Główny obraz klienta

Obserwowanie zainteresowania mediów i szybkie reakcje dzięki DocSend

Wszystkie firmy PR wiedzą, że aby przyciągnąć uwagę mediów i dziennikarzy, ich historia musi być zwięzła, istotna i atrakcyjna. Jako niszowa firma specjalizująca się w technologiach B2B, obsługująca klientów od startupów na wczesnym etapie rozwoju po firmy z listy Fortune 100, 104 West codziennie stawia czoła temu wyzwaniu.

Pozyskiwanie szeroko rozumianych mediów w oparciu o analitykę dokumentów

Przed rozpoczęciem korzystania z DocSend firma 104 West organizowała i zarządzała relacjami z mediami na różnych listach, w folderach Dysku Google i dokumentach. Utrzymywanie bieżącej listy prezentacji, szkiców prasowych i pakietów medialnych dla każdego klienta było żmudne i czasochłonne. „Jako opiekun klienta zawsze staram się zapewnić przejrzystość naszego procesu pitchingu i jego statusu. Postępy, którymi możemy się podzielić z klientami, są dość dwubiegunowe. Albo wysłaliśmy prezentację i nie otrzymaliśmy odpowiedzi, albo wysłaliśmy prezentację i otrzymaliśmy odpowiedź. Prowadzi to do sporej liczby hipotez z naszej strony, gdy chcemy określić, kiedy i jak najlepiej podjąć działania następcze w stosunku do przedstawicieli mediów, od których nie otrzymaliśmy odpowiedzi” — mówi Laura Kubitz, menedżer konta w firmie 104 West.

W przypadku wysłania historii do wybranej listy mediów, które mogłyby ją opublikować, zainteresowanie reporterów i ich odbiór zależą od wielu czynników takich jak ciekawa historia, dotychczasowe relacje zawodowe i oczywiście szczęście. Czas, bieżące projekty oraz cykl wiadomości mogą wpłynąć na zainteresowanie mediów i decyzję o uwzględnieniu danej historii. Firma 104 West korzysta z DocSend, aby udostępniać treści, które promuje, takie jak komunikaty prasowe lub artykuły, używając unikalnego łącza, które można śledzić, w odniesieniu do poszczególnych historii, dzięki czemu ma dostęp do zbiorczych danych analitycznych na temat zainteresowania, z jakim spotyka się dana prezentacja. Dzięki temu 104 West może przewidzieć oczekiwane zainteresowanie i określić, czy nie należałoby podejść do tematu z innej strony lub zwrócić się do innej grupy mediów.

„Teraz, dzięki DocSend mogę dostarczać klientom znacznie bardziej konkretne i rzetelne raporty dotyczące statusu prezentacji. Na przykład czy przedstawiciele mediów obejrzeli ofertę, jak bardzo się w nią zagłębili, a nawet czy przekazali ją współpracownikom. To daje nam możliwość strategicznego podejścia do określonych mediów w oparciu o to, co wiemy o ich interakcji, i proaktywnego proponowania najlepszych kolejnych kroków” — mówi Laura.

Jedno proste, bezpieczne łącze do utrzymywania i dystrybucji pakietów medialnych klientów

104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.

„Czasami chcemy udostępnić mediom tylko określony film lub niestandardową grafikę. Czasami też jednemu przedstawicielowi mediów chcemy przekazać więcej szczegółów niż innemu. Dlatego byliśmy zmuszeni tworzyć wiele folderów dla jednej prezentacji klienta, co powodowało wewnętrzne zamieszanie i problemy z jednym źródłem prawdy” – wspomina Allison.

“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.

104 West manages their client's media kits in DocSend

docsend.com_view_s_x3pkuyqejw-1.png

 

Zarządzanie historią objętą embargiem poprzez bezpieczne udostępnianie

For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.

„Dzięki platformie DocSend możemy chronić bezpieczeństwo naszych prezentacji objętych zakazem publikacji w ten sposób, że od osób, które chcą je wyświetlić, wymagamy podania adresu e-mail. Nawet jeśli łącze zostanie przekazane komuś innemu, zostaniemy o tym powiadomieni, a taka osoba również nie może obejrzeć materiału bez podania swojego adresu e-mail. Zyskujemy poczucie bezpieczeństwa dzięki temu, że nasze materiały nie trafią w niepowołane ręce, a jednocześnie otrzymujemy informacje o reakcji mediów i oglądalności naszej prezentacji opublikowanej we właściwym czasie” — mówi Brian Mast, partner zarządzający w firmie 104 West.

With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Brian Mast
Brian MastManaging Partner, 104 West

Nowe spojrzenie na relacje z klientami i mediami

Dzięki DocSend firma 104 West może teraz bardziej proaktywnie zarządzać relacjami z mediami oraz zapewnić klientom bardziej szczegółowy i precyzyjny wgląd w proces i strategię pitchingu. Dzięki bezpiecznemu udostępnianiu, śledzeniu i utrzymywaniu zasobów klienta w czasie rzeczywistym 104 West może poświęcić więcej czasu na dopracowanie historii.

„Usługa DocSend zmieniła sposób, w jaki przedstawiamy i udostępniamy informacje mediom. Najlepszym dla nas sposobem współpracy z mediami jest przekazywanie im istotnych i wartościowych informacji. Obecnie mamy informacje w czasie rzeczywistym o tym, która część naszej historii trafia do odbiorców, a która nie. Dzięki tym danym budujemy lepsze relacje z prasą i zapewniamy klientom lepszą przejrzystość, strategię medialną i ogólną obsługę” — podsumowuje Brian.

Product Analytics With Docsend

Bezpieczne udostępnianie dokumentów z analizą w czasie rzeczywistym na wyciągnięcie ręki