Obserwowanie zainteresowania mediów i szybkie reakcje dzięki DocSend

Wszystkie firmy PR wiedzą, że aby przyciągnąć uwagę mediów i dziennikarzy, ich historia musi być zwięzła, istotna i atrakcyjna. Jako niszowa firma specjalizująca się w technologiach B2B, obsługująca klientów od startupów na wczesnym etapie rozwoju po firmy z listy Fortune 100, 104 West codziennie stawia czoła temu wyzwaniu.

Pozyskiwanie szeroko rozumianych mediów w oparciu o analizę dokumentów

Przed rozpoczęciem korzystania z DocSend firma 104 West organizowała i zarządzała relacjami z mediami na różnych listach, w folderach Dysku Google i dokumentach. Utrzymywanie bieżącej listy prezentacji, szkiców prasowych i pakietów medialnych dla każdego klienta było żmudne i czasochłonne. „Jako opiekun klienta zawsze staram się zapewnić przejrzystość naszego procesu pitchingu i jego statusu. Postępy, którymi możemy się podzielić z klientami, są dość dwubiegunowe. Albo wysłaliśmy prezentację i nie otrzymaliśmy odpowiedzi, albo wysłaliśmy prezentację i otrzymaliśmy odpowiedź. Prowadzi to do sporej liczby hipotez z naszej strony, gdy chcemy określić, kiedy i jak najlepiej podjąć działania następcze w stosunku do przedstawicieli mediów, od których nie otrzymaliśmy odpowiedzi” — mówi Laura Kubitz, menedżer konta w firmie 104 West.

W przypadku wysłania historii do wybranej listy mediów, które mogłyby ją opublikować, zainteresowanie reporterów i ich odbiór zależą od wielu czynników takich jak ciekawa historia, dotychczasowe relacje zawodowe i oczywiście szczęście. Czas, bieżące projekty oraz cykl wiadomości mogą wpłynąć na zainteresowanie mediów i decyzję o uwzględnieniu danej historii. Firma 104 West korzysta z DocSend, aby udostępniać treści, które promuje, takie jak komunikaty prasowe lub artykuły, używając unikalnego łącza, które można śledzić, w odniesieniu do poszczególnych historii, dzięki czemu ma dostęp do zbiorczych danych analitycznych na temat zainteresowania, z jakim spotyka się dana prezentacja. Dzięki temu 104 West może przewidzieć oczekiwane zainteresowanie i określić, czy nie należałoby podejść do tematu z innej strony lub zwrócić się do innej grupy mediów.

„Teraz, dzięki DocSend mogę dostarczać klientom znacznie bardziej konkretne i rzetelne raporty dotyczące statusu prezentacji. Na przykład czy przedstawiciele mediów obejrzeli ofertę, jak bardzo się w nią zagłębili, a nawet czy przekazali ją współpracownikom. To daje nam możliwość strategicznego podejścia do określonych mediów w oparciu o to, co wiemy o ich interakcji, i proaktywnego proponowania najlepszych kolejnych kroków” — mówi Laura.

Jedno proste, bezpieczne łącze do utrzymywania i dystrybucji pakietów medialnych klientów

Firma 104 West utrzymuje pakiety medialne klientów, aby zapewnić, że obrazy i teksty publikowane na temat wszystkich klientów są możliwie najbardziej dokładne i aktualne. Przed wdrożeniem DocSend Allison Heard, kierownik ds. usług kreatywnych w 104 West, utrzymywała na Dysku Google foldery dla każdego klienta, a czasami nawet dla poszczególnych mediów, aby zapewnić, że odpowiedni interesariusze zobaczą wszystko (lub tylko to, co powinni zobaczyć). W związku z ograniczeniami Google w nadawaniu uprawnień użytkownikom i bezpiecznym udostępnianiu doprowadziło to do konieczności zarządzania wieloma pakietami medialnymi dla każdego klienta w oparciu o prezentację. W innych przypadkach pakiety medialne były udostępniane jako załącznik do wiadomości e-mail, ale często pliki były zbyt duże, powodując problemy z wysyłką i opóźnienia lub zamieszanie w krytycznym momencie.

