Si trabajas para una agencia creativa, no solo conoces la importancia de las propuestas, sino que vives las propuestas en primera persona.
The la empresa promedio dedica 24 horas a una sola propuesta,las que mejores rendimientos obtienen suman dos horas más. Cuando traduces esas horas en costes de personal, queda bastante claro que las propuestas no son precisamente asequibles de producir.
Al dedicar mucho tiempo y esfuerzo a tus propuestas y especificación de servicios, buscas lograr tres cosas:
- Mostrar tus capacidades creativas
- Proteger tus ideas
- Ganar oportunidades de negocio sin esfuerzo
La cuestión es que algunas tecnologías pueden dificultar ver la propuesta, lo cual puede llevar a que se pierdan oportunidades de negocio. Los creativos también deben prestar mucha atención a que los conceptos de diseño no acaben en las manos de la competencia. A continuación te contamos cómo usar la tecnología a tu favor para enviar propuestas, facilitar la vida a tus clientes y proteger tus ideas, además de darte los datos que necesitas para ganar más clientes.
1. Enseña tus ideas compartiendo audio, imágenes y vídeo en DocSend
Los storytellers suelen decir que lo mejor es demostrar y no solo hablar. Lo mismo se aplica para los creativos. A veces, para llegar a un cliente potencial es mejor demostrar de lo que eres capaz en vez de hacer un listado de tus servicios. La gente suele querer ver ejemplos de tus diseños antes de confirmar que quiere trabajar contigo. Pero más a menudo de lo que parece, es delicado enviar borradores o grabaciones por correo, ya que esto tiene sus limitaciones. Y lo que es peor, los archivos pueden distribuirse con cualquier persona una vez que están ahí fuera. Como mencionábamos antes, proteger la propiedad intelectual es básico para cualquier agencia a la que le importe la integridad de sus productos finales.
Sabemos que proteger tu propiedad intelectual es fundamental. Domina y protege tu proceso creativo de principio a fin con los formatos multimedia de DocSend, desde la adquisición de clientes hasta la gestión de propuestas y la ejecución de ofertas. DocSend te permite acelerar los acuerdo al ofrecerte tanto información como seguridad sobre tus diferentes archivos creativos:
Formatos creativos de imagen: Protege diseños de Adobe Photoshop e Illustrator con los controles avanzados de DocSend mientras adquieres nuevas oportunidades de negocio potenciales.
Archivos de vídeo: Determina qué versión de tu reel funciona mejor con nuevos clientes y centraliza los vídeos en un mismo lugar.
Archivos de audio: Cambia las propuestas largas por correo por grabaciones de audio breves. También podrás subir directamente contenido, tendrás controles de acceso y analíticas de interacción avanzadas.
2. Protege tu propiedad intelectual
Las presentaciones virtuales abren a tu agencia muchas oportunidades, pero también nuevos retos en cuanto al luso compartido seguro de los archivos y la gestión de propuestas de contenido.
Por ejemplo, Brian Mast, socio director en 104 West PR suele necesitar a menudo proteger proyectos embargados para que no acaben en las manos equivocadas. “Con DocSend, podemos proteger las presentaciones secretas exigiendo una dirección de correo electrónico para verlas", comenta. "Aunque se reenvíe el enlace a otras personas, y en ese caso recibiremos una notificación, no se podrá consultar la información sin introducir una dirección de correo electrónico. Más allá de la tranquilidad de saber que no se puede filtrar una historia, también tenemos información sobre cómo interactúan con ella los medios y qué utilidad tiene la presentación”.
Brian utiliza un portal seguro de cliente de DocSend (el estándar para el uso compartido de archivos seguro), que permite enviar varios archivos en un solo enlace y personalizar la protección avanzada de forma independiente por cada documento:
- Marcas de agua dinámicas: muestra automáticamente la información de tu lector, como el correo, la dirección IP, la fecha y el momento, de forma que no tengas que generar diferentes marcas de agua para cada propuesta.
- Acuerdos de un solo clic: protege la propiedad intelectual y otra información sensible de la empresa firmando en una herramienta integrada
- Verificación de correo electrónico: lo cual limita el acceso como destinatarios a personas autorizadas a cargo de la toma de decisiones y hace seguimiento de quién puede ver tu propuesta o contrato
Proteger las ideas es crucial para evitar que un nuevo cliente se vaya con otra firma. Digamos que uno de los conceptos de diseño se reenvía a una agencia de la competencia, que no solo puede recrear las mismas imágenes en menos tiempo, sino ofrecer sus servicios a un precio más competitivo. Ganar nuevos clientes ya no se limita únicamente a darte a conocer. Tienes que proteger tus ideas añadiendo funciones protectoras como marcas de agua, contraseñas y acuerdos integrados.
