Un'azienda emergente si affida a Dropbox e a DocSend per gestire in modo sicuro le proprie attività e raccogliere capitali dai soci

Grazie a Dropbox e a DocSend, una società emergente può facilmente archiviare, inviare e proteggere le informazioni finanziarie riservate.

La storia

Una società di venture capital emergente, fondata in un periodo in cui il lavoro a distanza stava diventando la norma, cercava un mezzo migliore per organizzare i file e svolgere la ricerca di finanziamenti in modo efficace con un team distribuito negli Stati Uniti. Questa azienda si è rivolta a Dropbox e a DocSend per poter lavorare in modo più efficace da qualsiasi luogo e ottenere i finanziamenti iniziali per la costituzione di un fondo.

La sfida

Il direttore delle relazioni con gli investitori per le obbligazioni emergenti ha dichiarato che prima di Dropbox e DocSend, la sua azienda aveva bisogno di un modo più sicuro per condividere i documenti finanziari sensibili con i potenziali soci e trovare così gli investimenti iniziali per la costituzione di un fondo.

La soluzione

Il direttore delle relazioni con gli investitori della società utilizza la piattaforma di sincronizzazione dei file di Dropbox e la soluzione di condivisione sicura dei documenti di DocSend per archiviare in modo semplice i file di lavoro essenziali dell'azienda e per condividere e ottimizzare in modo sicuro le comunicazioni con potenziali soci e con gli investitori.

Dropbox conserva tutto il materiale collaborativo interno dell'azienda

Poiché l'organizzazione è nata quando la maggior parte delle aziende emergenti doveva adattarsi a un ambiente di lavoro da remoto, il team ha adottato sin dall'inizio Dropbox come fonte certa per tutti i file e le informazioni relative alle operazioni interne. "Creiamo la maggior parte dei nostri file su Microsoft Word, PowerPoint ed Excel e sapere che sono sempre salvati in Dropbox ci fa stare sereni", dichiara il direttore.

Indipendentemente dal luogo in cui si trova un membro del team, tutti i file importanti, tra cui le strategie di investimento, la ricerca di fondi per il portafoglio sottostante, i documenti di analisi del rischio-rendimento e le procedure di gestione del rischio, sono aggiornati e protetti. Il team può facilmente effettuare revisioni e modifiche finali in Dropbox e ricevere una notifica quando qualcuno aggiorna un documento. "Le strutture delle cartelle condivise e dei gruppi di cartelle di Dropbox ci permettono di avere un maggiore controllo sulle informazioni finanziarie sensibili", pensa il direttore.

Il team è ampiamente distribuito negli Stati Uniti, quindi avere una fonte unica di informazioni è fondamentale per la collaborazione a distanza. Il direttore delle relazioni con gli investitori collabora, oltre che con i membri del personale a tempo pieno e i soci finanziatori, anche con un team di marketing esterno che crea PDF e materiale di marketing personalizzati. "Siamo in grado di rivedere le diverse versioni degli one-pager e delle presentazioni di investimento creati per noi dal nostro team di marketing. Possiamo scambiarci commenti fino a ottenere l'aspetto e il design desiderati", fa sapere il direttore. Una volta ultimato il documento, il direttore può caricarlo su DocSend direttamente dal proprio account Dropbox.

DocSend protegge i documenti finanziari sensibili condivisi con i potenziali soci investitori

Il direttore delle relazioni con gli investitori è responsabile di individuare un corposo gruppo di potenziali investitori e cercare i capitali per il primo fondo della società. Quando carica per la prima volta i materiali in DocSend, può impostare una sicurezza avanzata sui documenti finanziari riservati. È in grado di creare un codice di accesso unico, richiedere una verifica via e-mail e impostare date di scadenza, in modo che solo un elenco mirato di potenziali investitori possa accedere ai file. "Voglio che le nostre informazioni finanziarie siano ampiamente distribuite tra i potenziali investitori, ma voglio anche controllarne l'accesso per evitare che finiscano nelle mani di altri soggetti che potrebbero cercare di replicare ciò che stiamo facendo", dichiara il direttore.

