Se lavori per un'agenzia creativa, non limitarti a conoscere l'importanza delle proposte, ma vivi le proposte.
The in media, un'azienda dedica 24 ore a una singola propostamentre le aziende leader di settore dedicano due ore in più. Quando traduci quelle ore in costo del personale... bhe, diciamo solo che le proposte non sono economiche da produrre.
Quando si dedica tanto tempo e denaro alle proposte e alle dichiarazioni di lavoro, si vogliono ottenere tre risultati:
- Mettere in mostra le proprie capacità creative
- Proteggere le proprie idee migliori
- Prosperare in tutta semplicità
Il fatto è che alcune tecnologie possono rendere la visualizzazione di una proposta più difficile del necessario, portando a trattative commerciali senza esito. I responsabili dei contenuti creativi devono prestare molta attenzione affinché i contenuti del progetto non finiscano nelle mani di aziende concorrenti. Qui parleremo di come utilizzare la tecnologia nel modo giusto per l'invio di proposte, per semplificare la vita dei tuoi potenziali clienti, per tenere al sicuro le tue idee e fornirti i dati di cui hai bisogno per ampliare i tuoi affari.
1. Metti in mostra il tuo lavoro creativo condividendo contenuti audio, immagini e video in DocSend
Tra gli scrittori si usa il detto "Mostrare, non dire". Lo stesso vale per i creativi. A volte, potrebbe essere più utile mostrare a un potenziale cliente le funzionalità del prodotto, anziché elencare i tuoi servizi. Spesso le persone vogliono vedere esempi dei progetti prima di accettare di collaborare. Ma il più delle volte, è difficile inviare schizzi o registrazioni di grandi dimensioni via email, a causa delle limitazioni dei file. Un ostacolo ancora più grande per i creativi: una volta in circolazione, i file possono essere distribuiti con facilità a chiunque. Come già accennato, la protezione della proprietà intellettuale è fondamentale per qualsiasi agenzia che abbia a cuore l'integrità dei prodotti finali.
Sappiamo che la protezione della tua proprietà intellettuale è una priorità assoluta. Con i formati rich media di DocSend puoi gestire e proteggere tutto il tuo processo creativo: dall'acquisizione dei clienti alla gestione delle proposte , fino all'esecuzione della trattativa. DocSend ti consente di accelerare le trattative fornendoti le statistiche e la sicurezza sui vari tipi di file utilizzati per i contenuti creativi:
Formati immagine per i contenuti creativi: proteggi i progetti Adobe Photoshop e Illustrator usando i controlli avanzati di DocSend, cercando al contempo nuove potenziali opportunità commerciali.
File video: determina quale versione del tuo showreel funziona meglio con i nuovi clienti e centralizza tutti i video in un'unica posizione.
File audio: sostituisci le lunghe proposte via email con brevi registrazioni audio, insieme a funzionalità di caricamento diretto, controllo degli accessi e analisi avanzate sul coinvolgimento.
2. Proteggi la tua proprietà intellettuale
I pitch virtuali aprono la tua agenzia a più opportunità, ma presentano anche nuove sfide nell'ambito della condivisione sicura dei file e nella gestione dei contenuti delle proposte.
Ad esempio, Brian Mast, partner amministrativo di 104 West PR firm, spesso deve proteggere le storie riservate affinché non finiscano nelle mani sbagliate. "Grazie a DocSend, possiamo proteggere la sicurezza delle nostre presentazioni confidenziali richiedendo un'email per poterle visualizzare", afferma. Anche se il link viene inoltrato a un'altra persona, noi ne veniamo informati ed essa non può comunque visualizzarlo senza fornire il proprio indirizzo email. Questo non solo ci dà la certezza che una storia non possa trapelare, ma ci consente anche di conoscere l'interazione e il consumo da parte dei media del nostro lancio in modo tempestivo".
Brian usa il Portale clienti sicuro di DocSend (lo standard di riferimento per una condivisione file sicura), che ti consente di inviare più file in un unico link e personalizzare le protezioni avanzate per ogni singolo file:
- Filigrana dinamica: per visualizzare automaticamente le informazioni dell'utente che visualizza il file, come email, indirizzo IP, data e ora. Non sarà più necessario generare più filigrane per ogni proposta
- Accordi in un clic: per proteggere la proprietà intellettuale e altre informazioni aziendali riservate, firmate in un'esperienza integrata
- Email di verifica che limita l'accesso dei destinatari ai responsabili delle decisioni autorizzati e monitora chi può vedere la proposta o il contratto
La salvaguardia delle idee è un fattore determinante per evitare che un nuovo cliente si rivolga a un'altra società. Immaginiamo che la tua idea per un progetto venga inoltrata a una società concorrente che non solo è in grado di ricreare gli stessi elementi visivi in meno tempo, ma offre anche i suoi servizi a un prezzo più interessante. Per conquistare nuovi clienti non serve solo far conoscere il proprio nome. Proteggere le tue idee aggiungendo protezioni quali filigrane, password e accordi integrati ormai è diventato fondamentale.
