Teilen von Dokumenten für Dritte leicht zugänglich waren, kann Dave seine sensiblen Dokumente schützen, indem er ein Passwort hinzufügt und E-Mail-Adressen für den Zugriff auf PowerPoint-, PDF-, Excel- und Word-Dokumente verlangt, die er in DocSend teilt.
Nahtlose Aktualisierung der Vorstandsmitteilungen
Früher hat Dave die Tagesordnungen als Anhang an die Vorstandsmitglieder verschickt. „Das Versenden dieser Materialien als Anhang war für uns nicht nachhaltig, da ich manchmal Aktualisierungen an der Tagesordnung vornehmen musste und nicht wollte, dass aktualisierte Versionen verloren gingen“, so Dave weiter. Um eine präzise Kommunikation mit den Vorstandsmitgliedern aufrechtzuerhalten, stieg Dave auf DocSend um, da es eine einfachere Möglichkeit zur nahtlosen Aktualisierung von Dokumenten im Backend bietet, ohne dass der ursprüngliche Link aktualisiert werden muss. „Es ist eine viel respektvollere Art und Weise, mit unseren Vorstandsmitgliedern zu kommunizieren, wenn wir mit DocSend hinter den Kulissen Änderungen oder Aktualisierungen vornehmen können, ohne alle benachrichtigen zu müssen“, so Dave.
DocSend makes it much easier for us to access one link with all of the current information. For example, if a board meeting agenda changes, I can make updates behind the scenes, without notifying everyone.
Onboarding von Programmteilnehmern mithilfe virtueller Datenräume
Im Rahmen seiner Mission, die Kapazitäten und das Innovationstempo im Bereich der Biowissenschaften zu fördern, bietet BioscienceLA ein BioFutures Internship Program an, das Studierende aus unterrepräsentierten Schichten mit subventionierten Praktika bei Biowissenschaftsunternehmen im Großraum Los Angeles zusammenbringt.
Sobald sich ein Unternehmen bereiterklärt hat, einen Praktikanten aufzunehmen, erhalten die teilnehmenden Unternehmen ihre eigenen DocSend-Räume mit Programmunterlagen und Teilnahmeverträgen. Darüber hinaus erhalten die Praktikanten auch einen maßgeschneiderten Raum mit individuellen Unterlagen zum Programm. Das Inhaltsportal enthält alles, was die Partner über das Praktikumsprogramm wissen müssen, einschließlich Zeitplänen und Verantwortlichkeiten. Dadurch wird verhindert, dass Materialien verloren gehen, und es wird eine persönlichere Zusammenarbeit mit jeder Partnerorganisation und jedem Praktikanten geschaffen. DocSend macht BioScienceLA die Erstellung eines organisierten Onboarding-Prozesses und der Programmerfahrung insgesamt für Partnerorganisationen und Praktikanten gleichermaßen einfach.
Ausführen von Partnerschaftsvereinbarungen mit DocSend eSignature
Mithilfe von DocSend eSignature können Unternehmenspartner, die am Praktikumsprogramm von BioscienceLA teilnehmen, ihre Partnerschaftsvereinbarungen unterzeichnen. Auch wenn ein Praktikant in das Programm aufgenommen wird, unterzeichnet jeder studentische Teilnehmer seinen Vertrag in DocSend. Sowohl Studierende als auch Partner können alle Onboarding-Dokumente, die ihre Verantwortlichkeiten im Programm beschreiben, einfach überprüfen und ihre Teilnahmevereinbarungen mit der elektronischen Signatur von DocSend unterzeichnen. Dave spart Zeit, indem er benutzerdefinierte Signaturfelder einfach per Drag-and-Drop in DocSend einfügt, um unterschriebene Teilnahmevereinbarungen einzuholen.
DocSend’s eSignature is super intuitive and helps streamline our contractual agreements between partners and interns. . Each party can sign their agreements in a personalized content hub that holds all other relevant program information to ensure ease of access and understanding.
