Utiliser les statistiques sur les documents pour de vastes campagnes médiatiques

Avant d'utiliser DocSend, 104 West utilisait différentes listes, des dossiers Google Drive et des documents pour organiser et gérer les relations avec les médias. Tenir à jour une liste de présentations, de projets de presse et de dossiers de presse par client était à la fois fastidieux et chronophage. “En tant que responsable de compte, je m'efforce toujours d'être transparente avec nos clients quant à notre processus de présentation et notre état d'avancement. Les informations que nous pouvons partager avec les clients sont plutôt claires. Soit nous avons effectué la présentation et n'avons pas eu de nouvelles, soit nous avons effectué la présentation et avons reçu une réponse. Cela nous amène à formuler un certain nombre d'hypothèses pour déterminer quand et comment il est préférable de relancer les contacts qui ne nous ont pas rappelés”, explique Laura Kubitz, responsable de compte chez 104 West.

Lorsqu'un article est présenté à une liste ciblée de médias susceptibles de l'accueillir, l'intérêt du journaliste et sa réponse dépendent d'un certain nombre d'éléments, notamment du caractère convaincant de l'histoire, de la relation de travail existante et, bien sûr, de la chance. Le moment choisi, les projets en cours et le cycle de l'actualité peuvent tous avoir un impact sur l'intérêt des médias et l'ajout dans un article. 104 West utilise DocSend pour conserver le contenu présenté, par exemple un communiqué de presse ou un élément de contenu, à l'aide d'un lien unique et traçable par article, ce qui leur permet de disposer de statistiques globales sur le degré d'intérêt que suscite une présentation en particulier. Cela permet à 104 West d'anticiper l'intérêt attendu ou, au contraire, de déterminer s'il convient d'essayer un nouvel angle d'attaque ou de s'adresser à un autre groupe de médias.

“Grâce à DocSend, je peux désormais fournir à nos clients un rapport beaucoup plus concret et précis sur l'état d'avancement de nos projets. Par exemple, est‑ce que le média a regardé le projet, dans quelle mesure s'est‑il montré intéressé et même s'il l'a partagé avec des collègues. Cela nous permet d'approcher stratégiquement certains médias en fonction de leur interaction et de leur proposer de manière proactive les meilleures étapes à suivre”, déclare Laura Kubitz.

Un lien simple et sécurisé pour la gestion et la distribution des dossiers de presse des clients

104 West gère les dossiers de presse de ses clients pour s'assurer que les images et les textes publiés sur chacun d'entre eux sont les plus précis et les plus récents. Avant DocSend, Allison Heard, responsable des services créatifs de 104 West, gérait un dossier Google Drive par client et parfois même par média, afin de s'assurer que les intervenants concernés voyaient tout (ou uniquement) ce qu'ils devaient voir. Compte tenu des limites de Google en matière de provisionnement des utilisateurs et de partage sécurisé, il a fallu gérer plusieurs dossiers de presse par client en fonction de la présentation. Dans d'autres cas, les dossiers de presse étaient envoyés sous forme de pièces jointes par e‑mail, mais les fichiers étaient souvent trop volumineux, ce qui entraînait des problèmes de livraison, des retards ou de la confusion à un moment critique.

“Parfois, nous voulions simplement partager une vidéo ou un graphique personnalisé avec le média. Ou alors, nous pouvions être amenés à partager avec un contact média un niveau de détail différent de celui d'un autre. Nous nous retrouvions dans ce cas à créer plusieurs dossiers pour une même présentation client, ce qui entraînait de la confusion en interne et posait des problèmes quant à l'existence d'une source unique d'informations”, se souvient Allison Heard.

“Avec DocSend, nous pouvons facilement conserver les dossiers de presse de nos clients dans des espaces, un lieu central et sécurisé. Le lien est toujours actif et à jour, de sorte que je n'ai plus à m'inquiéter du fait que les médias incluent un logo obsolète ou un modèle incorrect, et nous pouvons également fournir différents niveaux d'accès ou des vues personnalisées à différents groupes de contacts chez les médias. Cela change véritablement la donne. Nous sommes désormais certains que les bonnes informations sont envoyées aux bonnes personnes”, explique Allison Heard.

104 West gère les dossiers de presse de ses clients dans DocSend

 

Gérer un article sous embargo par le biais d'un partage sécurisé

Pour 104 West, la gestion des articles sous embargo peut s'avérer délicate lorsqu'il s'agit de partager une information très attendue ou hautement confidentielle ou bien un article à venir. Avant DocSend, cette situation était gérée par e‑mail, soit avec une pièce jointe, soit avec un lien vers un document Google. Même si Google Docs est formidable pour l'édition et la collaboration en temps réel, lorsqu'il s'agit de présenter de manière sécurisée des informations très attendues, un lien ou un PDF joint qui tombe entre de mauvaises mains peut ruiner l'entrée d'un article.

“Avec DocSend, nous pouvons protéger la sécurité de nos présentations sous embargo en exigeant une adresse e‑mail pour les consulter. Même si ce lien est transmis à quelqu'un d'autre, nous en sommes informés et cette personne ne peut pas non plus le consulter sans fournir son adresse e‑mail. Cela nous permet non seulement d'avoir l'esprit tranquille en sachant qu'aucune fuite n'est possible, mais aussi d'avoir une idée de l'interaction et de l'utilisation par les médias de notre présentation”, explique Brian Mast, associé principal de 104 West.

Un nouveau regard sur les relations avec les clients et les médias

Grâce à DocSend, 104 West est désormais en mesure de gérer de manière plus proactive les relations avec les médias et de fournir à ses clients des informations plus détaillées et plus spécifiques sur leur processus et leur stratégie de présentation. Grâce au partage sécurisé en temps réel, au suivi et à la conservation des ressources des clients, 104 West peut passer plus de temps à peaufiner l'angle d'attaque d'un récit qu'à réaliser le suivi.

“DocSend a transformé la façon dont nous présentons et partageons les informations avec les médias. La meilleure façon de travailler avec les médias est de leur fournir des informations pertinentes et utiles. Nous savons en temps réel quelle partie de l'article retient l'attention (ou pas). Ces informations nous permettent d'améliorer nos relations avec la presse, ainsi que la transparence, la stratégie médiatique et le service global que nous offrons à nos clients”, conclut Brian Mast.