Hintergrund
Eine aufstrebende Risikokapitalgesellschaft, die zu einer Zeit gegründet wurde, als die Arbeit im Home-Office immer mehr zur Norm wurde, war auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit, Dateien zu organisieren und erfolgreich finanzielle Mitte über ein virtuelles Team in verschiedenen Teilen der Vereinigten Staaten zu sammeln. Dieses Unternehmen wendete sich an Dropbox und DocSend, um ortsunabhängig möglichst effektiv zu arbeiten und die Anfangsinvestition für den ersten Fonds aufzubringen.
Die Herausforderung
Laut dem Director of Investor Relations des aufstrebenden Fonds wusste man vor Dropbox und DocSend, dass eine sicherere Möglichkeit für das Teilen vertraulicher finanzieller Dokumente mit potenziellen Limited Partners (LPs) erforderlich wäre, um die zur Verfügung stehenden Anfangsinvestitionen für den ersten Fonds zu steigern.
Die Lösung
Der Director of Investor Relations des Unternehmens verwendet die Dateisynchronisierungsplattform von Dropbox und die Lösung für das sichere Teilen von Dokumenten von DocSend, um wichtige Dateien in Bezug auf den Unternehmensbetrieb nahtlos zu speichern und Dateien sicher mit potenziellen LPs und Investoren zu teilen und zu optimieren.
Dropbox speichert alle internen Unternehmensmaterialien für die Zusammenarbeit
Da die Organisation zu einer Zeit gegründet wurde, in der sich die meisten aufstrebenden Unternehmen an eine ortsunabhängige Arbeitsumgebung anpassen mussten, stützte sich das Team von Anfang an auf Dropbox als Datenquelle für alle Dateien und Informationen im Zusammenhang mit internen Vorgängen. „Wir erstellen den Großteil unserer Dateien über Microsoft Word, PowerPoint und Excel, und es ist eine Erleichterung zu wissen, dass sie immer auf Dropbox gesichert werden“, so der Director.
Unabhängig davon, wo auf der Welt sich die einzelnen Mitglieder des Teams befinden, sind alle wichtigen Dateien, einschließlich Investment-Strategien der zugrundeliegenden Portfoliofondsanalysen, Risiko-Rendite-Analysedokumenten und Risikomanagementverfahren stets aktuell und geschützt. Das Team kann Dokumente in Dropbox einfach überarbeiten und finale Änderungen vornehmen und wird benachrichtigt, wenn jemand ein Dokument aktualisiert. „Die Strukturen mit freigegebenen Ordnern und Gruppenordnern in Dropbox bieten uns größere Kontrolle über vertrauliche finanzielle Informationen“, teilte der Direktor mit.
Da das Team größtenteils über die Vereinigten Staaten verteilt ist, ist eine zentralisierte Informationsquelle für die ortsunabhängige Zusammenarbeit von größter Wichtigkeit. Neben Vollzeit-Teammitgliedern und Fonds-Partnern arbeitet der Director of Investor Relations mit einem externen Marketing-Team zusammen, das kundenspezifische PDFs und Marketingmaterialien erstellt. „Wir können verschiedene Iterationen von One-Pagern und Investment-Foliendecks überarbeiten, die unser Marketing-Team für uns erstellt. Wir können gegenseitig Kommentare austauschen, bis die Optik und das Design perfekt sind“, so der Director. Wenn ein Dokument fertiggestellt ist, kann der Director es direkt über sein Dropbox-Konto in DocSend hochladen.
DocSend schützt vertrauliche Finanzdokumente, die mit potenziellen LPs geteilt werden
Zu den Verantwortungsbereichen des Directors of Investor Relations zählen das Identifizieren einer breiten Gruppe potenzieller Investoren und die Steigerung des Kapitals für den ersten Fonds des Unternehmens. Wenn er erstmals Material in DocSend hochlädt, kann der Director erweiterte Sicherheitseinstellungen für vertrauliche Finanzdokumente festlegen. Er kann einen eindeutigen Passcode einrichten, die E-Mail-Verifizierung erforderlich machen und Ablaufdaten festlegen, sodass nur eine gezielte Liste potenzieller Investoren Zugriff auf die Dateien hat. „Ich möchte, dass unsere Finanzinformationen breit unter potenziellen Investoren verteilt sind; aber ich möchte auch den Zugriff kontrollieren, damit diese Informationen nicht in die Hände anderer Fonds gelangen, die möglicherweise unsere Arbeit replizieren möchten“, sagte er.
