Als je voor een creatief bureau werkt, weet je niet alleen hoe belangrijk voorstellen zijn, maar lééf je voorstellen.
The gemiddelde bedrijf besteedt 24 uur aan een enkel voorstel, waarbij de best presterende bedrijven daar twee uur meer aan besteden. Als je die uren naar personeelskosten vertaalt, kom je er al snel achter dat voorstellen niet goedkoop zijn.
Als je zoveel tijd en geld steekt in je voorstellen en werkverklaringen, wil je drie dingen bereiken:
- Laat je creatieve vaardigheden zien
- Bescherm je briljante ideeën
- Haal moeiteloos klanten binnen
Het punt is dat sommige technologie het bekijken van een voorstel moeilijker kan maken dan nodig is, wat kan leiden tot doodlopende zakendeals. Creatievelingen moeten ook extra voorzichtig zijn om ervoor te zorgen dat ontwerpconcepten niet in handen van concurrerende bedrijven vallen. Hier bespreken we hoe je technologie op de juiste manier kunt gebruiken voor het versturen van voorstellen, zodat je het leven van je potentiële klanten eenvoudiger maakt, je ideeën veiligstelt en je de benodigde gegevens verkrijgt om nieuwe klanten binnen te halen.
1. Laat je creatieve werk zien door het delen van audio, afbeeldingen en video's in DocSend
Een veelgebruikte uitspraak onder effectieve vertellers is: show, don't tell. Hetzelfde geldt voor creatievelingen. Soms resoneert het misschien meer bij een potentiële klant om te laten zien waartoe je in staat bent, in plaats van alleen je services op te sommen. Mensen willen vaak voorbeelden van jouw ontwerpen zien voordat ze met je in zee gaan. Maar meestal is het lastig om grote schetsen of opnames via e-mail te versturen, waarvoor bestandsbeperkingen gelden. Een nog grotere belemmering voor creatievelingen is dat bestanden gemakkelijk met iedereen kunnen worden verspreid als ze eenmaal in omloop zijn. Zoals eerder gezegd, is het beschermen van intellectueel eigendom van cruciaal belang voor elk bureau dat zich om de integriteit van eindproducten bekommert.
We weten dat de bescherming van je intellectuele eigendom van het grootste belang is. Beheers en beveilig je creatieve proces van begin tot eind met de rijke mediaformaten van DocSend, van de sourcing van klanten en het beheer van voorstellen tot de uitvoering van deals. Met DocSend kun je sneller deals sluiten door je zowel inzicht als zekerheid te geven over je verschillende creatieve bestandstypen:
Creatieve afbeeldingsformaten: bescherm Adobe Photoshop- en Illustrator-ontwerpen met de geavanceerde besturingselementen van DocSend, terwijl je potentiële nieuwe zakelijke kansen opspoort.
Videobestanden: bepaal welke versie van je showreel het beste presteert bij nieuwe klanten en centraliseer alle video's op één plek.
Audiobestanden: verruil lange e-mailvoorstellen voor korte audio-opnamen, directe uploadmogelijkheden, toegangscontroles en geavanceerde betrokkenheidsanalyses.
2. Bescherm je intellectuele eigendom
Virtueel pitchen biedt je bureau veel meer mogelijkheden, maar het introduceert ook enkele nieuwe uitdagingen, zoals het veilig delen van bestanden en het beheer van het materiaal van voorstellen.
Brian Mast, managing partner bij het PR-bedrijf 104 West, moet bijvoorbeeld vaak verhalen onder embargo beschermen zodat ze niet in verkeerde handen vallen. "Met DocSend kunnen we de veiligheid van onze pitches met embargo beschermen door een e-mailadres te vereisen voordat de pitch kan worden bekeken", zegt hij. "Zelfs als de link naar iemand anders wordt doorgestuurd, krijgen we een melding daarvan en kunnen ze de pitch niet bekijken zonder hun e-mailadres op te geven. Daardoor hoeven we ons niet alleen geen zorgen meer te maken dat een verhaal wordt gelekt, maar krijgen we ook inzicht in de interactie en het gebruik van de media met onze tijdige pitch."
Brian gebruikt Veilige clientportals (de gouden standaard voor het veilig delen van bestanden), waarmee je meerdere bestanden met een enkele link kunt versturen en een geavanceerde beveiliging per bestand kunt aanpassen:
- Dynamische watermerken: om automatisch de informatie van je lezer weer te geven, zoals e-mailadres, IP-adres en datum en tijd, zodat je niet voor elk voorstel een apart watermerk hoeft te maken.
- Overeenkomsten met één klik: om intellectueel eigendom en andere gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen, ondertekend in een ingebouwde ervaring
- E-mailverificatie : waarmee je de toegang van ontvangers beperkt tot bevoegde besluitvormers en bijhoudt wie je voorstel of contract kan zien
Het beschermen van ideeën kan het verschil maken tussen een nieuwe klant en een ander bedrijf. Stel dat jouw concept voor een ontwerp wordt doorgestuurd naar een concurrerend bureau dat niet alleen dezelfde beelden in minder tijd kan namaken, maar ook zijn services tegen een aantrekkelijkere prijs kan aanbieden. Het binnenhalen van nieuwe klanten gaat niet langer over het bekendmaken van je naam. Je moet je ideeën veiligstellen door bescherming toe te voegen, zoals watermerken, wachtwoorden en ingebouwde overeenkomsten.