Per diverse presentazioni descrittive e documenti finanziari, viene richiesta la sottoscrizione di accordo di riservatezza prima che i potenziali investitori possano accedervi. Il direttore può semplicemente caricare l'NDA standard in DocSend e trascinare i campi per la firma designati direttamente nel documento. Ogni volta che un file richiede questo livello di sicurezza maggiore, può semplicemente richiedere un NDA in un solo clic. I potenziali soci investitori possono concludere in modo semplice e veloce il processo di sottoscrizione dell'accordo di riservatezza grazie alla soluzione intuitiva di DocSend integrata nel flusso di lavoro di visualizzazione dei documenti.

DocSend ci ha fornito un modo nuovo di gestire i file da condividere con i potenziali soci e con gli investitori per il nostro fondo emergente. Mi piace molto DocSend sia dal punto di vista del controllo che della gestione dei file troppo grandi da inviare via e-mail come allegato.

Direttore delle relazioni con gli investitori

Società emergente di venture capital

Chiusura di un fondo di venture capital emergente utilizzando la data room virtuale di DocSend

Una volta che il direttore delle relazioni con gli investitori ha caricato i file in DocSend, crea una data room virtuale per condividere tutte le informazioni critiche sugli investimenti in un unico link. "Mi è bastato inserire il link alla data room di DocSend nelle e-mail inviate ai nostri investitori. I potenziali soci e gli investitori possono così accedere ai documenti di riferimento e ai documenti finanziari senza dover scaricare alcun software", fa sapere il direttore. I potenziali investitori possono facilmente visualizzare i questionari di due diligence, le schede informative e i documenti legali, tutto all'interno del proprio browser e su qualsiasi dispositivo. Inoltre, può personalizzare la propria data room virtuale con un'immagine e un logo personalizzati, offrendo così ai destinatari un'esperienza di visualizzazione curata.

Per altri documenti che richiedono una maggiore protezione, il direttore può aggiungere un NDA in un solo clic nonché una protezione con password o una verifica via e-mail. Invece di allegare manualmente i file a un'e-mail, rischiando che vengano scaricati e condivisi con terzi, il direttore può facilmente proteggere le informazioni finanziarie sensibili nella data room virtuale di DocSend.

Le analisi di DocSend forniscono informazioni sull'interesse degli accomandanti

Il direttore delle relazioni con gli investitori riceve un'e-mail ogni volta che un potenziale socio o un potenziale investitore accede alla data room virtuale, venendo così a sapere con esattezza quali file sono stati esaminati e da chi. Il direttore ha la possibilità di ottenere analisi a livello di singola pagina, il che "consente di capire meglio i punti a cui i potenziali investitori dedicano maggiore attenzione in un particolare documento, permettendoci di migliorare le relazioni con investitori specifici", ha aggiunto. L'analisi dei documenti di DocSend può aiutare a organizzare le conversazioni con i potenziali soci e investitori, aiutando ad avere interazioni più efficaci.

L'analisi di DocSend ci aiuta a individuare quali sono le parti efficaci e inefficaci della presentazione, capire cosa eliminare da presentazioni future e dove possiamo eventualmente ottimizzare le informazioni.

Direttore delle relazioni con gli investitori

Società emergente di venture capital

L'impegno profuso dal direttore nella creazione di un'esperienza d'impatto per gli investitori ha dato i suoi frutti e la società emergente ha recentemente ottenuto gli investimenti iniziali per il fondo di partenza. "Siamo riusciti a ottenere la firma di qualche socio dopo che questi hanno avuto accesso alla nostra data room in DocSend. Io non ho avuto alcuna difficoltà nella creazione della data room e i soci non hanno avuto alcun problema ad accedervi", ha fatto sapere.

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