Jeśli pracujesz w agencji kreatywnej, to nie tylko wiesz, jak ważne są oferty – Ty żyjesz ofertami.
The Przeciętna firma poświęca 24 godziny na przygotowanie oferty, a firmy osiągające najlepsze wyniki przeznaczają na to o dwie godziny więcej. Jeśli te godziny przeliczy się na koszty zatrudnienia, to... cóż, powiedzmy, że tworzenie ofert nie jest tanie.
Nakład czasu i pieniędzy na przygotowanie ofert i umów o zakresie usług i dostaw służy temu, aby:
- Pokazać własne zdolności twórcze
- Chronić swoje najlepsze pomysły
- Zdobywać zamówienia bez wysiłku
Rzecz w tym, że niektóre technologie mogą sprawić, że przeglądanie oferty jest nadmiernie trudne – a to nie pomaga w pozyskiwaniu zamówień. Pracownicy kreatywni muszą również szczególnie uważać, aby koncepcje projektów nie trafiły do konkurencyjnych firm. W artykule pokażemy, jak właściwie wykorzystać rozwiązania techniczne do wysyłania ofert – tak, aby ułatwić życie potencjalnym klientom, chronić swoje pomysły i zebrać dane potrzebne do zdobywania nowych klientów.
1. Zaprezentuj efekty swojej pracy, udostępniając dźwięk, obrazy i filmy na platformie DocSend
Popularna zasada wśród osób dokonujących prezentacji brzmi: pokaż zamiast mówić. To samo dotyczy twórców. Czasem na potencjalnego klienta lepiej zadziała pokazanie, co jesteś w stanie zrobić, a nie tylko podanie listy usług. Ludzie często chcą zobaczyć przykłady Twoich projektów, zanim zgodzą się na współpracę z Tobą. Częściej jednak zdarza się, że wysyłanie dużych szkiców lub nagrań pocztą elektroniczną jest kłopotliwe ze względu na ograniczenia dotyczące wielkości plików. Jeszcze większą zmorą twórców jest ryzyko, że pliki wysłane poza firmę łatwo trafią w dowolne ręce. Jak wcześniej wspomniano, ochrona własności intelektualnej jest kluczowa dla każdej agencji, której zależy na integralności produktów końcowych.
Wiemy, że ochrona własności intelektualnej to sprawa najwyższej wagi. Aby od początku do końca kontrolować i chronić swój proces kreatywny, korzystaj z formatów multimedialnych platformy DocSend – od pozyskiwania klientów, przez zarządzanie ofertami aż po realizację transakcji. DocSend pozwala przyspieszyć zawieranie transakcji, zapewniając zarówno podgląd, jak i ochronę różnych typów plików utworzonych w procesie kreatywnym:
Formaty obrazów w procesie kreatywnym: chroń projekty programu Adobe Photoshop i Illustrator przy użyciu zaawansowanych środków kontroli platformy DocSend, a wszystko to podczas pozyskiwania nowych potencjalnych klientów.
Pliki wideo: ustal, która wersja Twojego nagrania oferty najbardziej odpowiada gustowi nowych klientów, i umieść wszystkie filmy w jednym miejscu.
Pliki audio: zamień długie e-maile z ofertą na krótkie nagrania audio wraz z możliwością bezpośredniego przesyłania, kontrolą dostępu oraz zaawansowanymi statystykami dotyczącymi zaangażowania.
2. Chroń swoją własność intelektualną
Wirtualne prezentacje otwierają przed agencją szerokie możliwości, ale stawiają też nowe wyzwania dotyczące bezpiecznego udostępniania plików i zarządzania treścią ofert.
