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Vigilar el interés de los medios y actuar rápidamente con DocSend

When pitching the media and journalists, all PR firms know their story must be concise, relevant, and enticing. As a boutique firm specializing in B2B tech, ranging from early stage startups to Fortune 100 clients, 104 West tackles this challenge daily.

Aplicar análisis de documentos a presentaciones generales ante los medios

Antes de usar DocSend, 104 West organizaba y gestionaba las relaciones con los medios en diferentes listas, carpetas de Google Drive y documentos. Mantener una lista actualizada de presentaciones, borradores para la prensa y kits para los medios por cada cliente era pesado y llevaba mucho tiempo. “Mi trabajo como gestora de cuenta es intentar ser siempre transparente con los clientes sobre cómo avanza el proceso de presentación y en qué situación nos encontramos. Lo que les podemos contar no admite muchos matices. O hicimos una presentación y no hemos tenido respuesta o sí se han puesto en contacto. Acabamos teniendo que suponer bastantes cosas para decidir en qué momento y de qué manera es mejor hacer seguimiento con las personas de contacto de los medios que no responden”, explica Laura Kubitz, gestora de cuenta de 104 West.

Cuando se presenta una historia a una lista acotada de medios que podrían encajar bien con ella, el interés de los periodistas y la colocación dependen de varios factores, como una historia interesante, una colaboración que ya esté en marcha y, por supuesto, la suerte. El momento elegido, los proyectos activos y el ciclo informativo pueden afectar al interés de los medios y la inclusión de una historia. 104 West usa DocSend para alojar el contenido que presenta, como una nota de prensa o un artículo, a través de un enlace único con seguimiento por historia. Así dispone de análisis agregados sobre el nivel de interés en una presentación en concreto. Todo esto permite que 104 West se anticipe al interés previsto o que, en caso necesario, cambie de estrategia o lo intente con otro grupo de medios.

“Ahora, con DocSend, puedo informar a los clientes sobre la situación de nuestras presentaciones de una forma mucho más práctica y precisa. Por ejemplo, sé si los medios han revisado la presentación, hasta dónde han llegado e incluso si la han compartido con sus compañeros. Esto nos permite adoptar un enfoque estratégico para ciertos medios según cómo hayan interactuado con el contenido, así como adelantarnos y tomar la dirección más acertada”, afirma Laura.

Un enlace único y seguro para mantener y distribuir kits para medios de los clientes

104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.

“En alguna ocasión, solo queríamos compartir un vídeo o gráfico personalizado con los medios. En otra, queríamos compartir más información con un medio que con otro. Acabábamos creando varias carpetas para una presentación a clientes. Era confuso y provocaba problemas porque toda la información se sacaba de la misma fuente”, recuerda Allison.

“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.

104 West manages their client's media kits in DocSend

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Gestionar una historia secreta gracias al uso compartido seguro

For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.

“Con DocSend, podemos proteger las presentaciones secretas exigiendo una dirección de correo electrónico para verlas. Aunque se reenvíe el enlace a otras personas, y en ese caso recibiremos una notificación, no se podrá consultar la información sin introducir una dirección de correo electrónico. Más allá de la tranquilidad de saber que no se puede filtrar una historia, también tenemos información sobre cómo interactúan con ella los medios y qué utilidad tiene la presentación”, explica Brian Mast, socio ejecutivo de 104 West.

With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Brian Mast
Brian MastManaging Partner, 104 West

Una nueva mirada a las relaciones con los clientes y los medios

Con DocSend, 104 West gestiona las relaciones con los medios de una forma mucho más proactiva. Además, sus clientes disponen de una información más detallada y concreta sobre el proceso y la estrategia de presentación. El hecho de poder compartir con seguridad y en tiempo real, controlar y mantener los materiales de los clientes, la empresa puede dedicar más tiempo a dar con la historia perfecta que a hacer el seguimiento.

“DocSend ha transformado cómo les presentamos la información a los medios y cómo la compartimos con ellos. Creemos que la mejor forma de trabajar es darles información pertinente y útil. Ahora tenemos estadísticas en tiempo real sobre qué parte de la historia despierta interés y cuál no. Gracias a esta información, nos relacionamos mejor con la prensa, somos más transparentes y eficientes con ellos, y ofrecemos un servicio más atractivo para los clientes”, añade Brian.

Product Analytics With Docsend

Intercambio seguro de documentos con analíticas en tiempo real al alcance de tus manos