Aspectos generales
Una firma de capital de riesgo emergente que se estableció durante una época en la que el trabajo remoto se estaba volviendo la norma, buscaba una mejor manera de organizar archivos y recaudar fondos exitosamente a través de un equipo distribuido en los Estados Unidos. Esta firma recurrió a Dropbox y DocSend para permitirles trabajar de la manera más efectiva desde cualquier lugar y recaudar su inversión inicial en el fondo I.
El desafío
Antes de Dropbox y DocSend, el director de Relaciones con inversionistas del fondo emergente declaró que su firma necesitaba una forma más segura de compartir documentos financieros confidenciales con posibles socios limitados (LP) para recaudar sus inversiones iniciales en el fondo I.
La solución
El director de Relaciones con inversionistas de la compañía utiliza la plataforma de sincronización de archivos de Dropbox y la solución segura de uso compartido de documentos de DocSend para almacenar sin problemas archivos esenciales para la operación de la empresa y compartir y optimizar de forma segura su alcance a potenciales LP e inversionistas.
Dropbox almacena todos los materiales colaborativos internos de la empresa
Como la organización comenzó cuando la mayoría de las empresas emergentes necesitaban adaptarse a un entorno de trabajo remoto, el equipo incorporó Dropbox desde el principio para que fuera la fuente de verdad para todos los archivos e información relacionada con las operaciones internas. “Creamos la mayoría de nuestros archivos en Microsoft Word, Powerpoint y Excel, y nos alivia saber que siempre tienen copia de seguridad en Dropbox”, compartió el director.
No importa dónde se encuentren los miembros del equipo, todos los archivos importantes, incluidas las estrategias de inversión, la investigación de fondos de cartera subyacente, los documentos de análisis de riesgo-rendimiento y los procedimientos de gestión de riesgos están actualizados y protegidos. El equipo puede realizar fácilmente revisiones y ediciones finales en Dropbox y recibir notificaciones cuando alguien actualiza un documento. “Las estructuras de carpetas compartidas y carpetas grupales en Dropbox nos dan más control sobre la información financiera confidencial”, afirmó el director.
El equipo está distribuido en gran parte por Estados Unidos, por lo que tener una fuente centralizada de información es fundamental para la colaboración remota. Además de miembros del personal permanente y becarios de fondos, el director de Relaciones con inversionistas trabaja con un equipo de marketing externo que crea archivos PDF personalizados y garantías de marketing. “Somos capaces de revisar diferentes versiones de one-pagers y cubiertas de inversión que nuestro equipo de marketing crea para nosotros. Podemos enviar comentarios para que el aspecto y el diseño sean correctos”, compartió el director. Una vez finalizado el documento, el director puede subirlo a DocSend directamente desde su cuenta de Dropbox.
DocSend protege documentos financieros confidenciales compartidos con potenciales LP
El director de Relaciones con inversionistas se encarga de identificar un amplio grupo de potenciales inversionistas y de recaudar capital para el primer fondo de la firma. Al cargar por primera vez materiales en DocSend, el director puede establecer seguridad avanzada sobre documentos financieros confidenciales. Puede crear un código de acceso único, requerir verificación de correo electrónico y establecer fechas de vencimiento, de modo que solo una lista específica de posibles inversionistas accedan a sus archivos. “Quiero que nuestra información financiera se distribuya ampliamente entre los posibles inversionistas; sin embargo, también quiero controlar el acceso, para que no termine en manos de otros fondos que podrían estar buscando replicar lo que nosotros hacemos”, compartió.
Varias cubiertas de visión general y documentos financieros requieren acuerdos de confidencialidad (NDA) firmados antes de que los posibles inversionistas puedan acceder a ellos. El director puede simplemente cargar el acuerdo de confidencialidad estándar de la firma en DocSend, y arrastrar y soltar los campos señalables designados directamente en su documento. Siempre que un archivo requiera esta capa adicional de seguridad, simplemente puede requerir un NDA en un solo clic. Los potenciales LP pueden atravesar el proceso de firma del NDA con la solución intuitiva de DocSend, integrada en el flujo de trabajo de visualización de documentos.
DocSend has given us a new way to manage files that we are sharing with potential LPs and investors for our emerging fund. From a control perspective and managing files that are too big to send over email as an attachment, I love DocSend.
Cierre de un fondo de capital de riesgo emergente utilizando la sala de datos virtual de DocSend
Una vez que el director de Relaciones con inversionistas ha cargado sus archivos en DocSend, crea una sala de datos virtual para compartir toda la información crítica de inversión en un solo vínculo. “Simplemente incorporo el vínculo de la sala de datos de DocSend en el correo electrónico que envío a nuestros inversionistas. Los potenciales LP e inversionistas pueden entonces acceder a documentos de referencia y documentos financieros, sin necesidad de descargar software”, compartió el director. Los inversionistas potenciales pueden ver fácilmente cuestionarios de diligencia debida, hojas informativas y documentos legales, todo dentro de sus navegadores en cualquier dispositivo. Además, puede personalizar su sala de datos virtual con un banner y un logo propios, lo que brinda una experiencia de visualización limpia para los espectadores.
Para otros documentos que requieran más protección, el director puede agregar un NDA en un solo clic, así como protección con contraseña o verificación de correo electrónico. En lugar de adjuntar archivos manualmente a un correo electrónico, los cuales podrían descargarse y compartirse fácilmente con terceros, el director puede proteger fácilmente la información financiera confidencial en la sala de datos virtual de DocSend.
Los análisis de DocSend proporcionan información sobre el interés de los socios comanditarios
Una vez que los potenciales LP e inversionistas acceden a su sala de datos virtual, el director de Relaciones con inversionistas es notificado vía correo electrónico, y de esta forma sabe exactamente quién ha revisado cuál de sus archivos. El director puede ver análisis página por página, lo que “da una comprensión más profunda de dónde están enfocando su atención los LP potenciales y los inversionistas dentro de un documento en particular, lo que nos ha permitido mejorar las relaciones con inversionistas específicos”, compartió. Los análisis de documentos de DocSend pueden ayudar a dar forma a las conversaciones con potenciales LP e inversionistas, ayudándole a tener interacciones más significativas.
DocSend’s analytics helps us to determine what is working and what is not and what needs to be removed from the deck in the future and where we can potentially enhance information.
Los esfuerzos del director para crear una experiencia de inversionista impactante han dado sus frutos en última instancia, ya que la firma emergente cerró recientemente su fondo I de inversiones iniciales. “Tuvimos un puñado de LP que firmaron después de que accedieron a nuestra sala de datos en DocSend. Nuestra sala de datos fue fácil de crear para mí y sencilla de visualizar para los LP”, compartió.
