Aspectos generales
El Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) es un grupo de consultoría de aprendizaje y desarrollo que trabaja con individuos, equipos y organizaciones para brindar talleres personalizados, offsites, charlas e investigación consultiva. Al proporcionar soluciones a organizaciones como Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon y Shape Technologies, CMOE confía en DocSend para compartir documentos y presentaciones de forma segura con posibles clientes durante el proceso de ventas.
El desafío
Antes de DocSend, Mark Parkinson, vicepresidente de Habilitación de ventas en CMOE, enviaba presentaciones y propuestas de ventas a posibles clientes como archivos adjuntos de correo electrónico. Con una impresionante biblioteca de presentaciones en crecimiento, Mark y su equipo de ventas querían encontrar una solución de uso compartido más organizada que les proporcionara mayor control sobre el proceso de ventas.
La solución:
El equipo recurrió a la solución segura para compartir documentos de DocSend, a la hora de administrar todos los documentos compartidos durante el ciclo de ventas.
Compartir propuestas y presentaciones de ventas sin problemas
Administrar un pipeline de posibles compañías Fortune 500 requiere una atención meticulosa a los detalles y al enfoque. Es fundamental saber exactamente cuándo se enviaron las propuestas y a qué materiales pueden acceder los posibles clientes. Para Mark, los archivos adjuntos de correo electrónico estaban desactualizados y no representaban a su organización de la mejor manera frente a las grandes empresas. Simplemente no era profesional incluir múltiples archivos adjuntos en un correo electrónico, lo que también podría quedar atascado en los filtros de spam o nunca llegar a los clientes potenciales.
Cuando Mark exploró DocSend por primera vez, estaba entusiasmado porque podía organizar de manera más segura los documentos orientados al cliente de una forma más intuitiva para que los clientes accedieran. CMOE tiene una impresionante biblioteca de contenido como parte de sus paquetes de consultoría y Mark a menudo comparte vistas previas de presentaciones con posibles clientes, para que puedan probar las ofertas de aprendizaje y desarrollo de CMOE. Estas presentaciones contienen propiedad intelectual que Mark no quería poner en manos equivocadas. Con las capacidades de uso compartido seguro de DocSend, Mark puede agregar fácilmente una verificación de correo electrónico o código de acceso, para que solo los posibles clientes autorizados puedan acceder a los materiales. Adicionalmente, Mark puede establecer fechas de vencimiento, para que los clientes potenciales solo puedan acceder al contenido durante un período asignado, por ejemplo, durante un ciclo de ventas activo. “DocSend nos da más control sobre nuestros documentos, lo cual es crucial en un entorno de ventas acelerado”, compartió Mark.
Para garantizar que los clientes potenciales supieran exactamente dónde encontrar todas las presentaciones de CMOE relevantes para sus necesidades, Mark creó más de doscientos portales de contenido individualizado para alojar la información del cliente utilizando DocSend Deal Rooms. Si bien puede parecer que toma mucho tiempo crear cientos de carpetas de clientes individualizadas, con DocSend, Mark puede duplicar fácilmente una plantilla de sala de ofertas en menos de un minuto. “Hice plantillas de cuatro salas de ofertas diferentes en función de nuestras cuatro ofertas de productos diferentes. Cuando un cliente muestra interés en una oferta de productos, por ejemplo, Pensamiento estratégico aplicado, puedo duplicar esa sala de ofertas e incluir una cotización de ventas personalizada. Crear una representación visual personalizada del contenido nos ayuda a brindar la mejor experiencia posible al cliente”, compartió Mark. Además de presentaciones que abordan el área principal de interés del cliente potencial, Mark también incluye declaraciones de trabajo y propuestas de precios individualizadas en cada sala de ofertas personalizada. Mientras que los archivos adjuntos de correo electrónico podrían resultar una experiencia informal o tediosa, una sala de ofertas limpia y personalizada, con el logo y el banner de CMOE, brinda a los posibles clientes la seguridad de que CMOE es una organización en la que pueden confiar.
I would never build a sales technology stack in the future without DocSend. This genre of tool is huge. Salespeople have never before had visibility into their prospects’ actions outside of a tool like DocSend.
