Achtergrond
BioscienceLA is in 2018 opgericht en een innovatieaanjager voor life sciences en gezondheidsinnovaties in Greater Los Angeles. Het bedrijf creëert meer kansen voor fondsen, ruimte en talent, evenals berichten en het creëren van bewustzijn. De onafhankelijke non-profitorganisatie zorgt ervoor dat Los Angeles een verenigd ecosysteem voor samenwerking heeft dat alle aspecten van de levenswetenschappensector in Zuid-Californië omvat. De organisatie heeft zich tot DocSend gewend om op veilige wijze gevoelige financiële informatie met bestuursleden te delen, programma-informatie te delen met programmadeelnemers en zakelijke samenwerkingsovereenkomsten op te stellen voor deelnemende organisaties.
De uitdaging
David J. Whelan, CEO of BioscienceLA, geeft aan dat de organisatie gevoelige informatie met het bestuur deelde via e-mailbijlagen voordat DocSend werd gebruikt. "We hadden een veiligere manier nodig om gevoelige financiële en strategische informatie te delen met ons bestuur. E-mailbijlagen raakten kwijt of waren moeilijk om te openen op mobiele telefoon, en dus hadden we een betere methode nodig", zegt Dave.
De oplossing:
Dave wendde zich tot het veilige platform voor het delen van documenten van DocSend om op veilige wijze informatie te delen met de bestuursleden van de organisatie en programmadeelnemers te onboarden voor het nieuwe programma voor stagiaires.
Interne documenten veilig hosten met Dropbox
Toen Dave als CEO van BioscienceLA kwam te werken, wilde hij ervoor zorgen dat zijn team effectief extern kon werken. Als een early adopter van Dropbox wist Dave dat het de juiste oplossing was vanwege de mogelijkheden voor het synchroniseren en opslaan van bestanden in de cloud. Of het nu gaat om het maken van programmaplannen, financiële plannen of interne notities, Dave en zijn organisatie vertrouwen op Dropbox voor het veilig bewaren van al hun interne bestanden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun missie. "Het is voor ons erg eenvoudig om waar dan ook planningsdocumenten te openen die we in Dropbox hebben gemaakt. We openen een nieuwe locatie in Culver City en daarom is het belangrijk dat we onderweg onze bestanden veilig kunnen openen."
I brought DocSend on to share presentations and financials with our board. It’s been helpful for me to see who has interacted with a document before a meeting. DocSend’s analytics let me know how to best prepare and tailor the meeting to our board members’ top interests.
Een veiligere manier om externe informatie van non-profitorganisaties te delen
Voor het delen van gegevens buiten zijn organisatie wilde Dave ervoor zorgen dat alle gevoelige gegevens beschermd waren. Dave wilde vooral de gevoelige bestanden beschermen die hij deelt met de bestuursleden van de non-profitorganisatie. “Ik deel voor en na vergaderingen presentaties en financiële overzichten met onze bestuursleden. Ik wilde een extra bescherming toevoegen om ervoor te zorgen dat deze materialen niet in de verkeerde handen vallen”, zegt Dave.
Hoewel andere oplossingen voor het delen van bestanden eenvoudig te openen waren voor derden, is Dave in staat om zijn gevoelige documenten te beschermen door een wachtwoord toe te voegen en te vereisen dat er e-mailadressen nodig zijn om PowerPoint-, PDF-, Excel- en Word-documenten te openen die hij deelt in DocSend.
Moeiteloze updates voor informatie op bestuursniveau
Voor het verzenden van vergaderingsagenda's naar bestuursleden verstuurde Dave voorheen bijlagen. “Het was voor ons niet vol te houden om deze materialen als bijlagen te versturen omdat ik soms aanpassingen aan de agenda moest doen en niet wilde dat de bijgewerkte versies kwijtraakten”, vertelt Dave. Om kort en krachtig met de bestuursleden te communiceren, wendde Dave zich tot DocSend om op een eenvoudigere manier probleemloos documenten bij te werken in de backend, zonder dat de oorspronkelijke link moet worden geopend en bijgewerkt. “Het is een prettigere manier van communiceren met onze bestuursleden wanneer we makkelijk aanpassingen of updates kunnen doen met DocSend, zonder dat we iedereen daarvan op de hoogte moeten brengen”, zegt Dave.
DocSend makes it much easier for us to access one link with all of the current information. For example, if a board meeting agenda changes, I can make updates behind the scenes, without notifying everyone.
Het onboarden van programmadeelnemers met virtuele gegevensruimtes
Als onderdeel van de missie om de capaciteit en snelheid van innovatie binnen biowetenschappen verder te helpen, biedt BioscienceLA een BioFutures-programma voor stagiaires waarmee studenten van ondervertegenwoordigde achtergronden in contact worden gebracht met biowetenschapsorganisaties in Los Angeles.
Wanneer een bedrijf ermee instemt om een stagiaire aan te nemen, krijgen deelnemende bedrijven hun eigen DocSend-ruimten die hun programmamaterialen en deelnemerscontracten bevatten. Daarnaast krijgen stagiaires ook een aangepaste ruimte met geïndividualiseerde documenten met betrekking tot het programma. De contentportal bevat alles wat partners moeten weten over het stageprogramma, inclusief schema's en verantwoordelijkheden. Hierdoor raken materialen niet kwijt en wordt er een meer gepersonaliseerde ervaring gecreëerd met elke partnerorganisatie en stagiaire. DocSend maakt het voor BioScienceLA eenvoudig om een georganiseerd onboardingsproces en algehele programma-ervaring te creëren voor partnerschaporganisaties en stagiaires met DocSend.
Partnerschapovereenkomsten uitvoeren met DocSend eSignature
Door gebruik te maken van e-handtekeningen van DocSend kunnen bedrijfspartners die deelnemen aan het stagiaireprogramma van BioscienceLA hun partnerschapovereenkomsten ondertekenen. Op vergelijkbare manier ondertekenen stagiaires hun overeenkomstcontracten in DocSend zodra ze voor het programma zijn aangenomen. Studenten en partners kunnen alle onboardingsdocumenten waarin hun verantwoordelijkheden binnen het programma worden beschreven eenvoudig bekijken, evenals hun deelname-overeenkomsten ondertekenen met e-handtekeningen van DocSend. Dave bespaart tijd door eenvoudig aangepaste handtekeningenvelden te verslepen en neer te zetten in DocSend om ondertekende deelnameovereenkomsten te verzamelen.
DocSend’s eSignature is super intuitive and helps streamline our contractual agreements between partners and interns. . Each party can sign their agreements in a personalized content hub that holds all other relevant program information to ensure ease of access and understanding.
