El contexto de la empresa

BioscienceLA se fundó en 2018 y es todo un catalizador de innovación en ciencias naturales y en materia de salud que opera desde el área metropolitana de Los Ángeles. Su día a día consiste en generar oportunidades de financiación, espacio y talento, así como difusión y concienciación. Esta ONG independiente garantiza que Los Ángeles tenga un ecosistema colaborativo y unido que abarque todos los aspectos del conglomerado especializado en ciencias biológicas del sur de California. BioscienceLA recurrió a DocSend para compartir información financiera confidencial de forma segura con miembros de la junta, difundir información del programa entre los participantes y firmar acuerdos de asociación con las organizaciones con las que trabajan.

El reto

Antes de usar DocSend, David J. Whelan, director general de BioscienceLA, nos comentó que la organización compartía información confidencial con el consejo de administración mediante archivos adjuntos de correo. "Necesitábamos una forma más segura de compartir información financiera y estratégica de carácter confidencial con nuestro consejo. Los archivos adjuntos enviados por correo se perdían o no se podían abrir fácilmente en dispositivos móviles, por lo que teníamos que encontrar una solución mejor", comenta Dave.

La solución:

Dave acudió a la plataforma para compartir documentos de forma segura DocSend para gestionar con seguridad la comunicación con la junta directiva de la organización, así como la incorporación de participantes en un nuevo programa de prácticas.

Alojar documentos internos de forma segura con Dropbox

Cuando Dave se unió a BioscienceLA como director general, quería asegurarse de que su equipo pudiera colaborar a distancia de forma eficaz. Como fue de los primeros en usar Dropbox, sabía que era la solución perfecta por sus funciones de sincronización y almacenamiento de archivos en la nube. Independientemente de si se trata de crear planes de programas, planes financieros o notas internas, Dave y su empresa confían en Dropbox para alojar de forma segura todos sus archivos y así poder seguir concentrados en los objetivos. “Para nosotros es muy fácil acceder desde cualquier lugar a los documentos de planificación que creamos en Dropbox. Vamos a abrir una nueva sede en Culver City, por lo que disponer de forma segura de nuestros archivos en cualquier lugar nos parece muy importante”.

Una manera más segura de gestionar los mensajes externos con el consejo de administración de las ONG

Al compartir información externa a su organización, Dave quería asegurarse de que toda la información confidencial estuviera a salvo. En concreto, buscaba proteger los archivos confidenciales que intercambia con la junta directiva de la ONG. "Comparto presentaciones y documentación financiera con los miembros del consejo de administración antes y después de las reuniones. Quería reforzar la seguridad para asegurarme de que estos documentos no acabaran en las manos equivocadas", comenta Dave.

Pese a que era fácil que terceros accedieran a otras herramientas de intercambio de documentos, Dave puede proteger sus documentos confidenciales mediante contraseña y pidiendo la dirección de correo electrónico como requisito para acceder a los archivos PDF y documentos de Excel, Word y PowerPoint que comparte en DocSend.

Comunicación fluida con la junta

Para enviar el orden del día de la reunión a los miembros del consejo, Dave solía enviar archivos adjuntos. "Enviar estos archivos como adjuntos de correo no era sostenible para nosotros porque a veces necesitaba hacer cambios en el orden del día y no quería que las versiones actualizadas acabaran perdiéndose", afirma Dave. Para mantener una comunicación más concisa con los miembros de la junta, Dave recurrió a DocSend con la idea de simplificar la actualización de los documentos en el backend, sin tener que dar un paso atrás y actualizar el enlace original. "Es una forma mucho más respetuosa de comunicarme con los miembros de nuestra junta, ya que podemos modificar o actualizar los documentos fácilmente con DocSend en segundo plano, sin tener que avisar a nadie", comenta Dave.

Salas virtuales de datos para incorporar a participantes en el programa

BioscienceLA ofrece un programa de prácticas BioFutures que conectan a estudiantes de orígenes que carecen de representación con empleos subvencionados de prácticas en organizaciones de ciencias biológicas de Los Ángeles. Esta iniciativa forma parte de su objetivo: impulsar la capacidad y el ritmo de la innovación en el ámbito de las ciencias biológicas.

Cuando una empresa acepta recibir a alguien en prácticas, se le envía su propio espacio de DocSend con los materiales del programa y los contratos necesarios. Los becarios también reciben un espacio personalizado con documentos individualizados que están relacionados con el programa. El portal de contenido incluye todo lo que los socios necesitan saber sobre el programa de prácticas, incluidos horarios y responsabilidades. Esto evita que se pierdan los materiales y da una experiencia más personalizada a cada organización asociada y persona en prácticas. DocSend ayuda a BioscienceLA a diseñar un proceso de incorporación ordenado, además de una experiencia organizada del programa tanto para las empresas asociadas como para los empleados en prácticas.

Formalizar acuerdos de asociación con la firma electrónica de DocSend

Al usar la firma electrónica de DocSend, las empresas asociadas que participan en el programa de prácticas de BioscienceLA pueden firmar sus acuerdos de prácticas. De forma similar, cuando se acepta a una persona en el programa, esta firma sus contratos en DocSend. Tanto los estudiantes como los socios pueden revisar fácilmente todos los documentos de incorporación en los que se describen sus responsabilidades en el programa, así como firmar sus acuerdos de participación con la firma electrónica de DocSend. Dave ahorra tiempo arrastrando y soltando fácilmente los campos de firma personalizados en DocSend para recopilar los acuerdos de participación firmados.