Aplicar análisis de documentos a presentaciones generales ante los medios

Antes de usar DocSend, 104 West organizaba y gestionaba las relaciones con los medios en diferentes listas, carpetas de Google Drive y documentos. Mantener una lista actualizada de presentaciones, borradores para la prensa y kits para los medios por cada cliente era pesado y llevaba mucho tiempo. “Mi trabajo como gestora de cuenta es intentar ser siempre transparente con los clientes sobre cómo avanza el proceso de presentación y en qué situación nos encontramos. Lo que les podemos contar no admite muchos matices. O hicimos una presentación y no hemos tenido respuesta o sí se han puesto en contacto. Acabamos teniendo que suponer bastantes cosas para decidir en qué momento y de qué manera es mejor hacer seguimiento con las personas de contacto de los medios que no responden”, explica Laura Kubitz, gestora de cuenta de 104 West.

Cuando se presenta una historia a una lista acotada de medios que podrían encajar bien con ella, el interés de los periodistas y la colocación dependen de varios factores, como una historia interesante, una colaboración que ya esté en marcha y, por supuesto, la suerte. El momento elegido, los proyectos activos y el ciclo informativo pueden afectar al interés de los medios y la inclusión de una historia. 104 West usa DocSend para alojar el contenido que presenta, como una nota de prensa o un artículo, a través de un enlace único con seguimiento por historia. Así dispone de análisis agregados sobre el nivel de interés en una presentación en concreto. Todo esto permite que 104 West se anticipe al interés previsto o que, en caso necesario, cambie de estrategia o lo intente con otro grupo de medios.

“Ahora, con DocSend, puedo informar a los clientes sobre la situación de nuestras presentaciones de una forma mucho más práctica y precisa. Por ejemplo, sé si los medios han revisado la presentación, hasta dónde han llegado e incluso si la han compartido con sus compañeros. Esto nos permite adoptar un enfoque estratégico para ciertos medios según cómo hayan interactuado con el contenido, así como adelantarnos y tomar la dirección más acertada”, afirma Laura.

Un enlace único y seguro para mantener y distribuir kits para medios de los clientes

104 West mantiene los kits para medios de sus clientes porque quiere asegurarse de que las imágenes y los textos publicados sobre cada cliente siempre sean los más precisos y estén al día. Cuando no tenía DocSend, Allison Heard, director de servicios creativos de 104 West, usaba una carpeta de Google Drive por cliente, a veces incluso por cada comunicación con un medio. Lo que quería hacer era asegurarse de que las personas implicadas en el proyecto pudieran ver lo que tenían que ver y nada más. Por las limitaciones de Google en cuanto a aprovisionamiento de usuarios y uso compartido seguro, tenía que gestionar varios kits para medios por cliente según la presentación. A veces, los kits para medios se compartían como archivo adjunto de correo electrónico; muchas otras, los archivos eran demasiado grandes, lo que provocaba errores de entrega, retrasos o confusión en momentos muy importantes.

“En alguna ocasión, solo queríamos compartir un vídeo o gráfico personalizado con los medios. En otra, queríamos compartir más información con un medio que con otro. Acabábamos creando varias carpetas para una presentación a clientes. Era confuso y provocaba problemas porque toda la información se sacaba de la misma fuente”, recuerda Allison.

“Con DocSend, podemos tener sin problemas los kits para medios de los clientes en Espacios, que son ubicaciones centralizadas y seguras. El enlace siempre está activo y actualizado, por lo que no tengo que preocuparme por si los medios tienen un logotipo desfasado o la plantilla que no es. Además, hay diferentes niveles de acceso o vistas personalizadas para los distintos grupos de personas de contacto de los medios. Esto lo cambia todo para nosotros y nos permite garantizar que la información adecuada llega a quienes debe llegar”, comenta Allison.

104 West gestiona los kits para medios de sus clientes en DocSend

 

Gestionar una historia secreta gracias al uso compartido seguro

Para 104 West, gestionar historias secretas —por ejemplo, información muy esperada por el público o altamente confidencial— puede ser complicado. Antes de DocSend, esto se hacía por correo electrónico, ya fuera con archivos adjuntos o con enlaces a Documentos de Google. Aunque Documentos de Google es una buena herramienta para colaborar en archivos y editarlos en tiempo real, al presentar una información muy esperada sin riesgos hay que tener en cuenta el peligro de que un enlace o archivo adjunto en formato PDF acabe donde no debe y se revele el secreto.

“Con DocSend, podemos proteger las presentaciones secretas exigiendo una dirección de correo electrónico para verlas. Aunque se reenvíe el enlace a otras personas, y en ese caso recibiremos una notificación, no se podrá consultar la información sin introducir una dirección de correo electrónico. Más allá de la tranquilidad de saber que no se puede filtrar una historia, también tenemos información sobre cómo interactúan con ella los medios y qué utilidad tiene la presentación”, explica Brian Mast, socio ejecutivo de 104 West.

Una nueva mirada a las relaciones con los clientes y los medios

Con DocSend, 104 West gestiona las relaciones con los medios de una forma mucho más proactiva. Además, sus clientes disponen de una información más detallada y concreta sobre el proceso y la estrategia de presentación. El hecho de poder compartir con seguridad y en tiempo real, controlar y mantener los materiales de los clientes, la empresa puede dedicar más tiempo a dar con la historia perfecta que a hacer el seguimiento.

“DocSend ha transformado cómo les presentamos la información a los medios y cómo la compartimos con ellos. Creemos que la mejor forma de trabajar es darles información pertinente y útil. Ahora tenemos estadísticas en tiempo real sobre qué parte de la historia despierta interés y cuál no. Gracias a esta información, nos relacionamos mejor con la prensa, somos más transparentes y eficientes con ellos, y ofrecemos un servicio más atractivo para los clientes”, añade Brian.