Bond optimiza su proceso de contratación e incorporación con DocSend y Dropbox

El equipo de RR. HH. de Bond, que creció más del doble de un año para otro, necesitaba una forma segura de enviar las presentaciones y los encargos con candidatos potenciales, además de hacer el seguimiento correspondiente.

El contexto de la empresa

El objetivo de Bond es acelerar el ritmo de innovación financiera y el acceso al capital. Permite a las empresas ofrecer productos financieros a sus clientes de acuerdo con las regulaciones vigentes. Esto es posible porque consiguen que la integración de bancos y proveedores financieros, a menudo anticuados, sea más intuitiva. Ahora que se enfrenta a un crecimiento enorme que se traduce en una oleada de contrataciones, Bond confía en DocSend para compartir de forma segura información con candidatos potenciales durante el proceso de entrevista y contratación.

El reto

Antes de DocSend, Brittney Harvey, encargada de selección de personal de Bond, enviaba a los candidatos presentaciones de captación, así como tareas para puestos disponibles, como adjuntos de correo o archivos de Google Drive. En un sector muy susceptible a la confidencialidad y tratándose de un mercado competitivo, a Brittney a veces le preocupaba que la información acabara en las manos equivocadas. Así que se dispusieron a buscar una solución de intercambio de archivos segura para documentos externos durante el proceso de contratación.

La solución:

El equipo recurrió a la solución para compartir documentos de forma segura de DocSend para proteger presentaciones confidenciales y casos prácticos que se enviaban a los candidatos durante el proceso de contratación.

Controlar el acceso a los documentos confidenciales con los candidatos

Desarrollar el trabajo de captación en una startup en pleno crecimiento no es tarea fácil. Brittney quería asegurarse de que la seguridad y la facilidad fueran prioritarias a la hora de compartir información con los candidatos. Durante el proceso derivado de la entrevista inicial, Brittney envía una presentación general en la que comparte un poco de información sobre la empresa y el producto. A veces, los candidatos tienen entrevistas con la competencia o proceden de sectores similares, por lo que era importante que estas presentaciones de producto estuvieran a salvo y no cayeran en las manos equivocadas.

Tener la opción de solicitar al candidato una dirección de correo electrónico para consultar documentos es fantástico. Si un enlace de DocSend acaba en manos de quien no debe y veo una dirección de correo electrónico que no conozco, puedo eliminar rápidamente el acceso a ese enlace.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Encargada de selección de personal, Bond

Con DocSend, Brittney puede recuperar la seguridad y el control de quién accede a la información de la empresa. “Me encantan las notificaciones que recibo por correo electrónico. Puedo asegurarme de que las personas que están viendo los documentos también están incluidos en nuestro sistema de seguimiento de candidatos”, explica Brittney. Si Brittney tiene que hacer algún cambio en un documento después de enviarlo, puede corregirlo fácilmente una sola vez y cambiar de forma automática la versión del archivo. Así, siempre tiene claro que envía la versión más actualizada de su material de contratación.

Hacer un seguimiento con los candidatos interesados en el momento adecuado

Con el auge del teletrabajo y el aumento de la flexibilidad en las opciones para las personas que buscan trabajo, en el mercado laboral se maneja un aumento de solicitudes nunca visto. Para los encargados de selección de personal, hacer un seguimiento de los candidatos interesados en el momento adecuado puede marcar la diferencia. Antes de usar DocSend, Brittney tenía dificultades para determinar qué candidatos estaban realmente interesados. Con los análisis de DocSend, recibe información por página y notificaciones cuando alguien consulta un documento que ha compartido. Así, puede aprovechar esta información para hacer un seguimiento en el momento adecuado. Cuanto antes pueda contactar con los candidatos cuya prioridad sea Bond, más aumentan las probabilidades de recibir una respuesta positiva.

La verdad es que, ahora mismo, el mercado laboral es frenético. Cuanto más rápido nos movamos, antes nos aseguraremos a los mejores profesionales. Contar con una herramienta como DocSend es vital para tener una ventaja competitiva a la hora de captar talento.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Encargada de selección de personal, Bond

Aumentar las tasas de interacción de los candidatos en un 25 % y seguir un proceso de contratación justo

Una vez que un candidato pasa el filtro inicial del encargado de selección de personal, se suele pasar a una tarea que se realiza desde casa, en el caso de determinados cargos. Antes, Brittney compartía la tarea con los candidatos mediante un documento de Google. Sin embargo, se dio cuenta de lo siguiente: "No podía hacer un seguimiento de quién había consultado o no ese documento". Sin poder seguir la interacción de los candidatos con la tarea, a Brittney le costaba priorizar con cuáles hacer un seguimiento.

