Cuatro tipos de documentos que debes tener en tu sala de datos de financiación

Llevo 9 años financiando start-ups y he descubierto que la lista de documentos que necesitamos por parte de los emprendedores durante el proceso de debida diligencia ha ido cambiando con el tiempo. Cuando empecé en esto, trabajaba con una serie de documentación que resultaba difícil de gestionar, ya que a los emprendedores les costaba recopilar todos los documentos que fueran útiles, y empecé a preocuparme de que un proceso de diligencia con demasiada implicación pudiera obstaculizar posibles acuerdos.

Hoy en día, apuesto por un término medio en este proceso: por un lado, necesito ser un buen fiduciario para mis LP (socios limitados), consiguiéndoles suficiente información sobre las compañías a las que están aportando fondos. Por otro lado, quiero ser un buen socio para ellos y llevar a cabo un proceso sólido que no los abrume con peticiones. Estos son los documentos que solemos pedir y que los emprendedores deberían incluir en las salas de datos:

Estado de las cuentas y proyecciones anuales

La documentación financiera está entre los primeros documentos que busco en una sala de datos. También se suelen incluir declaraciones históricas de pérdidas y ganancias desde el inicio, así como de lo que va del año al presente si estamos a mitad de un ejercicio económico. También necesito ver el balance de situación más reciente.

Las proyecciones financieras también son muy importantes. Algunos inversores no piensan que las compañías presemilla y semilla deberían hacer modelos financieros, pero creo que los emprendedores que conocen profundamente su negocio suelen querer dedicar tiempo a preparar un modelo financiero. Las proyecciones también me ayudan a saber cómo piensa un emprendedor.

Las compañías que estén en una fase presemilla deberían preparar proyecciones anuales de 3 años, y las que estén en la fase semilla, de 5 años. Estos modelos tan básicos incluyen ingresos por segmento, coste de las ventas, gastos y EBITDA (un indicador de lo rápido que utiliza una empresa sus reservas de efectivo durante un periodo de tiempo). Si tienes un par de líneas de negocio, deberías dividirlas y asegurarte de mostrar también el coste de las ventas por segmento. Los gastos deberían cubrir los departamentos de marketing y ventas, los costes generales y administrativos, y la investigación y el desarrollo. Por último, me gusta saber cuánto capital va a necesitarse durante los próximos años para conseguir más de 25 millones de dólares de ingresos. En mi perfil de Twitter suelo dar consejos sobre cómo crear proyecciones de ingresos.

Al final, las proyecciones financieras me ayudan a entender en si han pensado en los elementos básicos de su empresa. Por ejemplo, ¿cuántas personas se necesitan en el departamento comercial para atraer el número esperado de clientes cada año? ¿Se dedica bastante dinero a I+D? ¿Los márgenes brutos son razonables? Los emprendedores deberían mostrarme que han pensado bien en estos y otros aspectos específicos de su empresa.

Lista de referencias

Las referencias son otra herramienta que utilizo para conocer a los emprendedores con los que trabajamos y para determinar cómo perciben los clientes que se resuelve el problema.

Los emprendedores deberían tratar de incluir un rango de personas en sus listas:

• Miembros clave del equipo de gestión
• 1-2 clientes
• 1-2 inversores actuales (si hay alguno)
• Asesores
• Otras personas que te conocen bien y que pueden reforzar la razón para creer en el negocio

Las mejores referencias tienen a ser de clientes, asesores, inversores actuales y miembros del equipo actual. Y, además de las referencias que los emprendedores incluyen en sus salas de datos, suelo contactar a otras personas de mi red para que me den su opinión. Es importante que, cuando un emprendedor cree una lista de referencias, seleccione a gente que entienda su negocio, en quien confíe y que esté dispuesto a decir cosas positivas de la compañía. Deberían tener claro quién va a ir en esas listas y una idea de lo que van a decir.

Una buena forma de desarrollar una lista de referencias es incluir los datos de contacto (correos electrónicos y teléfonos) de las personas en cuestión. Sin embargo, mi recomendación es que solo compartan nombres, afiliaciones y perfiles de LinkedIn de las referencias y ofrezcan la posibilidad de dar los datos de contacto bajo solicitud. En un momento dado, un emprendedor puede tener a 10 o 20 personas consultando su sala de datos y contactar a las mismas referencias a la vez, lo cual puede ser frustrante para la gente.

