Bedrijven die advertenties van mediakanalen kopen, verwachten een klantenpitch en prijzen wanneer ze met een kanaal praten. Dit legt veel druk op de mediaverkoop- en creatieve teams om in eerste plaats innovatieve ideeën te bedenken, maar ook om die op een unieke en creatieve manier te pitchen. Dit zorgt voor een complex en tijdrovend verkoopproces waarvan Quartz wist dat ze het konden perfectioneren met de juiste transparantie en tracking via DocSend.

Onderhandelen over de deal met een voorsprong op de concurrentie

"Ik weet niet meer precies wat ik gebruikte voor DocSend. Ik ben bij Quartz gekomen en gebruikte DocSend al bijna vijf jaar bij mijn vorige werkgever, dus ik ben altijd al voorstander van de tool geweest", vertelt Ryan Froats, Director of Partnerships bij Quartz.

Met een focus op het verkopen van advertenties aan financiële diensten en verzekeringen, richt Ryan zich op klanten die beveiliging belangrijk vinden. Hij ontdekte dat het versturen van bijlagen via e-mail niet overeenkwam met hun verhoogde beveiliging en firewalls. Vóór DocSend stuurde hij meestal een PDF als een bijlage of gebruikte hij voor grotere bestanden een app voor bestandsoverdracht.

“Voor klanten met een hoge beveiliging gebruikte ik vóór DocSend vaak een aantal verschillende bestandsoverdrachtsservices. Die waren vaak niet compatibel met hun infrastructuur en dat zorgde voor frustratie bij beide partijen", vertelt Ryan. "Maar met DocSend heb ik geen problemen. Ze hoeven alleen een e-mailadres in te voeren om onze pitch te bekijken."

De wereld van mediaverkoop is erg concurrerend en dat was in 2020 nog meer het geval. Omdat Ryan voorstellen per kwartaal beheert, moet hij ervoor zorgen dat hij zijn tijd besteedt aan de meest waardevolle deals.

"Met de concurrentie waar wij mee te maken hebben, staan we open voor alle strategische informatie die we te pakken kunnen krijgen. Ik vind het geweldig dat ik kan zien wanneer een klant tijd besteedt aan ons voorstel, omdat het me in staat stelt strategischer te zijn waardoor ik mijn tijd goed kan benutten en ervoor kan zorgen dat ik me richt op de juiste deals", zegt Ryan.

Als hun pitch verschuift of wanneer er een aanpassing wordt gedaan, dan kan Ryan met DocSend het bestand dat is verstuurd updaten zonder hiermee een onderbreking voor de klant te veroorzaken, in plaats van dat er een bijgewerkte link of een bijgewerkt bestand naar de klant moet worden gestuurd. Hierdoor kan hij georganiseerder omgaan met zijn pitchbenadering en strategisch omgaan met zijn follow-upstrategie.

"Ik vind het fijn dat ik een melding krijg wanneer ons voorstel wordt bekeken, doorgestuurd, gedownload of wanneer er weer op wordt geklikt. De inzichten van DocSend helpen ons een koude lead om te zetten naar een warme lead, of een warme lead naar een hete lead", zegt Ryan.

Zonder problemen creatieve voorstellen maken

Zodra pitches door het mediaverkoopteam zijn geïdentificeerd, komt het creatieve team van Quartz in actie om een campagnereactie te creëren op de opdracht van de klant. Er wordt veel tijd en creativiteit in elk klantvoorstel gestoken, en het is daarom belangrijk dat de opdracht er netjes uitziet voordat die ter beoordeling wordt gestuurd.

"Vóór DocSend gebruikten we verschillende tools om onze creatieve beschrijvingen en voorstellen te delen. Maar met deze voorstellen hebben we vaak te maken met wijzigingen op het allerlaatste moment waardoor we een hele nieuwe e-mail en link naar de klant moeten sturen. DocSend stelt ons in staat om gestroomlijnder en georganiseerder te zijn in de communicatie met klanten", zegt Tara Mallen, Senior Creative Strategist bij Quartz.

Met DocSend kan Tara ervoor zorgen dat de klant altijd de nieuwste en juiste versie van haar campagnereactie heeft zonder dat ze aanvullende links moet nasturen. Ze heeft daarnaast ook inzicht in wie het voorstel heeft bekeken en of klanten de voorkeur geven aan een bepaald creatief concept via de analyses per pagina van DocSend.

Tara zegt: "Ik heb twee favoriete DocSend-functies. Ten eerste de mogelijkheid om een presentatie of document in de backend te updaten, terwijl de link hetzelfde blijft voor de eindgebruiker. Als er een fout zit in wat we hebben gestuurd, dan hoeft de klant nooit een melding te krijgen. Ten tweede vind ik het geweldig dat wanneer een presentatie in de voorbeeldmodus in DocSend wordt bekeken, een GIF kan worden afgespeeld zodat de klant snel het concept van onze pitch kan begrijpen."