Actuar sobre el análisis de documentos para grandes lanzamientos en medios
Antes de usar DocSend, 104 West organizaba y administraba relaciones con los medios en diferentes listas, carpetas de Google Drive y documentos. Mantener una lista corriente de presentaciones, borradores de prensa y kits de medios por cliente era tedioso y lento. “Como gestor de cuenta, siempre me esfuerzo por brindar transparencia a nuestros clientes sobre nuestro proceso de lanzamiento y estatus. El progreso del discurso de ventas que podemos compartir con los clientes es bastante claro. Una de dos: o presentamos y no escuchamos respuesta, o presentamos y recibimos una respuesta. Esto nos lleva a una cantidad considerable de hipótesis de nuestra parte para determinar cuándo y cómo es mejor hacer un seguimiento con los contactos de medios de los que no escuchamos”, comparte Laura Kubitz, gestor de cuenta de 104 West.
Al presentar una historia a una lista específica de medios que podrían ser adecuados para una historia, el interés y la recepción dependen de una serie de cosas, incluida una historia convincente, una relación de trabajo existente y, por supuesto, el azar. El tiempo, los proyectos actuales y el ciclo de noticias pueden afectar el interés de los medios y la inclusión en una historia. 104 West utiliza DocSend para alojar el contenido que están lanzando, como un comunicado de prensa o una pieza de contenido, usando un vínculo rastreable único por historia, así que han agregado análisis de la cantidad de interés que experimenta una presentación en particular. Esto permite a 104 West anticipar el interés esperado o, por otro lado, si se debe probar un nuevo ángulo o se debe perseguir a un grupo diferente de medios.
“Ahora con DocSend, puedo proporcionar un reporte de estado mucho más tangible y preciso de nuestros lanzamientos a nuestros clientes. Por ejemplo, los medios han mirado la presentación, cuánto investigaron e incluso si lo compartieron con colegas. Esto nos faculta entonces para acercarnos estratégicamente a ciertos medios a partir de cómo sabemos que han interactuado y proponer proactivamente los mejores pasos siguientes”, dijo Laura.
Un vínculo simple y seguro para mantener y distribuir kits de medios del cliente
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
“Por momentos, solo queremos compartir un determinado video o gráfico personalizado con los medios. Alternativamente, quizás queramos compartir un nivel de detalle diferente con un contacto de medios que con otro. Entonces creábamos múltiples carpetas para un solo pitch de cliente, lo que luego creaba confusión interna y llevaba a problemas con una sola fuente de verdad”, recuerda Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Administrar una historia embargada a través del uso compartido seguro
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
“Con DocSend, podemos proteger la seguridad de nuestros lanzamientos embargados requiriendo un correo electrónico para poder verlo. Incluso si ese vínculo se reenvía a otra persona, se nos notifica de eso y tampoco pueden verlo sin proporcionar su correo electrónico. Esto no solo nos brinda la gran tranquilidad de saber que una historia no puede filtrarse, sino que también nos da una idea de la interacción de los medios y el consumo de nuestro lanzamiento oportuno”, comparte Brian Mast, socio gerente de 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Una nueva lente para las relaciones con los clientes y los medios
Con DocSend, 104 West ahora es capaz de gestionar de manera más proactiva las relaciones con los medios, así como proporcionar a sus clientes una visión más detallada y específica de su proceso y estrategia de lanzamiento. Con el uso compartido seguro y en tiempo real, el seguimiento y el mantenimiento de los activos del cliente, 104 West puede pasar más tiempo concentrándose en el ángulo de la historia que realizando el seguimiento.
“DocSend ha transformado la forma en que lanzamos y compartimos información con los medios de comunicación. La mejor manera de trabajar con los medios de comunicación es darles información relevante y valiosa. Ahora tenemos estadísticas en tiempo real sobre qué parte de nuestra historia gusta más, o menos. Con estas estadísticas estamos construyendo mejores relaciones con la prensa y brindando una mejor transparencia, estrategia de medios y servicio general a nuestros clientes", concluye Brian.
