Si vous travaillez pour une agence de création, vous ne vous contentez pas d’être au fait de l’importance des proposition, vous vivez ces propositions.
The Une entreprise passe en moyenne 24 heures sur une proposition.Les entreprises les plus performantes y consacrent deux heures de plus. Si l’on traduit ces heures en coûts de personnel, force est de constater que la production de propositions n’est pas bon marché.
Lorsque vous consacrez autant de temps et d’argent à vos propositions et à votre cahier des chargez, vous visez trois objectifs :
- Mettre en valeur vos capacités créatives
- Protéger vos brillantes idées
- Gagner facilement des marchés
En effet, certaines technologies peuvent rendre la consultation d’une proposition plus difficile qu’elle ne devrait l’être, ce qui peut mener des transactions commerciales à l’impasse. Les professionnels de la création doivent également faire preuve de vigilance pour éviter que leurs concepts ne tombent entre les mains d’entreprises concurrentes. Nous verrons ici comment utiliser la technologie à bon escient pour envoyer des propositions, faciliter la vie de vos clients potentiels, protéger vos idées et vous fournir les données dont vous avez besoin pour remporter plus de marchés.
1. Mettez en valeur votre travail créatif grâce au partage d’images et d’éléments audio et vidéo dans DocSend
On dit souvent que les images sont plus parlantes que les mots. Et cela s’applique aux créateurs. Face à un client potentiel, il peut parfois être plus intéressant de montrer ce dont vous êtes capable, plutôt que de d’énumérer vos services. Avant toute collaboration, certaines personnes veulent voir des échantillons de vos conceptions. Mais il n’est généralement pas simple d’envoyer des croquis ou des enregistrements volumineux par e-mail en raison des limites qui s’appliquent aux fichiers. Une fois envoyés, les fichiers peuvent être facilement distribués à n’importe qui, ce qui constitue un obstacle supplémentaire pour les créateurs. Comme indiqué précédemment, la protection de la propriété intellectuelle est essentielle pour toute agence soucieuse de l’intégrité des produits finaux.
Nous savons que la protection de votre propriété intellectuelle est une priorité. Maîtrisez et sécurisez votre processus créatif de bout en bout grâce aux formats multimédias de DocSend, de la recherche de clients à l’exécution des transactions, en passant par la gestion des propositions. DocSend vous permet d’accélérer les transactions en vous donnant à la fois des informations et une sécurité sur vos différents types de fichiers créatifs :
Formats d’images créatifs : Protéger les créations Adobe Photoshop et Illustrator à l’aide des contrôles avancés de DocSend, tout en recherchant de nouvelles opportunités commerciales.
Fichiers vidéo : Déterminer quelle version de votre démonstration est la plus performante auprès des nouveaux clients et centraliser toutes les vidéos à un même emplacement.
Fichiers audio : Remplacer les longs e-mails par de courts enregistrements audio, avec des capacités de téléchargement direct, des contrôles d’accès et une analyse avancée de l’engagement.
2. Protégez votre propriété intellectuelle
Les dossiers de présentation virtuels vous offrent de nombreuses opportunités, mais impliquent aussi de nouveaux défis en matière de partage sécurisé des fichiers et de gestion du contenu des propositions.
Par exemple, Brian Mast, associé au sein de la société spécialisée dans les relations publiques 104 West, doit fréquemment veiller à ce que des récits sous embargo ne tombent entre de mauvaises mains.“Avec DocSend, nous pouvons protéger la sécurité de nos présentations sous embargo en exigeant une adresse e‑mail pour les consulter", indique-t-il. Même si ce lien est transmis à quelqu’un d’autre, nous en sommes informés et cette personne ne peut pas non plus le consulter sans fournir son adresse e‑mail. Cela nous permet non seulement d’avoir l’esprit tranquille en sachant qu’aucune fuite n’est possible, mais aussi d’avoir une idée de l’interaction et de l’utilisation par les médias de notre présentation”.
Brian utilise le portail client sécurisé de DocSend (la référence en matière de partage sécurisé de fichiers), qui vous permet d’envoyer plusieurs fichiers à l’aide d’un lien unique et de personnaliser les protections avancées pour chaque fichier :
- Filigranes dynamiques : pour afficher automatiquement les informations relatives au visiteur, telles que l’adresse électronique, l’adresse IP, la date et l’heure, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de créer des filigranes distincts pour chaque proposition
- Accords en un clic : pour protéger la propriété intellectuelle et d’autres informations commerciales sensibles, signées dans une expérience intégrée
- Validation de l’adresse e-mail : qui limite l’accès des destinataires aux seuls décideurs autorisés et suit qui peut consulter votre proposition ou votre contrat
La sauvegarde des idées peut être déterminante afin d’éviter qu’un nouveau client ne se tourne vers une autre entreprise. Imaginons que votre concept soit transmis à une agence concurrente, qui peut non seulement recréer les mêmes images en moins de temps, mais aussi proposer ses services à un prix plus intéressant. La conquête de nouveaux marchés ne consiste plus à se faire connaître. Il vous faut verrouiller vos idées en ajoutant des protections telles que des filigranes, des mots de passe et des accords intégrés.
