Bond optimaliseert het wervings- en onboardingsproces met DocSend & Dropbox

Omdat het team bij Bond elk jaar twee keer zo groot werd, had het een veilige manier nodig om presentaties en opdrachten naar potentiële functiekandidaten te versturen en volgen.

Achtergrond

Het is de missie van Bond om de snelheid van financiële innovatie en toegang tot kapitaal te vergroten. Bond maakt het voor bedrijven eenvoudig om conforme financiële producten aan te bieden om de integratie bij vaak verouderde banken en verkopers van financiële producten intuïtiever te maken. Dankzij de enorme groei moest Bond snel nieuwe medewerkers aannemen en daarvoor vertrouwde het bedrijf op DocSend om veilig informatie te delen met potentiële kandidaten tijdens het sollicitatie- en wervingsproces.

De uitdaging

Vóór DocSend stuurde Brittney Harvey, een recruiter bij Bond, recruitingdecks, evenals huiswerkopdrachten voor open functies naar kandidaten als e-mailbijlagen of Google Drive-bestanden. Binnen een zeer gevoelige industrie en concurrerende markt, maakte Brittney zich soms zorgen dat de informatie in de verkeerde handen zou vallen. Dit leidde tot een zoektocht naar een veiligere oplossing voor het delen van externe documenten tijdens het wervingsproces.

De oplossing:

Het team wendde zich tot de oplossing voor het veilig delen van documenten van DocSend om gevoelige presentaties en gebruiksscenario's te beschermen die tijdens het wervingsproces naar kandidaten werden gestuurd.

De toegang van kandidaten tot vertrouwelijke documenten beheren

Het verder ontwikkelen van de recruitingfunctie bij een groeiende start-up is niet eenvoudig. Brittney wilde ervoor zorgen dat veiligheid en gebruiksgemak de meeste prioriteit kregen bij het delen van informatie met kandidaten. Tijdens het oorspronkelijke sollicitatieproces bij Bond stuurde Brittney een overzichtsdeck met wat informatie over het bedrijf en het product. Kandidaten hadden soms ook sollicitaties bij concurrenten lopen of kwamen uit vergelijkbare sectoren, dus het is belangrijk dat deze productdecks veilig zijn en niet in de verkeerde handen vallen.

Het is geweldig dat ik een e-mailadres kan vereisen voor het bekijken van documenten. Als een DocSend-link in de verkeerde handen valt en ik een onbekend e-mailadres zie, kan ik snel de toegang tot die link verwijderen.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Recruiter, Bond

Met DocSend kan Brittney de veiligheid garanderen en controleren wie toegang heeft tot bedrijfsinformatie. "Ik hou van de e-mailmeldingen die ik krijg. Ik kan controleren of kandidaten die onze documenten bekijken ook in ons volgsysteem voor sollicitanten staan", zegt Brittney. Als Brittney een document moet updaten nadat ze het al heeft verstuurd, dan kan ze de update eenvoudig doorvoeren en wordt de versie van het bestand automatisch gewijzigd. Daardoor weet Brittney dat ze altijd de meest actuele versie van haar wervingsmateriaal stuurt.

Vervolggesprekken met geïnteresseerde kandidaten op het juiste moment plannen

Met de versnelling van extern werk en de toegenomen opties voor mensen op zoek naar een baan, kent de banenmarkt een ongekende toename in sollicitaties. Voor recruiters kan een follow-up met geïnteresseerde kandidaten op het juiste moment een enorm verschil maken. Vóór DocSend was het voor Brittney lastig om te bepalen of kandidaten oprecht geïnteresseerd waren. Met DocSend-analyses ontvangt Brittney analyses per pagina en meldingen wanneer iemand een document bekijkt dat ze heeft gedeeld. Brittney kan deze informatie gebruiken om op het juiste moment een follow-up te doen. Hoe sneller Brittney een vervolggesprek kan houden met een kandidaat die Bond nog vers in het geheugen heeft, hoe waarschijnlijker het is dat ze een positieve reactie ontvangt.

De banenmarkt is echt gek op dit moment. Hoe sneller we kunnen handelen, hoe sneller we geweldig talent vast kunnen leggen. Een tool als DocSend is voor ons cruciaal om te concurreren in de recruitingsector.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Recruiter, Bond

De betrokkenheid van kandidaten met 25% verhogen een eerlijk wervingsproces blijven hanteren

Zodra een kandidaat door de eerste screening van recruiters is gekomen, dan is voor bepaalde functies de volgende stap normaal gesproken het maken van een huiswerkopdracht. Brittney moest voorheen de opdrachten met kandidaten delen als een Google-document. Ze realiseerde zich echter dat "Ik niet kon bijhouden wie wel en wie niet naar dat document hadden gekeken". Zonder de mogelijkheid om de interactie van kandidaten te volgen, was het voor Brittney lastig om te bepalen aan welke kandidaat prioriteit moest worden gegeven voor een follow-up.

