Agire sull'analisi sui documenti per presentazioni ampiamente distribuite sui media

Prima di utilizzare DocSend, 104 West organizzava e gestiva le relazioni con i media tramite diversi elenchi, cartelle di Google Drive e documenti. Mantenere un elenco di presentazioni, bozze per la stampa e dossier per i media suddivisi per ogni cliente era faticoso e richiedeva molto tempo. "In qualità di Account Manager, cerco di garantire ai clienti la trasparenza sul nostro processo di lancio e sullo stato di avanzamento. Le informazioni che possiamo condividere con i clienti sui progressi della presentazione sono piuttosto elementari: ci siamo presentati e non abbiamo ricevuto alcun riscontro oppure ci siamo proposti e abbiamo ricevuto una risposta. Questo ci induce a formulare una serie di ipotesi per stabilire quando e come sia meglio eseguire un follow-up tra i contatti sui media da cui non abbiamo risposte", afferma Laura Kubitz, responsabile clienti di 104 West.

Nel proporre una storia a un elenco selezionato di media che potrebbero essere adatti al caso, l'interesse e l'accettazione da parte dei giornalisti dipendono da una serie di fattori, tra cui una storia interessante, un rapporto di lavoro esistente e, naturalmente, la fortuna. La tempistica, i progetti in corso e il ciclo delle notizie possono incidere sull'interesse dei media e sull'inclusione in una storia. 104 West utilizza DocSend per gestire i contenuti che propone, come un comunicato stampa o un articolo, utilizzando un link unico tracciabile per ogni notizia, in modo da avere un'analisi aggregata dell'interesse che una determinata presentazione ha suscitato. Questo dà la possibilità a 104 West di prevedere l'interesse da aspettarsi o, al contrario, di capire se è il caso di tentare una nuova strada o di rivolgersi a un altro gruppo di media.

"Grazie a DocSend, ora posso fornire ai clienti un resoconto molto più concreto e accurato sullo stato delle nostre presentazioni, ad esempio, se i media hanno guardato il pitch, quanto l'hanno analizzato e se l'hanno condiviso con i colleghi. Questo ci aiuta ad avvicinarci strategicamente a determinati media basandoci su come hanno interagito e proponendo in modo proattivo i prossimi passi", ha detto Laura.

Un link semplice e sicuro per gestire e distribuire i kit multimediali dei clienti

104 West cura i kit multimediali dei propri clienti per garantire che le immagini e i testi pubblicati su ciascuno di essi siano i più accurati e aggiornati possibile. Prima di DocSend, Allison Heard, responsabile dei servizi creativi di 104 West, teneva una cartella di Google Drive per ogni cliente e, a volte, persino per ogni comunicazione con i media, per garantire che le parti interessate vedessero tutto o solo ciò che dovevano vedere. Con le limitazioni di Google riguardo il provisioning degli utenti e la condivisione sicura, si è dovuto gestire più kit multimediali per ogni cliente in base alla presentazione. Altre volte, i kit multimediali sono stati condivisi come allegati e-mail, ma spesso i file erano troppo grandi e causavano problemi di consegna, ritardi o confusione in un momento cruciale.

"A volte, vogliamo condividere con i media solo un determinato video o una grafica personalizzata. Oppure, è possibile che vogliamo condividere con un contatto media un livello di dettaglio diverso rispetto a un altro. Così ci ritrovavamo a creare più cartelle per una singola presentazione del cliente, con conseguente confusione interna e problemi inerenti alla fonte di riferimento", ricorda Allison.

"Grazie a DocSend, possiamo conservare facilmente i kit multimediali dei nostri clienti in spazi, un archivio centralizzato e sicuro. Il link è sempre attivo e aggiornato, quindi non mi devo più preoccupare che i media abbiano un logo non aggiornato o un modello non corretto, e possiamo anche prevedere diversi livelli di accesso o visualizzazioni personalizzate per diversi gruppi di contatti sui media. Per noi è una svolta quando vogliamo assicurarci di avere le informazioni giuste davanti alle persone giuste", afferma Allison.

104 West gestisce i kit multimediali dei propri clienti su DocSend

 

Gestire notizie confidenziali attraverso la condivisione sicura

Per 104 West, gestire notizie confidenziali può essere complesso quando si condivide un'informazione molto attesa o estremamente riservata oppure un fatto imminente. Prima di DocSend, ciò veniva fatto tramite e-mail con un allegato o un link a Google Doc. Sebbene Documenti Google sia ottimo per la revisione e la collaborazione in tempo reale, quando si tratta di lanciare in modo sicuro informazioni molto attese, un link o un allegato PDF nelle mani sbagliate può rovinare il debutto di una notizia.

"Grazie a DocSend, possiamo proteggere la sicurezza delle nostre presentazioni confidenziali richiedendo un'e-mail per poterle visualizzare. Anche se il link viene inoltrato a un'altra persona, noi ne veniamo informati e nemmeno il destinatario dell'inoltro riesce a visualizzare il contenuto senza fornire il proprio indirizzo e-mail. Questo non solo ci dà la certezza che una storia non possa trapelare, ma ci consente anche di conoscere l'interazione e il consumo da parte dei media della nostra presentazione tempestiva", afferma Brian Mast, socio dirigente di 104 West.

Una nuova visione dei rapporti con i clienti e i media

Grazie a DocSend, 104 West ora riesce a gestire in modo più proattivo le interazioni con i media e a fornire ai propri clienti informazioni più dettagliate e specifiche sul processo e sulla strategia di pitch. Tramite la condivisione sicura in tempo reale, il monitoraggio e il mantenimento delle risorse dei clienti, 104 West può concentrarsi maggiormente sulla storia da raccontare anziché sul follow-up.

"DocSend ha trasformato il nostro modo di presentazione e condivisione delle informazioni con i media. Il modo migliore per collaborare con i media è trasmettere loro informazioni pertinenti e preziose. "Ora abbiamo la possibilità di capire in tempo reale quale parte della nostra storia suscita o meno interesse. Grazie a queste informazioni, stiamo instaurando relazioni più forti con la stampa e garantiamo una maggiore trasparenza, una strategia mediatica e un servizio complessivo migliore ai nostri clienti," conclude Brian.