3. Pónselo fácil a los clientes para trabajar contigo mediante portales intuitivos para ellos
Parece obvio, pero te sorprendería cuántos clientes eligen a agencias con las que les resulta más fácil trabajar. Y, en parte, esto consiste en comunicarse de una forma en la que se respete la bandeja de correo del cliente.
Llevamos compartiendo archivos digitales durante décadas, pero de alguna forma sigue costando encontrar rápidamente las nuevas versiones de los documentos que necesitamos. Tara Mallen, creativa sénior en Quartz, comenta: “Antes de tener DocSend, usábamos varias herramientas para compartir los resúmenes y las propuestas creativos. El problema es que, con estas propuestas, suele haber cambios de última hora, lo que nos hacía enviar un correo electrónico y un enlace completamente nuevos al cliente. Con DocSend, podemos comunicarnos con los clientes de una manera más fluida y organizada”.
Lo que Tara describe es un portal de cliente personalizado, es decir, un espacio digital a medida creado para tus clientes potenciales o sus archivos. Para acceder a todos los archivos que le incumben, solo tiene que hacer clic en un enlace. Se acabó buscar entre adjuntos de correo. Han quedado atrás esos días en los que era normal preguntarse si la última versión de una propuesta es realmente la más actualizada. Y lo que es mejor, puedes tener todo el control sobre tus archivos en cada portal de cliente. Tanto si añades marcas de agua a propuestas individuales como si vas a aplicar la autenticación por correo en un propuesta de diseño específica, tu trabajo sigue siendo tuyo. Los portales de cliente dejan a un lado la confusión, de forma que los clientes puedan acceder a todo lo que necesitan en un portal centralizado.
4. Graba vídeos con voz en off para dar vida a tus propuestas
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Las presentaciones en vídeo asíncronas se están haciendo imprescindibles, con un 26 % de acuerdos que se cierran más rápido con propuestas donde el vídeo es el protagonista. Cuando envías una presentación de vídeo asíncrona, permites que alguien la vea cuando quiera, lo cual, de nuevo, respeta su tiempo y no inundas su bandeja de correo.
Cuando grabas una presentación en vídeo, lo habitual es grabar la pantalla y también a ti, de forma que puedas dar con el tono perfecto para tu público y enviar tu mensaje. La integración de DocSend con Dropbox Capture te permite crear grabaciones breves con voz en off directamente desde tus portales de cliente personalizados, de forma que todo tu contenido se centralice en un solo lugar.
5. Recopila analíticas en tus propuestas de vídeo y grabaciones de audio
Cuando experimentes con las propuestas de vídeo, es probable que quieras saber si merecen la pena. Aunque es cierto que las presentaciones en vídeo no requieren demasiado tiempo de dedicación cuando ya has hecho unas cuantas, lo normal es querer asegurarte de que usas los recursos más eficientes para ganar nuevas posibilidades de negocio.
Las analíticas de vídeo de DocSend pueden ayudarte a probar y refinar tu estrategia con las presentaciones en este formato. Y con archivos de audio también. DocSend también te ofrece una puntuación de la interacción de las visitas, lo cual también te indica si tus visitantes pueden ver y oír el archivo, así como el tiempo de reproducción. A continuación verás una serie de datos que puedes consultar al enviar archivos de audio y vídeo a tus clientes potenciales:
- Porcentaje del tiempo de reproducción: para averiguar hasta qué parte del vídeo o mp3 han llegado los visitantes. Prueba versiones de 30, 60 y 90 segundos y comprueba la diferencia.
- Omitir: para comprobar si alguna parte necesita volver a trabajarse.
- Rebobinar: para comprobar qué secciones son, o bien las más interesantes o necesitan ampliarse.
- De fondo: para ver si has captado verdaderamente la atención de alguien o si están reproduciendo tu vídeo de fondo mientras miran otra cosa.
6. Ejecuta contratos personalizados con la firma electrónica integrada de DocSend
Ganar nuevas oportunidades comerciales es la parte más emocionante de la captación, pero también implica ciertas tareas administrativas, como crear el borrador y aprobar el contrato.
Conseguir que un contrato se apruebe implica cierto debate, especialmente cuando hay implicadas muchos responsables de la toma de decisiones. Evita los retrasos en la aprobación con la firma electrónica de DocSend, una herramienta que permite crear campos de firma del tipo arrastrar y soltar, o habilitar la firma con un solo clic hasta para 10 firmantes diferentes.
En general, la firma con un solo clic lo cambia todo a la hora de acortar el ciclo de ventas. Te gustará no solo porque tu cliente firmará los contratos más rápidamente, sino porque solo tendrá que hacer clic una vez para crear una firma legalmente vinculante.
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