3. Agevola la collaborazione tramite portali cliente semplificati
Sembrerà banale, ma ti sorprenderà sapere quanti clienti scelgono determinate agenzie con cui è semplicemente... più facile lavorare. E parte di queste semplicità risiede nel comunicare rispettando la posta in arrivo del cliente.
La condivisione di file digitali esiste da decenni, eppure in qualche modo facciamo ancora fatica a trovare velocemente le versioni più recenti dei documenti di cui abbiamo bisogno. Tara Mallen, Senior Creative Strategist presso Quartz, afferma "Prima di DocSend, utilizzavamo diversi strumenti per condividere i nostri progetti creativi e le nostre proposte. Tuttavia, spesso vengono apportate modifiche all'ultimo minuto, quindi siamo costretti a inviare al cliente un'altra email e un nuovo link. DocSend ci consente di semplificare e organizzare al meglio le comunicazioni con i clienti".
Tara sta descrivendo un portale clienti personalizzato,ovvero uno spazio digitale personalizzato e fatto su misura per i file dei clienti e dei potenziali clienti. Per accedere a tutti i file coinvolti dell'interazione, il cliente non deve fare altro che selezionare un link. Basta ricerche degli allegati email. Sono finiti i giorni in cui ci si chiedeva se la versione più recente di una proposta fosse davvero la più aggiornata. E ancora meglio, puoi mantenere il controllo completo su tutti i file in ogni portale cliente. Il tuo lavoro rimarrà solo tuo: sia applicando filigrane a ogni singola proposta, sia utilizzando l'autenticazione via email su un progetto campione specifico. I portali clienti eliminano la confusione e consentono ai clienti di accedere a tutti i contenuti di cui hanno bisogno in un'unica posizione.
4. Registra video con voce fuori campo per dare vita alle tue proposte
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Le presentazioni video asincrone stanno prendendo piede molto rapidamente, con un incremento della velocità di chiusura delle trattative del 26% grazie alle proposte basate su video. Quando invii una presentazione video asincrona, consenti a qualcuno di visualizzare la tua presentazione quando desidera, rispettando il suo tempo e la sua casella di posta.
Quando registri una presentazione video, in genere registri il tuo schermo e il tuo viso, per trovare il tono giusto da usare con il tuo pubblico e trasmettere al meglio il tuo messaggio. L'integrazione di DocSend con Dropbox Capture consente di creare brevi registrazioni video con voce fuori campo direttamente dai portali cliente personalizzati, in modo che tutti i contenuti siano centralizzati in un unico spazio.
5. Raccogli analisi dati sulle proposte video e sulle registrazioni audio
Quando sperimenti con le proposte video, probabilmente cerchi di capire se ne valga la pena. Sebbene sia vero che la creazione di video non richieda molto tempo in più, è comunque necessario assicurarsi di utilizzare le risorse in modo efficiente per ampliare il proprio giro d'affari.
I dati analitici dei video DocSend possono aiutarti a testare e affinare la strategia che usi per le presentazioni video. Inoltre, puoi raccogliere analisi dettagliate sui file audio. DocSend ti fornirà anche un punteggio di coinvolgimento della visita, che mostrerà se il visitatore ha potuto vedere e ascoltare il file, nonché la velocità di riproduzione del file. Ecco alcune statistiche che puoi ottenere quando inizi a inviare file video e audio ai potenziali clienti:
- Percentuale del tempo di riproduzione: per scoprire fino a che punto arrivano i destinatari quando visualizzano o ascoltano la tua presentazione o mp3. Prova le versioni da 30, 60 e 90 secondi e scopri la differenza
- Elementi ignorati: per valutare se alcune sezioni devono essere rielaborate.
- Riavvolgimento: per vedere se alcune sezioni sono più interessanti o necessitano di un'espansione.
- Background: per vedere se hai davvero catturato l'attenzione di qualcuno o se sta riproducendo il tuo video in background mentre si occupa di altro.
6. Stipula contratti personalizzati con la firma elettronica integrata di DocSend
Espandere gli affari rappresenta la parte più entusiasmante delle operazioni di acquisizione di potenziali clienti, ma richiede anche del lavoro amministrativo in più: la stesura e l'approvazione del contratto.
La stipula di un contratto richiede molti scambi di comunicazione, soprattutto quando sono coinvolte molte figure decisionali. Evita i ritardi nelle approvazioni con la firma elettronica di DocSend, che ti permette di creare e spostare campi di firma personalizzati oppure abilitare la firma in un clic per un massimo di 10 firmatari diversi.
Nel complesso, la firma in un clic ha cambiato radicalmente i processi, abbreviando il ciclo di vendita. Ti piacerà non solo perché il tuo cliente firmerà il contratto più velocemente, ma anche perché il cliente non dovrà fare altro che fare clic una volta per creare una firma legalmente vincolante.
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