„Czasami chcemy udostępnić mediom tylko określony film lub niestandardową grafikę. Czasami też jednemu przedstawicielowi mediów chcemy przekazać więcej szczegółów niż innemu. Dlatego byliśmy zmuszeni tworzyć wiele folderów dla jednej prezentacji klienta, co powodowało wewnętrzne zamieszanie i problemy z jednym źródłem prawdy” – wspomina Allison.

„Dzięki DocSend jesteśmy w stanie łatwo zarządzać pakietami medialnymi klientów w przestrzeniach — centralnym, bezpiecznym miejscu. Łącze jest zawsze dostępne i aktualne, więc nie muszę się już martwić, że media będą miały nieaktualne logo lub nieprawidłowy szablon, a ponadto możemy ustawić różne poziomy dostępu i niestandardowe widoki dla różnych zestawów przedstawicieli mediów. Jest to dla nas przełomowa zmiana, jeśli chodzi o poczucie pewności, że przedstawiamy właściwe informacje właściwym osobom” — mówi Allison.

104 West zarządza pakietami medialnych klientów w DocSend

Pakiet medialny firmy Mojo w DocSend

 

Zarządzanie historią objętą embargiem poprzez bezpieczne udostępnianie

Dla 104 West zarządzanie historiami objętymi embargiem może być trudne w przypadku udostępniania długo oczekiwanych lub ściśle tajnych informacji lub przyszłych artykułów. Przed wdrożeniem DocSend zarządzano tym przez pocztę elektroniczną za pomocą załącznika lub łącza do Dokumentu Google. Chociaż Dokumenty Google sprawdzają się świetnie w przypadku edycji i współpracy w czasie rzeczywistym, to jeśli chodzi o bezpieczne przekazywanie bardzo oczekiwanych informacji, łącze lub załącznik PDF w nieodpowiednich rękach może zrujnować premierę artykułu.

„Dzięki platformie DocSend możemy chronić bezpieczeństwo naszych prezentacji objętych zakazem publikacji w ten sposób, że od osób, które chcą je wyświetlić, wymagamy podania adresu e-mail. Nawet jeśli łącze zostanie przekazane komuś innemu, zostaniemy o tym powiadomieni, a taka osoba również nie może obejrzeć materiału bez podania swojego adresu e-mail. Zyskujemy poczucie bezpieczeństwa dzięki temu, że nasze materiały nie trafią w niepowołane ręce, a jednocześnie otrzymujemy informacje o reakcji mediów i oglądalności naszej prezentacji opublikowanej we właściwym czasie” — mówi Brian Mast, partner zarządzający w firmie 104 West.

„Dzięki DocSend mamy informacje w czasie rzeczywistym o tym, która część naszej historii trafia do odbiorców, a która nie. Te dane pozwalają nam budować lepsze relacje z prasą i zapewniać klientom lepszą przejrzystość, strategię medialną i ogólną obsługę.
Brian Mast

Brian Mast

Partner zarządzający, 104 West

Nowe spojrzenie na relacje z klientami i mediami

Dzięki DocSend firma 104 West może teraz bardziej proaktywnie zarządzać relacjami z mediami oraz zapewnić klientom bardziej szczegółowy i precyzyjny wgląd w proces i strategię pitchingu. Dzięki bezpiecznemu udostępnianiu, śledzeniu i utrzymywaniu zasobów klienta w czasie rzeczywistym 104 West może poświęcić więcej czasu na dopracowanie historii.

„Usługa DocSend zmieniła sposób, w jaki przedstawiamy i udostępniamy informacje mediom. Najlepszym dla nas sposobem współpracy z mediami jest przekazywanie im istotnych i wartościowych informacji. Obecnie mamy informacje w czasie rzeczywistym o tym, która część naszej historii trafia do odbiorców, a która nie. Dzięki tym danym budujemy lepsze relacje z prasą i zapewniamy klientom lepszą przejrzystość, strategię medialną i ogólną obsługę” — podsumowuje Brian.

Bezpieczne udostępnianie dokumentów z analizą w czasie rzeczywistym na wyciągnięcie ręki