Achtergrond

Een opkomende durfkapitaalfirma die is opgericht in een periode waarin extern werken steeds meer de norm werd, was op zoek naar een betere manier om hun bestanden te organiseren en fondsen te werven met een gedistribueerd team in de Verenigde Staten. Deze firma wendde zich tot Dropbox en DocSend om hen in staat te stellen om vanaf elke locatie zo effectief mogelijk te werken en hun oorspronkelijke investering in fonds I te verhogen.

De uitdaging

De Director of Investor Relations van het opkomende fonds deelde dat de firma voorafgaand aan Dropbox en DocSend een veiligere manier nodig had om gevoelige financiële documenten te delen met potentiële vennoten om hun oorspronkelijke investeringen in fonds I te verhogen.

De oplossing

De Director of Investor of Relations bij het bedrijf gebruikt het platform voor bestandssynchronisatie van Dropbox en het veilig delen van documenten van DocSend om probleemloos essentiële bedrijfsdocumenten op te slaan en hun communicatie met potentiële vennoten en investeerders veilig te delen en optimaliseren.

Dropbox slaat alle collaboratieve interne materialen van de firma op

Omdat de organisatie is gestart toen de meeste opkomende firma's zich moesten aanpassen aan werken op afstand, heeft het team direct vanaf het begin Dropbox ingezet als een bron van waarheid voor alle bestanden en informatie gerelateerd aan interne werkzaamheden. "We maken de meeste bestanden met Microsoft Word, Powerpoint en Excel en het geeft ons gemoedsrust dat we weten dat daar altijd een back-up van is in Dropbox", vertelde de directeur.

Alle belangrijke bestanden, inclusief investeringsstrategieën, onderliggend portfoliofondsonderzoek, risicorendementanalysedocumenten en risicobeheerprocedures zijn up-to-date en beschermd, ongeacht waar iemand uit het team zich bevindt. Het team kan makkelijk revisies doen en laatste bewerkingen doorvoeren in Dropbox en een melding krijgen wanneer iemand een document bijwerkt. "De gedeelde map en groepmapstructuren in Dropbox geven ons meer controle over gevoelige financiële informatie", vertelde de directeur.

Het team is voornamelijk verspreid over de Verenigde Staten en daarom is het voor de samenwerking op afstand cruciaal om een gecentraliseerde bron van informatie te hebben. In aanvulling op fulltime medewerkers en fondspartners, werkt de Director of Investor Relations met een extern marketingteam dat aangepaste PDF's en marketingmateriaal maakt. "We kunnen verschillende versies reviseren van informatiebladen en investeringsdecks die ons marketingteam voor ons maakt. We kunnen opmerkingen plaatsen voor de juiste look en het juiste design", deelde de directeur. Zodra het document is afgerond, kan de directeur het rechtstreeks vanuit zijn Dropbox-account uploaden naar DocSend.

DocSend beschermt gevoelige financiële documenten die met potentiële vennoten worden gedeeld

De Director of Investor Relations is verantwoordelijk voor de identificatie van een brede groep mogelijke investeerders en het werven van kapitaal voor het eerste fonds van de firma. Als de directeur de eerste keer materialen uploadt naar DocSend, kan hij geavanceerde beveiliging instellen voor vertrouwelijke financiële documenten. Hij kan unieke wachtwoorden maken, e-mailverificatie vereisen en vervaldatums instellen zodat alleen bepaalde potentiële investeerders toegang hebben tot zijn bestanden. "Ik wil dat onze financiële informatie breed wordt verspreid onder potentiële investeerders; ik wil echter wel de toegang beheren, zodat de informatie niet in de handen van andere fondsen terechtkomt die willen nadoen wat wij doen", voegt hij toe.

Voor verschillende overzichtsdecks en financiële documenten zijn ondertekende NDA's vereist voordat potentiële investeerders er toegang toe hebben. De directeur kan eenvoudig de standaard NDA van de firma uploaden naar DocSend en aangewezen ondertekenbare velden rechtstreeks slepen en neerzetten in zijn document. Wanneer een bestand een extra beveiligingslaag nodig heeft, kan hij eenvoudig een NDA met één klik vereisen. Potentiële vennoten kunnen het NDA-ondertekeningsproces eenvoudig doorlopen met de intuïtieve oplossing van DocSend, die is ingebouwd in de documentweergaveworkflow.

Een opkomend durfkapitaalfonds sluiten met de virtuele gegevensruimte van DocSend

Zodra de Director of Investor Relations zijn bestanden in DocSend heeft geüpload, maakt hij een virtuele gegevensruimte om alle kritieke investeringsinformatie met een enkele link te delen. "Ik voeg de DocSend-gegevensruimtelink eenvoudig toe aan mijn e-mail voor onze investeerders. Potentiële vennoten en investeerders kunnen dan referentiedocumenten en financiële documenten openen, zonder dat ze software hoeven te downloaden", vertelt de directeur. Potentiële investeerders kunnen eenvoudig due diligence-vragenlijsten, informatiebladen en juridische documenten bekijken, allemaal in hun browsers en vanaf elk apparaat. Daarnaast kan hij zijn virtuele gegevensruimte personaliseren met een aangepaste banner en een logo, voor een gelikte kijkervaring voor kijkers.

Voor andere documenten waarvoor meer bescherming nodig is, kan de directeur een NDA met één klik toevoegen, evenals wachtwoordbeveiliging of e-mailverificatie. In plaats van dat hij handmatig bestanden aan een e-mail moet toevoegen, die makkelijk gedownload en gedeeld kunnen worden door derden, kan de directeur eenvoudig gevoelige financiële informatie beschermen in de virtuele gegevensruimte van DocSend.

De analyses van DocSend bieden inzicht in de interesse van stille vennoten

Once potential LPs and investors access his virtual data room, the Director of Investor Relations is notified via email, so he knows exactly who has reviewed which of his files. The director can see page-by-page analytics, which “gives a deeper understanding of where potential LPs and investors are focusing their attention within a particular document, which has allowed us to improve relationships with specific investors,” he shared. DocSend’s analytics can help shape conversations with potential LPs and investors, helping him have more meaningful interactions.

De pogingen van de directeur om een betekenisvolle investeerderservaring te creëren, hebben zich uitbetaald omdat de opkomende firma pas zijn oorspronkelijke investeringen in fonds I heeft kunnen sluiten. "We hadden een klein aantal vennoten die hebben ondertekend nadat ze onze gegevensruimte in DocSend hadden geopend. Onze gegevensruimte was voor mij eenvoudig om te maken en kon probleemloos door vennoten worden bekeken", deelde hij.