Met DocSend kan Brittney nu zien of iemand recent heeft gekeken naar de opdracht. Als iemand niet heeft gekeken naar de opdracht voor thuis, dan kan Brittney contact opnemen met diegene en bevestigen of er nog interesse in de functie is. "Dankzij DocSend hebben we het aantal mensen dat reageert op onze opdracht voor thuis met 25% kunnen vergroten omdat ik in staat was om op het juiste moment een follow-up te doen.

Het verhoogde niveau van bescherming in DocSend voorkomt dat kandidaten opdrachten delen met anderen die geïnteresseerd zijn in de openstaande functie. Brittney kan vervaldatums voor links instellen en uitschakelen dat de opdracht kan worden gedownload. Door te voorkomen dat de documenten naar andere mensen wordt gestuurd, is Brittney in staat om een eerlijk wervingsproces te hanteren voor alle potentiële kandidaten.

Analyses voor inzicht in gesprekken met kandidaten

Het kan als recruiter of wervingsmanager bij een sollicitatiegesprek uitdagend zijn om erachter te komen hoe bekend een kandidaat met je bedrijf is of inschatten welke vragen ze hebben. Net zoals dat kandidaten een goede eerste indruk willen maken, willen werkgevers ook hun beste beentje voor zetten tijdens het sollicitatieproces om toptalent vast te leggen.

Brittney en wervingsmanagers bij Bond zijn voorbereid op elke sollicitatie, weten waarom het bedrijf interessant is voor kandidaten en welke vragen ze kunnen verwachten. Voorafgaand aan een sollicitatie ziet Brittney bijvoorbeeld dat een kandidaat meer tijd heeft besteed aan de cultuurdia van het wervingsverhaal, dus weet ze dat ze in haar gesprekken met de kandidaat de nadruk moet leggen op deze elementen. "Het is zo belangrijk dat we kunnen zien waar de kandidaat het meest in geïnteresseerd is. Ik kan andere interviewers laten weten op welke gebieden de nadruk moet worden gelegd of waar kandidaten vragen over hebben", zegt Brittney.

In een constant fluctuerende banenmarkt kan het lastig zijn om te bepalen wat een kandidaat wil, vooral als er al andere aanbiedingen zijn gedaan. Als recruiters weten of een topkandidaat ernaar neigt een aanbieding te accepteren, kunnen ze bepalen waar ze zich op moeten richten. Brittney kan met DocSend in de latere fases van het wervingsproces achterhalen hoeveel interesse kandidaten hebben. "Ik vind het geweldig dat ik wervingsmanagers kan laten weten dat een topkandidaat die meerdere aanbiedingen heeft gekregen, weer naar ons materiaal kijkt. Dat betekent dat de kandidaat nog steeds over ons nadenkt en dat dit misschien een goed moment is om de kandidaat te bellen om te horen of er vragen zijn." Brittney gebruikt DocSend als een vroege indicator voor wervingsmanagers om te zien of een kandidaat een aanbieding zal ondertekenen.

"Als ik zie dat een kandidaat veel tijd aan een bepaald deel van ons wervingsverhaal heeft besteed, bijvoorbeeld dia's over cultuur of de technische details van ons product, gebruik ik die informatie als leidraad voor mijn gesprek en beslissingen, zoals met wie de kandidaat vervolgens moet spreken. Met de analyses kan ik echt een meer persoonlijke kandidaatervaring bieden.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Recruiter, Bond

Medewerkersdocumenten na onboarding veilig opslaan met Dropbox

Wanneer nieuwe medewerkers bij een bedrijf beginnen, helpen HR-managers ze met het beoordelen en ondertekenen van veel verschillende onboardingdocumenten. Het is heel belangrijk dat HR-managers kunnen vertrouwen op een veilig cloudplatform voor het organiseren van bestanden en onboardingsdocumenten.

Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen, verzamelen de HR-managers bij Bond alle nieuwe onboardingdocumenten met Dropbox. "We gebruiken Dropbox om onze medewerkersdocumenten te beheren: aanbiedingsbrieven, ondertekende overeenkomsten en zowat alles wat je als medewerker hebt ondertekend." Bond vertrouwt op de veilige bestandssynchronisatie via de cloud en opslagmogelijkheden van Dropbox om alle interne documenten veilig te bewaren zodat de organisatie zich effectief kan richter op belangrijkere doelstellingen. "We vinden het geweldig hoe Dropbox al je bestanden organiseert en hoe je heel eenvoudig mappen opnieuw kunt indelen. Ons juridische team vertrouwt op Dropbox om ervoor te zorgen dat alleen de juiste mensen dankzij wachtwoordbeveiliging toegang hebben tot interne documenten." Voor een groeiende onderneming als Bond zijn veiligheid en eenvoud cruciaal voor het onderweg delen van bestanden.

Terwijl de recruiters bij Bond op DocSend vertrouwen om veilig gevoelige documenten met kandidaten te delen, slaat het HR-team ondertekende medewerkerscontracten veilig op in Dropbox. Door beide producten bij elkaar te houden, kan het People-team bij Bond verder terwijl het bedrijf zich verder blijft uitbreiden.

Veilig documenten delen met realtime analyses binnen handbereik