Media-interesse in de gaten houden en snel handelen met DocSend

Wanneer PR-firma's voor media en journalisten pitchen, weten ze dat hun verhaal beknopt, relevant en boeiend moet zijn. 104 West is een advocatenkantoor gespecialiseerd in B2B-technologie, van start-ups in de opstartfase tot Fortune 100-klanten, en heeft elke dag met deze uitdaging te maken.

Documentanalyses gebruiken voor algemene mediapitches

Vóór DocSend organiseerde en beheerde 104 West mediarelaties via verschillende lijsten, Google Drive-mappen en documenten. Het bijhouden van een lijst met pitches, persconcepten en mediakits per klant was zowel vervelend als tijdrovend. "Als een accountmanager streef ik er altijd naar om onze klanten transparantie te bieden in ons pitchproces en -status. De pitchvoortgang die we met klanten kunnen delen, is behoorlijk zwart-wit. We hebben ofwel een pitch gedaan en niets meer gehoord of een pitch gedaan en een reactie ontvangen. Dit leidt tot veel speculatie van onze kant om te bepalen wanneer en hoe we het beste de follow-up kunnen doen met de mediacontacten waar we niets meer van horen", vertelt Laura Kubitz, accountmanager bij 104 West.

Bij het pitchen van een verhaal voor een gerichte lijst met media die geschikt kunnen zijn voor een verhaal, hangt de interesse van verslaggevers en of het verhaal wordt opgepikt af van een aantal zaken, waaronder een boeiend verhaal, een bestaande werkrelatie en natuurlijk kans. Timing, huidige projecten en de nieuwscyclus kunnen allemaal van invloed zijn op de interesse en selectie van een verhaal door de media. 104 West gebruikt DocSend om het materiaal te hosten dat ze gebruiken, zoals persberichten of onderdelen van het materiaal, door middel van een unieke traceerbare link per verhaal. Daardoor krijgen ze verzamelde analyses over de interesse die een bepaalde pitch vergaart. Hierdoor kan 104 West inspelen op de verwachte interesse of dat ze een nieuwe invalshoek moeten proberen of zich moeten richten op een andere groep media.

"Met DocSend kan ik nu een meer bruikbaar en nauwkeurig statusrapport van onze pitches aan onze klanten bieden. Ik kan bijvoorbeeld zien of de media naar een pitch heeft gekeken, in welke mate de pitch aansprak en zelfs of ze de pitch met collega's hebben gedeeld. Dit stelt ons dan in staat om bepaalde media strategisch te benaderen op basis van de manier waarop ze naar de pitch hebben gekeken en proactief de beste volgende stappen voor te stellen", zegt Laura.

Een eenvoudige en veilige link voor het onderhouden en distribueren van mediakits voor klanten

104 West onderhoudt de mediakits van hun klanten om ervoor te zorgen dat de afbeeldingen en het materiaal dat over elke klant wordt gepubliceerd, zo nauwkeurig en actueel mogelijk is. Vóór DocSend hield Allison Heard, Creative Services Manager bij 104 West, een Google Drive-map bij per klant en soms zelfs per toenadering van media, om ervoor te zorgen dat de relevante belanghebbenden alles zagen of alleen zagen wat ze zouden moeten zien. Vanwege de beperkingen van Google wat betreft het toekennen van gebruikersbevoegdheden en veilig delen, moesten we meerdere mediakits per klant beheren op basis van de pitch. Op andere momenten werden mediakits gedeeld als e-mailbijlage, maar vaak waren de bestanden te groot waardoor er problemen met de verzending en vertragingen ontstonden, of verwarring tijdens deze cruciale momenten.

"Soms wilden we alleen een bepaalde video of aangepaste afbeelding met de media delen. En ook wilden we soms meer delen met een bepaald mediacontact dan met een ander mediacontact. We moesten daarvoor dan meerdere mappen maken voor een pitch voor een enkele klant, en dat zorgde intern voor verwarring en leidde tot problemen met een enkele bron van waarheid", vertelt Allison.

"Met DocSend kunnen we de mediakits van onze klanten eenvoudig beheren in Ruimten, een centrale, veilige plek. De link is altijd live en up-to-date dus hoef ik me niet langer zorgen te maken dat media een verouderd logo of onjuiste standaardtekst heeft. We kunnen ook verschillende toegangsniveaus of aangepaste weergaven bieden voor verschillende sets met mediacontacten. Dit is echt een doorbraak voor ons geweest wat betreft ervoor zorgen dat we de juiste informatie aan de juiste mensen bieden", zegt Allison.

104 West beheert de mediakits van hun klanten in DocSend

De DocSend-mediakit van Mojo

 

Een verhaal met embargo beheren via veilig delen

Voor 104 West kan het beheren van verhalen met embargo lastig zijn wanneer langverwachte of zeer geheime informatie of een verwacht verhaal wordt gedeeld. Vóór DocSend werd dit beheerd via e-mail met een bijlage of een Google Doc-link. Hoewel Google Docs geweldig is voor realtime bewerkingen en samenwerking, kan een link of PDF-bijlage bij het veilig pitchen van langverwachte informatie in de verkeerde handen de bekendmaking van een verhaal verpesten.

"Met DocSend kunnen we de veiligheid van onze pitches met embargo beschermen door een e-mailadres te vereisen voordat de pitch kan worden bekeken. Zelfs als de link naar iemand anders wordt doorgestuurd, krijgen we een melding daarvan en kunnen ze de pitch niet bekijken zonder hun e-mailadres op te geven. Daardoor hoeven we ons niet alleen geen zorgen meer te maken dat een verhaal wordt gelekt, maar krijgen we ook inzicht in de interactie en het gebruik van de media met onze tijdige pitch", deelt Brian Mast, Managing Partner bij 104 West.

"Met DocSend hebben we realtime inzichten in welk deel van ons verhaal aanspreekt – of niet. Met deze inzichten werken we aan betere relaties met de pers en bieden we meer transparantie, een betere mediastrategie en betere algehele service aan onze klanten.
Brian Mast

Brian Mast

Managing Partner, 104 West

Een nieuwe kijk op relaties met klanten en media

Met DocSend kan 104 West nu proactiever relaties met media beheren en ook gedetailleerdere en specifiekere inzichten aan hun klanten bieden in hun pitchproces en -strategie. Met in real-time veilig delen, volgen en beheren van klantassets kan 104 West meer tijd besteden aan een goed verhaal dan aan de follow-up.

"DocSend heeft de manier veranderd waarop we pitchen en informatie met de media delen. We werken het best met de media samen door ze relevante en waardevolle informatie te geven. We hebben nu realtime inzichten in welk deel van ons verhaal aanspreekt – of niet. Met deze inzichten werken we aan betere relaties met de pers en bieden we meer transparantie, een betere mediastrategie en betere algehele service aan onze klanten", zegt Brian.

Veilig documenten delen met realtime analyses binnen handbereik