Documentanalyses gebruiken voor algemene mediapitches
Vóór DocSend organiseerde en beheerde 104 West mediarelaties via verschillende lijsten, Google Drive-mappen en documenten. Het bijhouden van een lijst met pitches, persconcepten en mediakits per klant was zowel vervelend als tijdrovend. "Als een accountmanager streef ik er altijd naar om onze klanten transparantie te bieden in ons pitchproces en -status. De pitchvoortgang die we met klanten kunnen delen, is behoorlijk zwart-wit. We hebben ofwel een pitch gedaan en niets meer gehoord of een pitch gedaan en een reactie ontvangen. Dit leidt tot veel speculatie van onze kant om te bepalen wanneer en hoe we het beste de follow-up kunnen doen met de mediacontacten waar we niets meer van horen", vertelt Laura Kubitz, accountmanager bij 104 West.
Bij het pitchen van een verhaal voor een gerichte lijst met media die geschikt kunnen zijn voor een verhaal, hangt de interesse van verslaggevers en of het verhaal wordt opgepikt af van een aantal zaken, waaronder een boeiend verhaal, een bestaande werkrelatie en natuurlijk kans. Timing, huidige projecten en de nieuwscyclus kunnen allemaal van invloed zijn op de interesse en selectie van een verhaal door de media. 104 West gebruikt DocSend om het materiaal te hosten dat ze gebruiken, zoals persberichten of onderdelen van het materiaal, door middel van een unieke traceerbare link per verhaal. Daardoor krijgen ze verzamelde analyses over de interesse die een bepaalde pitch vergaart. Hierdoor kan 104 West inspelen op de verwachte interesse of dat ze een nieuwe invalshoek moeten proberen of zich moeten richten op een andere groep media.
"Met DocSend kan ik nu een meer bruikbaar en nauwkeurig statusrapport van onze pitches aan onze klanten bieden. Ik kan bijvoorbeeld zien of de media naar een pitch heeft gekeken, in welke mate de pitch aansprak en zelfs of ze de pitch met collega's hebben gedeeld. Dit stelt ons dan in staat om bepaalde media strategisch te benaderen op basis van de manier waarop ze naar de pitch hebben gekeken en proactief de beste volgende stappen voor te stellen", zegt Laura.
Een eenvoudige en veilige link voor het onderhouden en distribueren van mediakits voor klanten
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
"Soms wilden we alleen een bepaalde video of aangepaste afbeelding met de media delen. En ook wilden we soms meer delen met een bepaald mediacontact dan met een ander mediacontact. We moesten daarvoor dan meerdere mappen maken voor een pitch voor een enkele klant, en dat zorgde intern voor verwarring en leidde tot problemen met een enkele bron van waarheid", vertelt Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Een verhaal met embargo beheren via veilig delen
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
"Met DocSend kunnen we de veiligheid van onze pitches met embargo beschermen door een e-mailadres te vereisen voordat de pitch kan worden bekeken. Zelfs als de link naar iemand anders wordt doorgestuurd, krijgen we een melding daarvan en kunnen ze de pitch niet bekijken zonder hun e-mailadres op te geven. Daardoor hoeven we ons niet alleen geen zorgen meer te maken dat een verhaal wordt gelekt, maar krijgen we ook inzicht in de interactie en het gebruik van de media met onze tijdige pitch", deelt Brian Mast, Managing Partner bij 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Een nieuwe kijk op relaties met klanten en media
Met DocSend kan 104 West nu proactiever relaties met media beheren en ook gedetailleerdere en specifiekere inzichten aan hun klanten bieden in hun pitchproces en -strategie. Met in real-time veilig delen, volgen en beheren van klantassets kan 104 West meer tijd besteden aan een goed verhaal dan aan de follow-up.
"DocSend heeft de manier veranderd waarop we pitchen en informatie met de media delen. We werken het best met de media samen door ze relevante en waardevolle informatie te geven. We hebben nu realtime inzichten in welk deel van ons verhaal aanspreekt – of niet. Met deze inzichten werken we aan betere relaties met de pers en bieden we meer transparantie, een betere mediastrategie en betere algehele service aan onze klanten", zegt Brian.
