Arrière-plan
Une société de capital‑risque émergente qui a vu le jour en plein essor du travail à distance cherchait un meilleur moyen d’organiser ses fichiers et de lever des fonds pour ses collaborateurs répartis à travers les États‑Unis. Elle s’est tournée vers Dropbox et DocSend pour permettre aux équipes de gagner en efficacité où qu’elles se trouvent afin de lever toujours plus de fonds.
Le défi
Selon son directeur des relations avec les investisseurs, l’entreprise avait besoin d’un moyen plus sûr de partager des documents financiers sensibles avec d’éventuels commanditaires afin d’augmenter les investissements initiaux de son fonds.
La solution
Le directeur des relations avec les investisseurs utilise la plateforme de synchronisation de fichiers de Dropbox et la solution de partage sécurisé de documents de DocSend pour stocker facilement les documents de travail essentiels de l’entreprise, et optimiser et partager de façon sécurisée leurs supports de communication avec leurs investisseurs et commanditaires potentiels.
Dropbox stocke tous les documents collaboratifs internes de l’entreprise
Comme la société a vu le jour alors que la plupart des entreprises émergentes devaient composer avec l’essor du télétravail, l’équipe a fait appel à Dropbox dès le départ pour gérer l’ensemble des fichiers et informations associés aux opérations internes. “Nous créons la plupart de nos fichiers dans Microsoft Word, PowerPoint et Excel, et savoir qu’ils sont systématiquement sauvegardés dans Dropbox est vraiment rassurant”, explique le directeur.
Où que se trouvent les collaborateurs, tous les documents importants, y compris les stratégies d’investissement, les notes de recherche de fonds, les documents d’analyse risque‑rendement et les procédures de gestion des risques, sont actualisés et protégés en permanence. Chaque collaborateur peut modifier et finaliser les fichiers dans Dropbox et être averti dès lors qu’un document est mis à jour “Les structures de dossiers partagés et de dossiers de groupe de Dropbox nous offrent un meilleur contrôle sur les informations financières sensibles”, ajoute le directeur.
Comme l’équipe est répartie sur l’ensemble du territoire américain, disposer d’une source d’information centralisée est essentiel pour la collaboration à distance. Outre les collaborateurs internes à temps plein et les partenaires de financement, le directeur des relations avec les investisseurs travaille avec une équipe marketing externe chargée de créer des PDF personnalisés et des supports marketing. "Nous pouvons retravailler chaque version des fiches d’information et autres dossiers de levée de fonds créés par notre équipe marketing. Nous pouvons commenter et modifier les documents jusqu’à obtenir le résultat souhaité", explique le directeur. Une fois le document finalisé, le directeur peut l’importer dans DocSend directement depuis son compte Dropbox.
DocSend protège les documents financiers sensibles transmis aux commanditaires potentiels
Le directeur des relations avec les investisseurs est chargé d’identifier un large groupe d’investisseurs potentiels et d’assurer la levée de fonds initiale de la société. Lorsqu’il importe pour la première fois des documents dans DocSend, il peut définir des options de sécurité avancée pour les documents financiers confidentiels. Il peut créer un code secret unique, exiger une validation par e‑mail et ajouter des délais de validité afin de limiter l’accès aux fichiers à certains investisseurs. “Je souhaite que nos données financières soient largement diffusées auprès des investisseurs potentiels, mais je veux aussi en contrôler l’accès, afin qu’elles ne tombent pas aux mains d’autres sociétés de fonds qui pourraient s’en inspirer à leurs propres fins”, précise‑t‑il.
Pour accéder à certains documents financiers et présentations, les investisseurs potentiels doivent signer un accord de confidentialité. Il suffit au directeur d’importer l’accord de confidentialité standard de la société dans DocSend, puis de faire glisser et déposer les champs à signer directement dans son document. Il peut ainsi demander en un seul clic la signature d’un accord de confidentialité pour chaque document nécessitant cette couche supplémentaire de sécurité. Et grâce au workflow intuitif de DocSend, les commanditaires potentiels peuvent signer rapidement l’accord de confidentialité sans quitter l’écran d’affichage principal.
DocSend has given us a new way to manage files that we are sharing with potential LPs and investors for our emerging fund. From a control perspective and managing files that are too big to send over email as an attachment, I love DocSend.
Clôturer un fonds de capital‑risque émergent grâce à la salle de données virtuelle DocSend
Une fois que le directeur des relations avec les investisseurs a importé ses fichiers dans DocSend, il crée une salle de données virtuelle pour partager toutes les informations stratégiques sur les investissements via un lien unique. “Il me suffit d’ajouter le lien vers la salle de données DocSend dans l’e‑mail que j’envoie à nos investisseurs. Les commanditaires et investisseurs potentiels peuvent ainsi accéder aux documents de référence et aux supports financiers sans avoir à télécharger de logiciel”, explique le directeur. Les investisseurs potentiels peuvent consulter les questionnaires de contrôle préalable, les fiches d’information et les documents juridiques en toute simplicité depuis leur navigateur et sur n’importe quel appareil. De plus, la salle de données virtuelle peut être personnalisée à l’aide d’une bannière et d’un logo pour offrir une meilleure expérience d’affichage aux destinataires.
Pour les documents plus sensibles, il est possible de demander en un clic la signature d’un accord de confidentialité et d’ajouter une protection par mot de passe ou une validation par e‑mail. Au lieu de joindre manuellement à un e‑mail des fichiers qui pourraient facilement être téléchargés et transférés à des tiers, l’entreprise protège ses données financières sensibles en les conservant dans la salle de données virtuelle DocSend.
Les statistiques DocSend aident à mieux cibler l’intérêt des commanditaires
Lorsque des investisseurs et commanditaires potentiels accèdent à la salle de données virtuelle, le directeur des relations avec les investisseurs en est informé par e‑mail et peut savoir exactement qui a consulté quel dossier. Il peut afficher les statistiques page par page “pour mieux comprendre quelles informations intéressent particulièrement les potentiels partenaires dans les différents documents, et donc améliorer la collaboration avec eux”, ajoute‑t‑il. Les statistiques sur les documents DocSend permettent d’adapter les échanges avec les commanditaires et les investisseurs potentiels afin d’obtenir de meilleurs résultats.
DocSend’s analytics helps us to determine what is working and what is not and what needs to be removed from the deck in the future and where we can potentially enhance information.
Les efforts déployés par le directeur pour offrir une meilleure expérience aux investisseurs ont fini par porter leurs fruits, puisque l’entreprise émergente a récemment clôturé son premier fonds d’investissement initial. “Plusieurs commanditaires ont signé un partenariat après avoir visité notre salle de données DocSend. C’est une salle vraiment facile à créer et à consulter”, conclut‑il.