Na przykład Brian Mast, partner zarządzający w firmie PR 104 West, często musi chronić historie objęte zakazem publikacji przed dostaniem się w niepowołane ręce: „Dzięki platformie DocSend możemy chronić bezpieczeństwo naszych prezentacji objętych zakazem publikacji w ten sposób, że od osób, które chcą je wyświetlić, wymagamy podania adresu e-mail. Nawet jeśli łącze zostanie przekazane komuś innemu, zostaniemy o tym powiadomieni, a taka osoba nie może obejrzeć materiału bez podania swojego adresu e-mail. Zyskujemy poczucie bezpieczeństwa dzięki temu, że nasze materiały nie trafią w niepowołane ręce, a jednocześnie otrzymujemy informacje o reakcji mediów i oglądalności naszej prezentacji opublikowanej we właściwym czasie”.
Brian korzysta z oferowanego na platformie DocSend bezpiecznego portalu klienta (reprezentującego najwyższy poziom bezpiecznego udostępniania plików), który umożliwia wysyłanie wielu plików przy użyciu jednego łącza oraz dostosowywanie zaawansowanych zabezpieczeń poszczególnych plików:
- Dynamiczne znaki wodne– automatyczne wyświetlanie informacji o odbiorcy, takich jak adres e-mail, adres IP czy data i godzina, dzięki czemu nie trzeba generować oddzielnych znaków wodnych dla każdej propozycji
- Umowy zawierane jednym kliknięciem– ochrona własności intelektualnej i innych wrażliwych informacji biznesowych przy użyciu wbudowanej funkcji podpisu
- Weryfikacja adresu e-mail – ogranicza listę możliwych odbiorców do uprawnionych osób podejmujących decyzje i pozwala śledzić, kto wyświetla Twoją ofertę lub umowę
Strzeżenie pomysłów może mieć decydujące znaczenie, gdy chcemy, aby nowy klient nie wybrał oferty innej firmy. Załóżmy, że Twoja koncepcja projektu zostanie przekazana konkurencyjnej agencji, która może nie tylko odtworzyć te same elementy wizualne w krótszym czasie, ale także zaoferować swoje usługi w atrakcyjniejszej cenie. Zdobywanie nowych klientów nie polega już tylko na wybiciu się na tle konkurencji. Należy również chronić swoje pomysły, dodając takie zabezpieczenia, jak znaki wodne, hasła i wbudowane umowy.
3. Ułatwiaj innymi współpracowanie z Tobą, korzystając z usprawnionych portali dla klientów
Może się to wydawać zbyt proste, ale wielu klientów wybiera agencje pod kątem... łatwej współpracy. Cechą takiej współpracy jest komunikowanie się w sposób, który nie powoduje zapchania skrzynki odbiorczej klienta.
Udostępnianie plików cyfrowych funkcjonuje od dziesięcioleci, a jednak z jakiegoś powodu wciąż mamy problem z szybkim znalezieniem najnowszych wersji potrzebnych dokumentów. Oto co mówi Tara Mallen, starszy strateg kreatywny w firmie Quartz: „Przed wprowadzeniem platformy DocSend używaliśmy różnych narzędzi, aby udostępniać nasze briefy kreatywne i oferty. Jednak do propozycji często w ostatniej chwili wprowadza się zmiany, co zmusza nas do wysłania klientowi nowego e-maila i łącza. DocSend pozwala nam sprawniej i w sposób bardziej zorganizowany komunikować się z klientami”.
Tara Mallen ma na myśli spersonalizowany portal klienta, czyli niestandardowe cyfrowe miejsce przygotowane tylko na pliki potencjalnego lub obecnego klienta. Aby otworzyć każdy przeznaczony dla siebie plik, klient musi tylko kliknąć jedno łącze. Koniec z szukaniem załączników do wiadomości e-mail. Minęły już czasy zastanawiania się, czy najnowsza wersja oferty jest naprawdę tą najbardziej aktualną. Co więcej, masz pełną kontrolę nad wszystkimi swoimi plikami na każdym portalu klienta. Niezależnie od tego, czy stosujesz znak wodny w indywidualnych ofertach, czy też uwierzytelnianie na podstawie adresu e-mail dla konkretnej próbki projektu, Twoja praca pozostaje Twoją własnością. Portale dla klientów eliminują zamieszanie, dzięki czemu klienci mają dostęp do wszystkiego, czego potrzebują, w jednym dedykowanym miejscu.