Für diverse Übersichtsdecks und Finanzdokumente ist vor dem Zugriff durch potenzielle Investoren das Unterzeichnen einer Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) erforderlich. Der Director kann einfach das Standard-NDA des Unternehmens in DocSend hochladen und designierte zu signierende Felder per Drag & Drop direkt in das Dokument ziehen. Wann immer diese zusätzliche Sicherheitsebene für eine Datei erforderlich ist, kann er einfach eine Verschwiegenheitsvereinbarung mit nur einem Klick erforderlich machen. Potenzielle LPs können die intuitive und in den Dokumentenanzeige-Workflow integrierte Lösung von DocSend nutzen, um den NDA-Signaturprozess im Handumdrehen abzuschließen.
DocSend has given us a new way to manage files that we are sharing with potential LPs and investors for our emerging fund. From a control perspective and managing files that are too big to send over email as an attachment, I love DocSend.
Abschließen eines aufstrebenden Risikokapitalfonds mit dem virtuellen Datenraum von DocSend
Wenn der Director of Investor Relations seine Dateien in DocSend hochgeladen hat, erstellt er einen virtuellen Datenraum, um alle wichtigen Investment-Informationen über nur einen Link zu teilen. „Ich bette den Link zum DocSend-Datenraum einfach in meine E-Mail an unsere Investoren ein. Potenzielle LPs und Investoren können dann auf Referenz- und Finanzdokumente zugreifen, ohne Software herunterladen zu müssen“, so der Director. Potenzielle Investoren können einfach Due-Diligence-Fragebögen, Fact Sheets und Rechtsdokumente aufrufen, und das einfach über den Browser auf jedem beliebigen Gerät. Darüber hinaus kann er seinen virtuellen Datenraum mit einem benutzerdefinierten Bannerbild und Logo personalisieren, um Betrachtern ein sauberes Anzeigeerlebnis zu ermöglichen.
Bei anderen Dokumenten, die mehr Schutz erfordern, kann der Director mit einem Klick eine Verschwiegenheitsvereinbarung hinzufügen und eine Anmeldung mit Passwort oder Verifizierung per E-Mail erforderlich machen. Anstatt E-Mails manuell mit Anhängen zu versehen, die einfach heruntergeladen und an Dritte weitergegeben werden können, kann der Director vertrauliche Finanzinformationen problemlos im virtuellen Datenraum von DocSend schützen.
Die Analysefunktionen von DocSend bieten Einblicke in das Interesse von KGs
Wenn potenzielle LPs und Investoren auf seinen virtuellen Datenraum zugreifen, wird der Director of Investor Relations per E-Mail benachrichtigt und weiß somit genau, wer welche Dateien aufgerufen hat. Der Director kann Analysen auf Seitenebene anzeigen, die „ein tiefgreifenderes Verständnis dessen bieten, worauf sich potenzielle LPs und Investoren in einem Dokument konzentrieren, was es uns ermöglicht hat, die Beziehungen mit bestimmten Investoren zu verbessern“, teilte er mit. Die Funktionen von DocSend zur Dokumentenanalyse können helfen, Unterredungen mit potenziellen LPs und Investoren zu gestalten, und ermöglichen ihm so, zielführendere Interaktionen zu haben.
DocSend’s analytics helps us to determine what is working and what is not and what needs to be removed from the deck in the future and where we can potentially enhance information.
Die Bemühungen des Directors, das Erlebnis für Investoren wirkungsvoller zu gestalten, haben sich letztendlich ausgezahlt: Kürzlich konnte das aufstrebende Unternehmen die Anfangsinvestitionen für den ersten Fonds abschließen. „Nach dem Zugriff auf unseren Datenraum in DocSend hat sich eine Handvoll von LPs dazu entschieden, zu unterschreiben. Unser Datenraum war einfach zu erstellen und ermöglichte LPs ein nahtloses Anzeigeerlebnis“, so der Director.
