Agire sull'analisi sui documenti per presentazioni ampiamente distribuite sui media
Prima di utilizzare DocSend, 104 West organizzava e gestiva le relazioni con i media tramite diversi elenchi, cartelle di Google Drive e documenti. Mantenere un elenco di presentazioni, bozze per la stampa e dossier per i media suddivisi per ogni cliente era faticoso e richiedeva molto tempo. "In qualità di Account Manager, cerco di garantire ai clienti la trasparenza sul nostro processo di lancio e sullo stato di avanzamento. Le informazioni che possiamo condividere con i clienti sui progressi della presentazione sono piuttosto elementari: ci siamo presentati e non abbiamo ricevuto alcun riscontro oppure ci siamo proposti e abbiamo ricevuto una risposta. Questo ci induce a formulare una serie di ipotesi per stabilire quando e come sia meglio eseguire un follow-up tra i contatti sui media da cui non abbiamo risposte", afferma Laura Kubitz, responsabile clienti di 104 West.
Nel proporre una storia a un elenco selezionato di media che potrebbero essere adatti al caso, l'interesse e l'accettazione da parte dei giornalisti dipendono da una serie di fattori, tra cui una storia interessante, un rapporto di lavoro esistente e, naturalmente, la fortuna. La tempistica, i progetti in corso e il ciclo delle notizie possono incidere sull'interesse dei media e sull'inclusione in una storia. 104 West utilizza DocSend per gestire i contenuti che propone, come un comunicato stampa o un articolo, utilizzando un link unico tracciabile per ogni notizia, in modo da avere un'analisi aggregata dell'interesse che una determinata presentazione ha suscitato. Questo dà la possibilità a 104 West di prevedere l'interesse da aspettarsi o, al contrario, di capire se è il caso di tentare una nuova strada o di rivolgersi a un altro gruppo di media.
"Grazie a DocSend, ora posso fornire ai clienti un resoconto molto più concreto e accurato sullo stato delle nostre presentazioni, ad esempio, se i media hanno guardato il pitch, quanto l'hanno analizzato e se l'hanno condiviso con i colleghi. Questo ci aiuta ad avvicinarci strategicamente a determinati media basandoci su come hanno interagito e proponendo in modo proattivo i prossimi passi", ha detto Laura.
Un link semplice e sicuro per gestire e distribuire i kit multimediali dei clienti
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
"A volte, vogliamo condividere con i media solo un determinato video o una grafica personalizzata. Oppure, è possibile che vogliamo condividere con un contatto media un livello di dettaglio diverso rispetto a un altro. Così ci ritrovavamo a creare più cartelle per una singola presentazione del cliente, con conseguente confusione interna e problemi inerenti alla fonte di riferimento", ricorda Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Gestire notizie confidenziali attraverso la condivisione sicura
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
"Grazie a DocSend, possiamo proteggere la sicurezza delle nostre presentazioni confidenziali richiedendo un'e-mail per poterle visualizzare. Anche se il link viene inoltrato a un'altra persona, noi ne veniamo informati e nemmeno il destinatario dell'inoltro riesce a visualizzare il contenuto senza fornire il proprio indirizzo e-mail. Questo non solo ci dà la certezza che una storia non possa trapelare, ma ci consente anche di conoscere l'interazione e il consumo da parte dei media della nostra presentazione tempestiva", afferma Brian Mast, socio dirigente di 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Una nuova visione dei rapporti con i clienti e i media
Grazie a DocSend, 104 West ora riesce a gestire in modo più proattivo le interazioni con i media e a fornire ai propri clienti informazioni più dettagliate e specifiche sul processo e sulla strategia di pitch. Tramite la condivisione sicura in tempo reale, il monitoraggio e il mantenimento delle risorse dei clienti, 104 West può concentrarsi maggiormente sulla storia da raccontare anziché sul follow-up.
"DocSend ha trasformato il nostro modo di presentazione e condivisione delle informazioni con i media. Il modo migliore per collaborare con i media è trasmettere loro informazioni pertinenti e preziose. "Ora abbiamo la possibilità di capire in tempo reale quale parte della nostra storia suscita o meno interesse. Grazie a queste informazioni, stiamo instaurando relazioni più forti con la stampa e garantiamo una maggiore trasparenza, una strategia mediatica e un servizio complessivo migliore ai nostri clienti," conclude Brian.
