Utiliser les statistiques sur les documents pour de vastes campagnes médiatiques
Avant d’utiliser DocSend, 104 West utilisait différentes listes, des dossiers Google Drive et des documents pour organiser et gérer les relations avec les médias. Tenir à jour une liste de présentations, de projets de presse et de dossiers de presse par client était à la fois fastidieux et chronophage. “En tant que responsable de compte, je m’efforce toujours d’être transparente avec nos clients quant à notre processus de présentation et notre état d’avancement. Les informations que nous pouvons partager avec les clients sont plutôt claires. Soit nous avons effectué la présentation et n’avons pas eu de nouvelles, soit nous avons effectué la présentation et avons reçu une réponse. Cela nous amène à formuler un certain nombre d’hypothèses pour déterminer quand et comment il est préférable de relancer les contacts qui ne nous ont pas rappelés”, explique Laura Kubitz, responsable de compte chez 104 West.
Lorsqu’un article est présenté à une liste ciblée de médias susceptibles de l’accueillir, l’intérêt du journaliste et sa réponse dépendent d’un certain nombre d’éléments, notamment du caractère convaincant de l’histoire, de la relation de travail existante et, bien sûr, de la chance. Le moment choisi, les projets en cours et le cycle de l’actualité peuvent tous avoir un impact sur l’intérêt des médias et l’ajout dans un article. 104 West utilise DocSend pour conserver le contenu présenté, par exemple un communiqué de presse ou un élément de contenu, à l’aide d’un lien unique et traçable par article, ce qui leur permet de disposer de statistiques globales sur le degré d’intérêt que suscite une présentation en particulier. Cela permet à 104 West d’anticiper l’intérêt attendu ou, au contraire, de déterminer s’il convient d’essayer un nouvel angle d’attaque ou de s’adresser à un autre groupe de médias.
“Grâce à DocSend, je peux désormais fournir à nos clients un rapport beaucoup plus concret et précis sur l’état d’avancement de nos projets. Par exemple, est‑ce que le média a regardé le projet, dans quelle mesure s’est‑il montré intéressé et même s’il l’a partagé avec des collègues. Cela nous permet d’approcher stratégiquement certains médias en fonction de leur interaction et de leur proposer de manière proactive les meilleures étapes à suivre”, déclare Laura Kubitz.
Un lien simple et sécurisé pour la gestion et la distribution des dossiers de presse des clients
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
“Parfois, nous voulions simplement partager une vidéo ou un graphique personnalisé avec le média. Ou alors, nous pouvions être amenés à partager avec un contact média un niveau de détail différent de celui d’un autre. Nous nous retrouvions dans ce cas à créer plusieurs dossiers pour une même présentation client, ce qui entraînait de la confusion en interne et posait des problèmes quant à l’existence d’une source unique d’informations”, se souvient Allison Heard.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Gérer un article sous embargo par le biais d’un partage sécurisé
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
“Avec DocSend, nous pouvons protéger la sécurité de nos présentations sous embargo en exigeant une adresse e‑mail pour les consulter. Même si ce lien est transmis à quelqu’un d’autre, nous en sommes informés et cette personne ne peut pas non plus le consulter sans fournir son adresse e‑mail. Cela nous permet non seulement d’avoir l’esprit tranquille en sachant qu’aucune fuite n’est possible, mais aussi d’avoir une idée de l’interaction et de l’utilisation par les médias de notre présentation”, explique Brian Mast, associé principal de 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Un nouveau regard sur les relations avec les clients et les médias
Grâce à DocSend, 104 West est désormais en mesure de gérer de manière plus proactive les relations avec les médias et de fournir à ses clients des informations plus détaillées et plus spécifiques sur leur processus et leur stratégie de présentation. Grâce au partage sécurisé en temps réel, au suivi et à la conservation des ressources des clients, 104 West peut passer plus de temps à peaufiner l’angle d’attaque d’un récit qu’à réaliser le suivi.
“DocSend a transformé la façon dont nous présentons et partageons les informations avec les médias. La meilleure façon de travailler avec les médias est de leur fournir des informations pertinentes et utiles. Nous savons en temps réel quelle partie de l’article retient l’attention (ou pas). Ces informations nous permettent d’améliorer nos relations avec la presse, ainsi que la transparence, la stratégie médiatique et le service global que nous offrons à nos clients”, conclut Brian Mast.