Descubrir a los tomadores de decisiones con análisis de documentos
Uno de los muchos desafíos que enfrentan las organizaciones de ventas es determinar quién es el tomador de decisiones adecuado para firmar un acuerdo. Antes de usar DocSend, a Mark le era difícil averiguar la persona adecuada con quien hablar para cerrar el trato. “Nueve de cada diez veces estuvimos hablando con alguien que a su vez hablaba con otras organizaciones consultoras y presentaba hallazgos a un tomador de decisiones”, compartió Mark.
Mark ahora tiene más visibilidad de hacia dónde van sus documentos con los análisis de DocSend y puede usar esos conocimientos a su favor. “Lo hermoso de DocSend es que ahora puedo ver a quién los porteros podrían estar enviando propuestas de precios, lo que me permite tener una mejor idea de quién es el tomador de decisiones final y conectarme con la persona adecuada en el momento adecuado”, compartió Mark. Al identificar antes al tomador de decisiones final en el proceso de ventas, Mark puede obtener la información correcta frente a la persona adecuada y garantizar que CMOE sea lo más importante para los posibles clientes.
Whereas our competitors might be sending many bulky attachments over email, we are relying on DocSend as an amazing presentation tool to show-off our offerings. The way you can click into a file and view it in a browser is incredible. I’ve had prospective clients tell me they went to a meeting with their vice president and showed them our DocSend link and they were instantly sold on going with us because of how professional and organized it looked.
Enmarcar una conversación con un enfoque basado en datos
Antes de DocSend, Mark tenía poca visibilidad de si los clientes potenciales estaban consumiendo el contenido que compartía con ellos. Si bien Mark tenía idea de si se abría o no un correo electrónico, no sabía si un cliente estaba revisando sus propuestas. La única información en la que Mark podía confiar eran las primeras reuniones prospectivas, que lo dejaban en la oscuridad la mayor parte del tiempo.
Ahora, Mark puede ver cómo los clientes potenciales se involucran con los materiales que envía. “Después de enviar plataformas de presentación y propuestas de venta, puedo ver, por ejemplo, si los clientes potenciales están mirando la página de precios y por cuánto tiempo. Esto me dice si podrían estar preocupados por los precios, así puedo abordarlo en nuestra próxima convocatoria”, compartió Mark. Usando los datos a su favor, Mark puede abordar conversaciones con clientes potenciales, anticipándose a cualquier pregunta o inquietud que estos puedan tener. Mark agrega: “Antes de una llamada, entro a DocSend y busco el nombre de una persona y veo sus datos de consumo de contenido. Ver todo lo que han mirado me ayuda a enmarcar una conversación”. La clave de la venta consultiva es predecir las necesidades de tu posible cliente y brindarle la mayor cantidad de información posible para tomar una decisión informada. Mark puede pronosticar con mayor precisión las posibles ofertas cada trimestre y medir su interés mediante el análisis de DocSend.
It’s great knowing whether a prospect has opened a document and how long they have spent on our pricing page. Having this level of visibility in the sales process is something that I have never had before using DocSend. It provides predictability as to whether a prospective client is interested.
Mirando hacia el futuro: personalizar los portales de clientes potenciales
Mientras Mark continúa utilizando DocSend como una herramienta de ventas dentro de su organización, espera probar más opciones de personalización en DocSend Deal Rooms. “Estoy entusiasmado con personalizar banners y agregar logos de clientes potenciales a sus salas de ofertas para darles una sensación aún más personalizada”, compartió Mark. Proporcionar ese toque individualizado puede significar mucho a la hora de entablar relaciones con nuevos clientes. DocSend les simplifica a los profesionales de ventas como Mark el esfuerzo adicional de crear propuestas de forma remota.
Además, Mark está ansioso por probar la nueva notificación de actualización de la sala de ofertas al agregar nuevos materiales a los portales de contenido. “Tener la capacidad dentro de DocSend para notificar a posibles clientes cuando agrego información a su portal es excelente. Me ayudará a seguir aportando valor a un cliente potencial y a recordarle una conversación anterior que tuvimos con información útil, que podría llamar su atención, o incluso volver a enganchar a un posible cliente estancado”, compartió Mark. Mark ahora tiene más control sobre sus relaciones con posibles clientes, lo que le permite llevar todo lo que CMOE tiene para ofrecer a aún más organizaciones.