No es lo ideal que todos los inversores contacten a tus clientes de más alto perfil o a los mejores. Sin embargo, una buena estrategia es tener un inversor principal que hable con estas referencias, tome notas y las comparta en la sala de datos. De esta forma, otros inversores pueden consultar estas notas y no tendrán que molestar a ciertos clientes.

Lista de capitalización actual y proforma

Los emprendedores necesitan compartir su lista de capitalización actual y proforma para mostrar a los potenciales inversores cómo se asigna el capital en la empresa y cómo cambiarán esas asignaciones tras la actual ronda de financiación. Tu lista de capitalización actual debería mostrar el estado de la propiedad de la empresa en la actualidad. En la lista de capitalización proforma, tienes que añadir lo que se espera que pase tras la ronda de financiación en la que estás inmerso. Puedes hacerlo indicando el porcentaje de la empresa que los inversores de esta ronda pueden esperar poseer.

En tu lista de capitalización no hace falta incluir los nombres de los inversores o accionistas que no sean emprendedores. Veámoslo con un ejemplo:

• Emprendedor A: 45 %
• Emprendedor B: 30 %
• Inversores actuales: 15 %
• Opciones asignadas: 2 %
• Grupo de opciones no asignadas: 8 %

Aunque algunos emprendedores opten por un resumen simplificado de la propiedad actual, me gusta ver una versión detallada que defina exactamente quién es dueño de cada porcentaje de la empresa. Las tablas de capitalización detalladas son importantes porque me dan información sobre cómo han ido cambiando las partes interesadas de la empresa con el tiempo. Por ejemplo, si hay alguien que posee capital pero ya no está en la compañía. Estas tablas ofrecen información directa y eliminan las elucubraciones y la confusión.

Documentos de inversión

Por último, pero no menos importante, están los documentos que indican las condiciones con las que estás trabajando en esta ronda de financiación. Si utilizas un documento SAFE (Acuerdos simplificados sobre acciones futuras), necesitas este documento en tu sala de datos. Si tienes una ronda del tipo "priced" (inversión de capital basada en la valoración negociada de una empresa) y ya tienes estos documentos, es buena idea que los compartas. También he visto a emprendedores que incluyen documentos SAFE que ya tienen o bonos convertibles que van a convertir en esta ronda.

Otros documentos a considerar

Aunque los documentos anteriores son imprescindibles para tu sala de datos, quizás también quieras optar por ser aún más minucioso y compartir más información relevante. Tus estatutos sociales tendrán que consultarse en algún momento, así que suele ser buena idea incluirlos desde el principio. También es recomendable indicar si ya se han comprometido algunos inversores en la ronda y con qué cantidad. Otra posibilidad es añadir un plan detallado para el uso de la financiación de esta ronda. Añadir más documentos estratégicos puede ser interesante, como la hoja de ruta del producto o la estrategia de penetración en el mercado. Si ya tienes esta documentación, te animo a incluirla, pero no la crees solo para la sala de datos.

Existen más documentos que podrías añadir:

• Cualquier enlace a la cobertura mediática de la empresa
• El uso de los datos en test beta, pruebas piloto o por parte de los primeros clientes
• Lista de clientes
• Ejemplo de los contratos de los clientes
• Patentes o marcas registradas

Cuando se trata de estos otros documentos, es importante incluir únicamente lo verdaderamente relevante. Por último, si tienes alguna demanda o cualquier otro asunto que podría ser una señal de alarma en el proceso de debida diligencia, es recomendable ser proactivos e incorporar esta información.

Una buena sala de datos de captación de financiación puede diferenciarte

Crear una sala de datos te llevará solo unas horas al iniciar un proceso de captación de financiación. Pero eso no significa que debas tomarte el proceso a la ligera. Al contrario, los emprendedores deberían crear la mejor sala de datos posible que pueda ayudarte a destacar entre la multitud e impresionar a los inversores.

• Incorpora de 4 a 7 apartado en tu sala de datos. No es cuestión de abrumar o alejar a los inversores de la información más importante a la hora de tomar decisiones en cuanto a la financiación.
• Incluye una carpeta para cada una de estas secciones con un nombre directo para permitir a los inversores ver de un vistazo exactamente qué documentos se han incluido y donde se ubican.
• Utiliza un proveedor de salas de datos como DocSend que te permita mantener la información actualizada y hacer seguimiento de lo que están revisando los inversores.

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