4. Nagrywaj filmy z lektorem, aby ożywić oferty
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Asynchroniczne prezentacje wideo szybko stają się koniecznością: 26% transakcji zawieranych jest szybciej dzięki ofertom opartym na materiałach wideo. Gdy wysyłasz asynchroniczną prezentację wideo, odbiorca może ją zobaczyć w dogodnym dla siebie czasie – w ten sposób szanujesz jego czas i nie obciążasz skrzynki odbiorczej.
Rejestrując prezentację wideo, zwykle nagrywasz ekran urządzenia i ujęcie swojej twarzy, więc możesz skutecznie przekazać odbiorcy swój komunikat. Integracja platformy DocSend z Dropbox Capture umożliwia tworzenie nagrań lektora do krótkich filmów bezpośrednio na spersonalizowanych portalach klientów, dzięki czemu wszystkie treści znajdują się w jednej przestrzeni.
5. Zbieraj statystyki dotyczące ofert wideo i nagrań audio
Eksperymentując z ofertami wideo, prawdopodobnie chcesz wiedzieć, czy to działanie jest warte zachodu. Mimo że tworzenie prezentacji wideo nie pochłania dużo dodatkowego czasu – o ile kilka z nich ma się już w dorobku – lepiej mieć pewność, że efektywnie wykorzystuje się zasoby do zdobywania nowych klientów.
Statystyki filmów DocSend mogą pomóc w przetestowaniu i dopracowaniu strategii prezentacji wideo. Co więcej, teraz możesz również zbierać szczegółowe statystyki dotyczące plików audio. DocSend poda też wskaźnik zaangażowania w trakcie wizyty – informuje on, czy odwiedzający mógł zobaczyć i usłyszeć treść pliku, a także jak szybko odtwarzał plik. Oto kilka wskaźników, które możesz uzyskać, gdy zaczniesz wysyłać pliki wideo i audio potencjalnym klientom:
- procentowy czas odtwarzania– sprawdź, jak długo widzowie śledzili pitch deck lub nagranie mp3; przetestuj wersje trwające 30, 60 i 90 sekund, aby zobaczyć różnicę;
- pominięcie– oceń, czy pewne sekcje powinny zostać przerobione;
- przewijanie – sprawdź, które sekcje są najciekawsze, a które wymagają rozwinięcia;
- wyświetlanie w tle – sprawdź, czy ktoś naprawdę poświęca uwagę filmowi, czy tylko odtwarza go w tle, patrząc na coś innego.
6. Zawieraj niestandardowe umowy, korzystając z wbudowanej funkcji ePodpis platformy DocSend
Zdobywanie nowych zamówień to najbardziej ekscytująca część procesu poszukiwania klientów, ale wiąże się również z pracą administracyjną: sporządzaniem i zatwierdzaniem umowy.
Zawarcie umowy wymaga wielu rozmów, zwłaszcza gdy bierze w nich udział duża liczba osób podejmujących decyzje. Unikaj opóźnień w zatwierdzaniu umów, korzystając z funkcji ePodpis platformy DocSend pozwalającej na tworzenie niestandardowych pól podpisu metodą „przeciągnij i upuść” lub umożliwiając podpisywanie jednym kliknięciem maksymalnie dziesięciu podpisującym.
Ogólnie rzecz biorąc, podpisywanie jednym kliknięciem zmienia zasady gry , ponieważ skraca cykl sprzedaży. Spodoba Ci się nie tylko dlatego, że klient szybciej podpisze umowę, ale także dlatego, że aby stworzyć prawnie wiążący podpis, klient musi tylko raz kliknąć.
Chcesz przekonać się, jak DocSend działa w czasie rzeczywistym? Rozpocznij teraz bezpłatny okres próbny.