Ahora con DocSend, puede consultar si alguien ha dedicado tiempo recientemente a mirar la tarea. Si alguien no lo ha hecho, puede ponerse en contacto con esa persona y comprar si está interesado en el puesto. "DocSend nos ha ayudado a aumentar el número de personas que responde a nuestra tarea en un 25 % porque he podido hacer un seguimiento en el momento adecuado".

El nivel añadido de protección de DocSend evita que los candidatos compartan tareas con otras personas interesadas en el puesto disponible. Brittney puede definir fechas de vencimiento para los enlaces, así como desactivar la opción de descargar la tarea. Al evitar que los documentos se envíen a otras personas, logra que el proceso de contratación sea justo para todos los posibles candidatos.

Estadísticas para tener conversaciones fundadas con los candidatos

Para un encargado de selección de personal, puede suponer un reto saber exactamente lo familiarizado que está un candidato con la empresa o anticiparse a las preguntas que pueda tener en una entrevista. De igual manera que un candidato quiere que su primera impresión sea positiva, los responsables de contratación se esfuerzan mucho durante el proceso de la entrevista para asegurarse de captar a los mejores profesionales.

Brittney y los responsables de contratación de Bond pueden llegar a las entrevistas sintiéndose preparados, sabiendo qué aspectos de la empresa pueden interesar a los candidatos y dónde anticiparse a las preguntas. Por ejemplo, antes de una entrevista, Brittney puede saber que un candidato ha dedicado más tiempo a la diapositiva de la cultura de la presentación de captación, por lo que sabe que debe poner énfasis en este aspecto durante la conversación. "Poder ver en qué está más interesado el candidato es muy importante. Puedo informar a otros entrevistadores sobre las áreas en las que hay que centrarse o sobre las que los candidatos pueden tener preguntas", comenta Brittney.

En un mercado laboral en constante cambio, puede ser difícil saber qué le interesa a un candidato, especialmente cuando puede haber otras ofertas encima de la mesa. Saber si un candidato muy codiciado se inclina a firmar una oferta con la empresa permite a los encargados de selección de personal detectar a qué aspectos dedicar su tiempo. En el caso de Brittney, puede medir el interés de los candidatos en las últimas etapas del proceso de contratación con DocSend. "Me encanta poder informar a los responsables de contratación de la buena noticia que supone que un candidato que queremos y que tiene varias ofertas vuelva a revisar nuestros materiales. Eso significa que todavía están pensando en nosotros y que ahora puede ser un buen momento para llamarle y ver si tienen alguna pregunta". Brittney utiliza DocSend como un indicador anticipado para los responsables de contratación de si es probable que un candidato acepte la oferta.

Si veo que un candidato ha dedicado mucho tiempo a una parte concreta de la presentación de captación, como diapositivas sobre la cultura o detalles técnicos de nuestro producto, me sirve para llevar las riendas de la conversación y orientar las decisiones como, por ejemplo, con quién debería hablar a continuación. Las estadísticas realmente me permiten ofrecer una experiencia más personalizada a los candidatos.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Encargada de selección de personal, Bond

Alojar de forma segura los documentos de los empleados tras la incorporación con Dropbox

Cuando los nuevos empleados se incorporan a una empresa, los responsables de RR. HH. los acompañaran mientras revisan y firman muchos documentos de incorporación. Es fundamental que los responsables de RR. HH. puedan confiar en una plataforma segura en la nube para organizar los archivos y los documentos de incorporación.

En el caso de Bond, cuando se incorpora a un nuevo empleado, los responsables de RR. HH. recopilan todos los documentos de incorporación con Dropbox. “Usamos Dropbox para gestionar los documentos de los empleados: cartas de oferta, contratos firmados y casi todo lo que pueden firmar”. Bond cuenta con la sincronización de archivos y en las posibilidades del almacenamiento en la nube de Dropbox para guardar todos sus documentos internos de forma segura. Así, la empresa se centra como es debido en sus objetivos principales. “Nos gusta mucho cómo organiza Dropbox todos los archivos y cómo puedes reorganizar carpetas sin complicaciones. Nuestro equipo legal usa Dropbox para asegurarse de que solo las personas adecuadas acceden a los documentos internos gracias a la protección con contraseña”. Para una empresa en crecimiento como Bond, la seguridad y la sencillez son fundamentales para compartir archivos desde cualquier lugar.

Mientras los encargados de selección de personal de Bond confían en DocSend para compartir de forma segura los documentos confidenciales con los candidatos, el equipo de RR. HH. guarda de forma segura los contratos firmados de los empleados en Dropbox. Ambos productos combinados mantienen al equipo de personal de Bond en marcha, a medida que su personal crece.

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