Quartz ve DocSend como una herramienta fundamental para vender medios

Los equipos de ventas de medios y creativos de Quartz eligieron DocSend para trabajar mejor.

Las empresas que adquieren espacios publicitarios de los medios de comunicación esperan una presentación y unos precios personalizados por parte de los medios. Es una gran responsabilidad para los equipos de ventas de medios y creativos, que ante todo tienen que dar con ideas innovadoras, pero también presentarlas con originalidad y creatividad. El proceso de ventas se complica y lleva mucho tiempo. Quartz sabía que podía perfeccionar el suyo si conseguía la transparencia y supervisión adecuadas con DocSend.

Negociar acuerdos con ventaja

“Me cuesta recordar qué usaba antes de DocSend. Ya lo utilizaba cuando empecé en Quartz, además de los cinco años que estuve en mi empresa anterior. Se podría decir que siempre he contado con esta herramienta”, explica Ryan Froats, director de colaboración en Quartz.

Ryan se centra en vender espacios publicitarios a servicios financieros y de seguros, por lo que sus clientes objetivo valoran mucho la seguridad. Descubrió que enviar archivos adjuntos por correo electrónico no estaba a la altura de la seguridad avanzada y los firewalls de los clientes. Antes de usar DocSend, solía enviar un PDF como archivo adjunto o usar una aplicación de transferencia de archivos si el contenido ocupaba mucho espacio.

“Con los clientes que requerían mucha seguridad, solía acabar usando varios servicios de transferencia de archivos. Esto cambió con DocSend. Muchas veces, esos servicios no eran compatibles con la infraestructura de los clientes, lo que suponía un problema para todos”, dice Ryan. “Pero con DocSend todo sale bien. Los clientes solo tienen que introducir una dirección de correo electrónico para poder ver la presentación”, añade.

El mundo de las ventas de medios es muy competitivo, y en 2020 todavía lo era más. Ryan, que gestiona varias propuestas por trimestre, debe asegurarse de que dedicará su tiempo y energía a los acuerdos más fructíferos.

“Teniendo en cuenta nuestra competencia, agradecemos cualquier información estratégica. Me encanta ver si un cliente dedica tiempo a nuestra propuesta porque así puedo actuar de forma más estratégica. Me ayuda a priorizar el tiempo y a asegurarme de que me estoy centrando en los acuerdos correctos”, opina Ryan.

Si su presentación cambia o tiene que editar algo, Ryan puede usar DocSend para actualizar el archivo que ya ha enviado sin interrumpir al cliente en lugar de enviarle un enlace o archivo actualizado. Esto le permite organizar mejor su estrategia de presentación y también la de seguimiento.

“Me parece fantástico recibir una notificación cuando alguien ve, reenvía o descarga la propuesta, incluso si hace clic en ella. Las estadísticas de DocSend nos ayudan a convertir un posible cliente poco interesado en uno interesado, o uno interesado en uno muy interesado”, explica Ryan.

Crear propuestas creativas sin dificultades

Cuando el equipo de ventas de medios identifica las presentaciones, el equipo creativo entra en acción y crea una campaña a partir del resumen del cliente. Cada propuesta a un cliente lleva mucho tiempo y exige creatividad, por lo que es importante que el resumen sea adecuado cuando se envíe a revisar.

“Antes de tener DocSend, usábamos varias herramientas para compartir los resúmenes y las propuestas creativos. El problema es que, con estas propuestas, suele haber cambios de última hora, lo que nos hacía enviar un correo electrónico y un enlace completamente nuevos al cliente. Con DocSend, podemos comunicarnos con los clientes de una manera más fluida y organizada”, afirma Tara Mallen, estratega creativa sénior de Quartz.

Tara puede asegurarse de que el cliente siempre tenga la versión más reciente y correcta de la respuesta a la campaña sin tener que hacer seguimiento con más enlaces, todo gracias a DocSend. Además, recibe estadísticas sobre quiénes la han revisado y si parece que prefieren un concepto creativo u otro mediante los análisis página por página de la herramienta.

Tara comenta lo siguiente: “Hay dos funciones de DocSend que son mis favoritas. La primera es actualizar una presentación o un documento internamente, sin tener que cambiar el enlace para el usuario final. Si hay algún error en el material que enviamos, no hace falta que se lo comentemos al cliente. La segunda es que, en el modo de vista previa de una presentación, se pueden reproducir GIF para que el cliente al momento de qué trata la presentación”.

“Hace poco, en Quartz repasamos las herramientas que estábamos usando. El equipo de ventas y creativo tenía muy claro que no nos podíamos desprender de DocSend. Al fin y al cabo, es lo que nos da ventaja.
Ryan Froats

Ryan Froats

Director de asociaciones de Quartz

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