
Creare schede sull'interesse di materiali multimediali e agire tempestivamente con DocSend
Quando si presentano ai media e ai giornalisti, le società di pubbliche relazioni sanno che la loro storia deve essere concisa, pertinente e accattivante. In qualità di società esclusiva specializzata nel settore tecnologico B2B, che spazia dalle startup in fase iniziale ai clienti Fortune 100, 104 West si trova ad affrontare questa sfida quotidianamente.
Partner dal
2020
Caso d'uso
Rapporti con i media
Piano DocSend
Standard

Creare schede sull'interesse di materiali multimediali e agire tempestivamente con DocSend
Quando si presentano ai media e ai giornalisti, le società di pubbliche relazioni sanno che la loro storia deve essere concisa, pertinente e accattivante. In qualità di società esclusiva specializzata nel settore tecnologico B2B, che spazia dalle startup in fase iniziale ai clienti Fortune 100, 104 West si trova ad affrontare questa sfida quotidianamente.
Agire sull'analisi sui documenti per presentazioni ampiamente distribuite sui media
Prima di utilizzare DocSend, 104 West organizzava e gestiva le relazioni con i media tramite diversi elenchi, cartelle di Google Drive e documenti. Mantenere un elenco di presentazioni, bozze per la stampa e dossier per i media suddivisi per ogni cliente era faticoso e richiedeva molto tempo. "In qualità di Account Manager, cerco di garantire ai clienti la trasparenza sul nostro processo di lancio e sullo stato di avanzamento. Le informazioni che possiamo condividere con i clienti sui progressi della presentazione sono piuttosto elementari: ci siamo presentati e non abbiamo ricevuto alcun riscontro oppure ci siamo proposti e abbiamo ricevuto una risposta. Questo ci induce a formulare una serie di ipotesi per stabilire quando e come sia meglio eseguire un follow-up tra i contatti sui media da cui non abbiamo risposte", afferma Laura Kubitz, responsabile clienti di 104 West.
Nel proporre una storia a un elenco selezionato di media che potrebbero essere adatti al caso, l'interesse e l'accettazione da parte dei giornalisti dipendono da una serie di fattori, tra cui una storia interessante, un rapporto di lavoro esistente e, naturalmente, la fortuna. La tempistica, i progetti in corso e il ciclo delle notizie possono incidere sull'interesse dei media e sull'inclusione in una storia. 104 West utilizza DocSend per gestire i contenuti che propone, come un comunicato stampa o un articolo, utilizzando un link unico tracciabile per ogni notizia, in modo da avere un'analisi aggregata dell'interesse che una determinata presentazione ha suscitato. Questo dà la possibilità a 104 West di prevedere l'interesse da aspettarsi o, al contrario, di capire se è il caso di tentare una nuova strada o di rivolgersi a un altro gruppo di media.
"Grazie a DocSend, ora posso fornire ai clienti un resoconto molto più concreto e accurato sullo stato delle nostre presentazioni, ad esempio, se i media hanno guardato il pitch, quanto l'hanno analizzato e se l'hanno condiviso con i colleghi. Questo ci aiuta ad avvicinarci strategicamente a determinati media basandoci su come hanno interagito e proponendo in modo proattivo i prossimi passi", ha detto Laura.
Un link semplice e sicuro per gestire e distribuire i kit multimediali dei clienti
104 West cura i kit multimediali dei propri clienti per garantire che le immagini e i testi pubblicati su ciascuno di essi siano i più accurati e aggiornati possibile. Prima di DocSend, Allison Heard, responsabile dei servizi creativi di 104 West, teneva una cartella di Google Drive per ogni cliente e, a volte, persino per ogni comunicazione con i media, per garantire che le parti interessate vedessero tutto o solo ciò che dovevano vedere. Con le limitazioni di Google riguardo il provisioning degli utenti e la condivisione sicura, si è dovuto gestire più kit multimediali per ogni cliente in base alla presentazione. Altre volte, i kit multimediali sono stati condivisi come allegati e-mail, ma spesso i file erano troppo grandi e causavano problemi di consegna, ritardi o confusione in un momento cruciale.
"A volte, vogliamo condividere con i media solo un determinato video o una grafica personalizzata. Oppure, è possibile che vogliamo condividere con un contatto media un livello di dettaglio diverso rispetto a un altro. Così ci ritrovavamo a creare più cartelle per una singola presentazione del cliente, con conseguente confusione interna e problemi inerenti alla fonte di riferimento", ricorda Allison.
"Grazie a DocSend, possiamo conservare facilmente i kit multimediali dei nostri clienti in spazi, un archivio centralizzato e sicuro. Il link è sempre attivo e aggiornato, quindi non mi devo più preoccupare che i media abbiano un logo non aggiornato o un modello non corretto, e possiamo anche prevedere diversi livelli di accesso o visualizzazioni personalizzate per diversi gruppi di contatti sui media. Per noi è una svolta quando vogliamo assicurarci di avere le informazioni giuste davanti alle persone giuste", afferma Allison.
104 West gestisce i kit multimediali dei propri clienti su DocSend
Gestire notizie confidenziali attraverso la condivisione sicura
Per 104 West, gestire notizie confidenziali può essere complesso quando si condivide un'informazione molto attesa o estremamente riservata oppure un fatto imminente. Prima di DocSend, ciò veniva fatto tramite e-mail con un allegato o un link a Google Doc. Sebbene Documenti Google sia ottimo per la revisione e la collaborazione in tempo reale, quando si tratta di lanciare in modo sicuro informazioni molto attese, un link o un allegato PDF nelle mani sbagliate può rovinare il debutto di una notizia.
"Grazie a DocSend, possiamo proteggere la sicurezza delle nostre presentazioni confidenziali richiedendo un'e-mail per poterle visualizzare. Anche se il link viene inoltrato a un'altra persona, noi ne veniamo informati e nemmeno il destinatario dell'inoltro riesce a visualizzare il contenuto senza fornire il proprio indirizzo e-mail. Questo non solo ci dà la certezza che una storia non possa trapelare, ma ci consente anche di conoscere l'interazione e il consumo da parte dei media della nostra presentazione tempestiva", afferma Brian Mast, socio dirigente di 104 West.
"Grazie a DocSend, abbiamo la possibilità di capire in tempo reale quale parte della nostra storia suscita o meno interesse. Grazie a queste informazioni, stiamo instaurando relazioni migliori con la stampa e garantiamo una maggiore trasparenza, una strategia mediatica e un servizio complessivo migliore ai nostri clienti.
Una nuova visione dei rapporti con i clienti e i media
Grazie a DocSend, 104 West ora riesce a gestire in modo più proattivo le interazioni con i media e a fornire ai propri clienti informazioni più dettagliate e specifiche sul processo e sulla strategia di pitch. Tramite la condivisione sicura in tempo reale, il monitoraggio e il mantenimento delle risorse dei clienti, 104 West può concentrarsi maggiormente sulla storia da raccontare anziché sul follow-up.
"DocSend ha trasformato il nostro modo di presentazione e condivisione delle informazioni con i media. Il modo migliore per collaborare con i media è trasmettere loro informazioni pertinenti e preziose. "Ora abbiamo la possibilità di capire in tempo reale quale parte della nostra storia suscita o meno interesse. Grazie a queste informazioni, stiamo instaurando relazioni più forti con la stampa e garantiamo una maggiore trasparenza, una strategia mediatica e un servizio complessivo migliore ai nostri clienti," conclude Brian.