3. Facilitez la collaboration en utilisant des portails clients rationalisés
Cela semble presque trop simple, mais vous seriez surpris savoir combien de clients choisissent des agences avec lesquelles il est tout simplement... facile de travailler. Et cette facilité passe par une communication qui respecte la boîte de réception des clients.
Le partage de fichiers numériques existe depuis des décennies, mais il n’est pas toujours évident de trouver rapidement les dernières versions des documents dont nous avons besoin. Voici ce qu’en dit Tara Mallen, responsable de la stratégie créative chez Quartz :“Avant DocSend, nous faisions intervenir plusieurs outils pour partager nos briefs créatifs et propositions. Mais comme ces propositions font souvent l’objet de retouches de dernière minute, nous étions contraints de renvoyer un e‑mail et un nouveau lien au client. Grâce à DocSend, notre mode de communication avec les clients est plus rationnel et mieux organisé”.
Ce que Tara décrit, c’est un portail client personnalisé, à savoir, un espace numérique personnalisé réservé aux fichiers de votre prospect ou client. Pour accéder à tous les fichiers impliqués dans votre interaction, le client n’a qu’à cliquer sur un lien. Dites adieu à la recherche de pièces jointes ! L’époque où l’on se demandait si la dernière version d’une proposition était vraiment la bonne est révolue. Mieux encore, vous pouvez garder un contrôle total sur tous vos fichiers au sein de chaque portail client. Qu’il s’agisse d’apposer un filigrane sur des propositions individualisées ou d’appliquer une authentification par e-mail à un échantillon de conception spécifique, votre travail reste le vôtre. Les portails clients lèvent toute confusion et permettent aux clients d’accéder à tout ce dont ils ont besoin à un même emplacement.
4. Enregistrez des vidéos en voix off pour donner vie aux propositions
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Les présentations vidéo asynchrones sont en passe de devenir incontournables, 26 % des affaires se concluant plus rapidement avec des propositions basées sur la vidéo. Lorsque vous envoyez une présentation vidéo asynchrone, vous permettez à quelqu’un de le visionner quand il le souhaite, ce qui, une fois encore, respecte son temps et sa boîte de réception.
Lorsque vous enregistrez une présentation vidéo, vous enregistrez généralement votre écran et votre visage, ce qui vous permet d’adopter le ton qui convient et de faire passer votre message. DocSend s’intègre avec Dropbox Capture pour vous permettre de créer de courts enregistrements vidéo en voix off directement à partir de vos portails clients personnalisés afin de centraliser l’ensemble de votre contenu à un même emplacement.
5. Collectez des statistiques sur vos propositions vidéo et vos enregistrements audio
Si vous optez pour des propositions vidéo, vous voudrez probablement savoir si elles en valent la peine. S’il est vrai que la création d’une vidéo ne prend pas beaucoup de temps lorsque vous en avez réalisé plusieurs, vous devez néanmoins vous assurer que vous utilisez vos ressources de manière efficace pour obtenir de nouveaux contrats.
Les statistiques sur les vidéos DocSend vous aident à tester et à affiner votre stratégie de présentation vidéo. De plus, vous pouvez désormais collecter des statistiques détaillées sur les fichiers audio. DocSend vous communique également un score d’engagement des visites qui vous permet de savoir si un visiteur a pu voir et entendre le fichier, ainsi que la vitesse à laquelle il l’a lu. Voici quelques informations que vous pouvez recueillir lorsque vous envoyez des vidéos et des fichiers audio à des prospects :
- Pourcentage de durée de lecture: pour savoir jusqu’où les visiteurs ont visionné votre présentation ou écouté votre mp3. Testez les versions de 30, 60 et 90 secondes et voyez la différence.
- Saut: pour évaluer les sections à retravailler
- Retour arrière: pour connaître les sections les plus intéressantes ou ayant besoin d’être développées.
- Contexte: pour savoir si vous avez vraiment capté l’attention d’une personne ou si elle visionne votre vidéo en arrière-plan tout en regardant autre chose.
6. Exécutez des contrats personnalisés grâce à la signature électronique intégrée DocSend
Décrocher de nouveaux contrats est la partie la plus passionnante de la prospection, mais elle s’accompagne également d’un travail administratif : la rédaction et l’approbation du contrat.
Décrocher un contrat est le fruit d’une multitude d’allers-retours, notamment lorsque cela implique de nombreux décideurs. Évitez les retards d’approbation grâce à la signature électronique DocSend, qui vous permet de créer des champs de signature personnalisés par glisser-déposer ou d’activer la signature en un clic d’un maximum de 10 signataires différents.
De manière générale, la signature en un clic change la donne et permet de raccourcir le cycle de vente. Vous l’apprécierez non seulement parce que votre client signera le contrat plus rapidement, mais aussi parce qu’il lui suffira de cliquer une fois pour créer une signature juridiquement contraignante.
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