3. Maak het eenvoudiger om met je samen te werken door gestroomlijnde klantenportals te gebruiken
Het lijkt bijna te eenvoudig, maar je zult versteld staan hoeveel klanten kiezen voor bureaus die gewoon… makkelijk zijn om mee samen te werken. En onderdeel van een prettige samenwerking, is communiceren op een manier die de inbox van de klant respecteert.
Het digitaal delen van bestanden kan al tientallen jaren, maar toch hebben we op de een of andere manier nog steeds moeite om snel de laatste versies te vinden van de documenten die we nodig hebben. Tara Mallen, Senior Creative Strategist bij Quartz, zegt"Voor DocSend gebruikten we verschillende tools om onze creatieve beschrijvingen en voorstellen te delen. Maar met deze voorstellen hebben we vaak te maken met wijzigingen op het allerlaatste moment waardoor we een hele nieuwe e-mail en link naar de klant moeten sturen. DocSend stelt ons in staat om gestroomlijnder en georganiseerder te zijn in onze communicatie met klanten."
Wat Tara beschrijft, is een gepersonaliseerde klantenportal, wat een aangepaste digitale ruimte is die speciaal voor de bestanden van jouw (potentiële) klant is gemaakt. Om toegang te krijgen tot elk bestand dat bij jouw interactie is betrokken, hoeft de klant maar op één link te klikken. Oftewel: nooit meer zoeken naar e-mailbijlagen. Voorbij zijn de dagen dat je je afvraagt of de nieuwste versie van een voorstel echt de meest actuele is. En nog beter: je behoudt de volledige controle over al je bestanden in elke klantenportal. Jouw werk blijft van jou, of je nu individuele voorstellen van een watermerk voorziet of een e-mailauthenticatie op een specifiek ontwerpvoorbeeld toepast. Klantenportals nemen de verwarring weg, zodat klanten op één specifieke locatie toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben.
4. Neem video's met voice-over op om voorstellen tot leven te brengen
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Asynchrone videopitches worden snel een must, aangezien 26% van de deals sneller wordt gesloten met door video aangedreven voorstellen. Als je een asynchrone videopitch stuurt, laat dan iemand je pitch bekijken wanneer hij of zij dat wil, wat opnieuw diens tijd en inbox respecteert.
Als je een videopitch opneemt, neem je meestal je scherm en je gezicht op, zodat je de juiste toon kunt aanslaan bij je publiek en je boodschap kunt overbrengen. DocSend-integratie met Dropbox Capture laat je rechtstreeks vanuit jouw gepersonaliseerde klantenportal korte opnames van videovoice-overs maken, zodat al jouw materiaal is gecentraliseerd in één ruimte.
5. Verzamel analyses over je videovoorstellen en geluidsopnamen
Als je experimenteert met videovoorstellen, zul je waarschijnlijk weten of ze het waard zijn. Hoewel het waar is dat het maken van videopresentaties niet veel extra tijd kost als je er een paar hebt gedaan, wil je er toch voor zorgen dat je jouw middelen efficiënt gebruikt om nieuwe klanten binnen te halen.
DocSend-videoanalyses kunnen je helpen je videopitchstrategie te testen en te verfijnen. Bovendien kun je nu ook gedetailleerde analyses van audiobestanden verzamelen. DocSend geeft je ook een betrokkenheidsscore voor bezoeken, die je kan laten zien of je bezoekers het bestand kunnen zien en horen, en ook hoe snel ze het bestand hebben afgespeeld. Hier zijn een paar inzichten die je kunt verzamelen als je begint met het versturen van video- en audiobestanden aan potentiële klanten:
- Afspeeltijdpercentage: om erachter te komen hoe ver lezers door je presentatie of luisteraars door je mp3 heen komen. Probeer versies van 30, 60 en 90 seconden en zie het verschil.
- Overslaan: om te peilen of sommige secties moeten worden herzien.
- Terugdraaien: om te zien welke secties het meest interessant zijn of enige uitleg behoeven.
- Achtergrondinformatie: om te zien of je echt iemands aandacht hebt getrokken of dat ze jouw video op de achtergrond afspelen, terwijl ze naar iets anders kijken.
6. Aangepaste contracten uitvoeren met de ingebouwde e-handtekeningen van DocSend
Het binnenhalen van nieuwe klanten is het spannendste deel van potentiële verkoop, maar er komt ook wat administratief werk bij kijken: het opstellen en goedkeuren van het contract.
Een contract over de eindstreep krijgen, gaat gepaard met veel heen en weer geschuif, vooral als er een groot aantal besluitnemers bij is betrokken. Voorkom vertragingen met de goedkeuring met de e-handtekeningen van DocSend, waarmee je aangepaste handtekeningvelden kunt slepen of ondertekening met één klik kunt inschakelen voor maximaal 10 verschillende ondertekenaars.
Over het geheel genomen is ondertekening met één klik een revolutie voor het verkorten van je verkoopcyclus. Je zult het niet alleen prettig vinden omdat jouw klant sneller het contract zal ondertekenen, maar ook omdat jouw klant maar één keer hoeft te klikken om een juridisch bindende handtekening te zetten.
Ben je er klaar voor om te zien hoe DocSend in realtime werkt? Je gratis proefperiode nu starten.
