Una empresa emergente elige Dropbox y DocSend para gestionar con seguridad sus operaciones y conseguir capital de socios comanditarios

Gracias a la tecnología de Dropbox y DocSend, una empresa emergente puede almacenar, enviar y proteger fácilmente información financiera confidencial.

El contexto de la empresa

Una empresa emergente de capital riesgo que se fundó cuando el trabajo a distancia empezaba a ser habitual estaba buscando la forma de organizar mejor sus archivos y crear campañas de captación de fondos eficaces con su equipo distribuido por los Estados Unidos. La empresa confió en Dropbox y DocSend para trabajar de la mejor forma posible sin importar la distancia y conseguir más inversiones iniciales para su fondo I.

El reto

El director de relaciones con los inversores de este fondo emergente comentó que, antes de usar Dropbox y DocSend, la empresa buscaba una forma segura de compartir documentos financieros confidenciales con socios comanditarios potenciales a fin de conseguir mejores inversiones iniciales para su fondo I.

La solución

El director de relaciones con los inversores de la empresa usa la plataforma de sincronización de archivos Dropbox y la solución para compartir documentos de forma segura DocSend para almacenar sin problemas los archivos que hacen funcionar la empresa, además de compartirlos de forma segura y optimizar el alcance que tienen entre inversores y socios comanditarios potenciales.

Almacenar todos los materiales internos de la empresa en Dropbox para colaborar en ellos

Puesto que la empresa empezó en un momento en el que la mayoría de las empresas necesitaban adaptarse al trabajo a distancia, el equipo contó con Dropbox desde el principio para tener una sola fuente para todos los archivos y la información que tuvieran que ver con el funcionamiento interno. “Creamos la mayor parte de los archivos en Microsoft Word, PowerPoint y Excel. Saber que siempre tendrán una copia de seguridad en Dropbox es un alivio”, comenta el director.

Esté donde esté el equipo, todos los archivos importantes —como las estrategias de inversión, la investigación de fondos para la cartera básica, los documentos de análisis de riesgo-retorno y los procedimientos de gestión de riesgos— se actualizan y protegen. El equipo puede crear revisiones y ediciones finales fácilmente en Dropbox, además de recibir una notificación cuando alguien actualiza un documento. “Las estructuras de carpeta compartida y carpeta de grupo de Dropbox nos dan más control sobre la información financiera confidencial”, continúa el director.

Como el equipo está muy repartido por los Estados Unidos, disponer de una fuente de información centralizada es fundamental para poder colaborar a distancia. Además de trabajar con el personal a tiempo completo y los socios del fondo, el director de relaciones con los inversores colabora con un equipo de marketing externo que se encarga de crear PDF personalizados y materiales comerciales. “Revisamos varias versiones de hojas resumen y presentaciones para inversores que nos prepara el equipo de marketing. Intercambiamos comentarios para pulir el aspecto y el diseño”, explica el director. Cuando el documento está terminado, el director puede subirlo a DocSend desde su cuenta de Dropbox.

Proteger los documentos financieros confidenciales que se comparten con socios comanditarios potenciales con DocSend

Unas de las responsabilidades del director de relaciones con los inversores es identificar a un grupo amplio de inversores potenciales y conseguir capital para el primer fondo de la empresa. Cuando sube materiales a DocSend por primera vez, el director puede establecer una seguridad avanzada para los documentos financieros confidenciales. Tiene la opción de crear un código de acceso único, requerir la verificación de la dirección de correo electrónico y configurar fechas de vencimiento para que solo los inversores potenciales que le interesan a la empresa puedan acceder a los archivos. “Quiero que nuestra información financiera se pueda distribuir ampliamente entre los inversores potenciales, pero controlando el acceso para que no acabe en manos de otros fondos que puedan estar interesados en imitar nuestros pasos”, explica.

Varios documentos financieros y presentaciones generales exigen que se firmen un acuerdo de confidencialidad para antes de que los inversores potenciales los consulten. El director puede, simplemente, subir el acuerdo de confidencialidad estándar de la empresa a DocSend, arrastrar los campos que hay que firmar y soltarlos directamente en el documento en cuestión. En el caso de que un archivo requiera esta capa de seguridad extra, solo tiene que exigir un acuerdo de confidencialidad en un clic. Los socios comanditarios potenciales pueden firmar acuerdos de confidencialidad en un momento gracias a la solución intuitiva de DocSend, que está integrada en el flujo de trabajo para ver los documentos.

Para nosotros, DocSend es una nueva forma de gestionar los archivos que compartimos con socios comanditarios e inversores potenciales de nuestro fondo emergente. Me encanta DocSend, tanto por el control que da como por la capacidad de gestionar archivos que son demasiado grandes y no se pueden enviar por correo electrónico.

Director de relaciones con los inversores

Firma de capital riesgo emergente

Completar un fondo de capital riesgo emergente con la sala virtual de datos de DocSend

Cuando el director de relaciones con los inversores ha subido los archivos a DocSend, crea una sala virtual de datos para compartir toda la información fundamental de la inversión con un solo enlace. “Solo tengo que insertar el enlace a la sala de datos de DocSend en el correo electrónico que les envío a los inversores. Los socios comanditarios e inversores potenciales tienen acceso a los documentos de referencia y financieros. No tienen que descargar ningún software”, explica el director. Además, los inversores potenciales pueden ver cuestionarios de diligencia debida, hojas informativas y documentos legales desde el navegador web en cualquier dispositivo. También pueden personalizar la sala virtual de datos con una imagen de banner y un logotipo personalizado, lo que ayuda a ofrecer una experiencia cuidada al público.

En el caso de otros documentos que necesitan estar más protegidos, el director puede añadir un acuerdo de confidencialidad en un solo clic, además de protección con contraseña y verificación de la dirección de correo electrónico. En lugar de adjuntar manualmente archivos a un correo electrónico —se podrían descargar y compartir con terceros fácilmente—, el director tiene la opción de proteger la información financiera en la sala virtual de datos de DocSend.

Los análisis de DocSend aportan estadísticas sobre el interés de los socios comanditarios

Una vez que los socios comanditarios e inversores potenciales acceden a su sala virtual de datos, el director de relaciones con los inversores recibe una notificación por correo electrónico. Así sabe exactamente quién ha revisado sus archivos. El director puede consultar análisis de páginas específicas. Según afirma, esto: “Ayuda a entender mejor la parte de un documento concreto que más llama la atención de los socios comanditarios e inversores potenciales. Gracias a esto, hemos mejorado las relaciones con algunos inversores”. Los análisis de documentos de DocSend pueden servir para preparar las conversaciones con socios comanditarios e inversores potenciales, y así conseguir que las interacciones sean más provechosas.

Usamos los análisis de DocSend para identificar qué funciona y qué no, el contenido que hay que eliminar de la presentación y las secciones que hay que reforzar con más información.

Director de relaciones con los inversores

Firma de capital riesgo emergente

El esfuerzo que el director ha invertido en crear una experiencia potente para los inversores finalmente ha valido la pena, ya que esta empresa emergente acaba de cerrar las inversiones iniciales de su fondo I. “Hemos conseguido que muchos socios comanditarios firmen tras haber accedido a nuestra sala de datos de DocSend. Pude crearla en un momento, y los socios comanditarios la han usado sin problemas”, comenta.

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