Humii protege los documentos confidenciales sobre inversores y clientes con DocSend
Humii empezó a usar DocSend para compartir archivos de forma segura con inversores. Terminó usándolo también para informes de clientes y para ventas.
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2022
Caso práctico
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Humii protege los documentos confidenciales sobre inversores y clientes con DocSend
Humii empezó a usar DocSend para compartir archivos de forma segura con inversores. Terminó usándolo también para informes de clientes y para ventas.
El contexto de la empresa
Humii es una plataforma de estadísticas sobre venta al por menor y cliente misterioso para comercio electrónico que combina la tecnología más avanzada con análisis humano para ayudar a las marcas a ofrecer una experiencia de compra online excelente. Cuando la empresa se puso a buscar una forma segura de enviarles archivos confidenciales a los inversores, eligió DocSend para almacenar, controlar y supervisar los documentos.
Les pareció una herramienta tan eficaz que la empezaron a usar en el día a día; por ejemplo, para compartir informes confidenciales con los clientes.
El reto
Cuando Humii empezó a recaudar capital, se topó con el mismo reto que muchas start-ups: necesitaba una forma de compartir documentos confidenciales con los inversores. El correo electrónico no era una opción suficientemente segura, y Google Drive no parecía muy profesional. El equipo de la empresa buscaba una solución con la que pudiera controlar el acceso a los materiales para inversores, de modo que nadie fuera capaz de descargar archivos confidenciales y potencialmente enviárselos a personas ajenas a la empresa que no aplicaran la seguridad adecuada.
Ha supuesto un gran cambio para la empresa. Hemos dejado de compartir archivos por correo electrónico y Google Drive. El hecho de poder ver claramente quién accede a cada archivo y lo interesante que le parece el contenido a esa persona ha mejorado todo nuestro proceso de captación de fondos.
La solución
Humii empezó a usar la sala virtual de datos de DocSend para controlar el acceso a todos los documentos para inversores, incluida la información financiera confidencial que no se debería compartir libremente. Tras comprobar que funcionaba bien con los inversores, el equipo empezó a usar DocSend para más cosas, como compartir archivos de forma segura (documentos previos a la venta, informes de datos cruciales, etc.) con clientes potenciales y actuales.
Controlar los materiales para los inversores en la sala virtual de datos de DocSend
Al crear una sala virtual de datos personalizada para ofrecer una experiencia única a cada empresa de capital riesgo, Andy puede reunir fácilmente todos los documentos para inversores que tiene en su ordenador o proveedor de almacenamiento externo, y protegerlos con un contrato de confidencialidad en un clic. Con DocSend, empresarios como Andy pueden compartir documentos de forma segura y sencilla. En su caso, los inversores firman un contrato de confidencialidad antes de acceder al material de la sala de datos personalizada de Humii. Los análisis de documentos de DocSend dieron a Andy estadísticas muy útiles sobre el contenido con el que más interactuaban los inversores.
Gracias a estos datos, pudo mantener conversaciones más interesantes con los clientes y enfocar correctamente las llamadas de seguimiento. Además, protegió las notas de los inversores y obtuvo estadísticas muy útiles (por ejemplo, se enteró de que los inversores se interesaban sobre todo con las finanzas de la empresa).
La sala virtual de datos es una forma excelente de controlar el acceso e impedir que se descarguen los documentos y se envíen a miles de personas. Vemos fácilmente quién tiene acceso, lo cual es muy útil.
Concretar el embudo de ventas con las métricas de interacción de DocSend
Humii ha mejorado su proceso de ventas gracias a haber creado un portal exclusivo para cada cliente potencial en DocSend. Cuando un cliente potencial se convierte en cliente, sigue teniendo acceso a todos los archivos en el mismo portal de cliente, lo que asegura un proceso de incorporación fluido. “Sin duda, fue un cambio a mejor y sencillo para los clientes”, comenta Andy. “Cuando tenemos una primera presentación, añadimos información a su portal para que sepa cómo mejorar su negocio con los informes que le ofrecemos, además de datos sobre los precios. Cuando se convierte en cliente, puede acceder a toda su información en el mismo portal”, añade.
En el momento en el que los equipos comerciales envían información sobre los precios y presentaciones informativas a los clientes potenciales, pueden ver con qué partes de un documento ha interactuado más cada cliente potencial.
Cuando ves que leen el documento, sabes que han echado un vistazo a los datos antes de ir a la reunión. Como tienen un poco de contexto, ya conoces qué les interesa incluso antes de empezar.
Proteger información confidencial en los portales de cliente de DocSend
El servicio que Humii les ofrece a sus clientes incluye informes de rendimiento con información confidencial sobre la experiencia de compra online de cada marca. En los informes, se puede consultar una puntuación correspondiente a cada fase de ciclo del cliente, además de recomendaciones de mejora.
Humii ha configurado un portal para cada cliente, con el objetivo de que todos los informes estén protegidos y centralizados. Cuando un cliente quiere comparar informes de rendimiento anteriores con uno actual, puede encontrar fácilmente todos los documentos en un solo sitio. Con las salas de datos de DocSend, es imposible que los informes de los clientes lleguen a quienes no deben.
Si tu negocio no está funcionando, no te interesa que la competencia se entere. Estuve en una empresa en la que ocurría eso, y no acabó nada bien. Los clientes recibían los datos que no les correspondían. Por suerte, con DocSend eso no pasa.