Zarys
Misją firmy Bond jest przyspieszenie tempa innowacji finansowych i dostępu do kapitału. Bond ułatwia firmom oferowanie produktów finansowych zgodnych z przepisami, zapewniając intuicyjną integrację z często przestarzałymi bankami i dostawcami usług. W obliczu szybkiego rozwoju, skutkującego koniecznością szybkiego zatrudniania, firma Bond polega na DocSend, aby bezpiecznie udostępniać informacje potencjalnym kandydatom do pracy podczas procesu prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych i rekrutacji.
Wyzwanie
Przed wprowadzeniem DocSend, Brittney Harvey, rekruter w firmie Bond, wysyłała kandydatom dokumenty rekrutacyjne oraz zadania domowe dotyczące otwartych stanowisk jako załączniki do wiadomości e-mail lub pliki na Dysku Google. Działając w bardzo wrażliwej branży i na konkurencyjnym rynku, Brittney martwiła się czasem, że te informacje dostaną się w niepowołane ręce. To spowodowało, że zaczęła szukać bezpieczniejszego rozwiązania do udostępniania dokumentów zewnętrznych podczas procesu rekrutacji.
Rozwiązanie:
Zespół skorzystał z rozwiązania do bezpiecznego udostępniania dokumentów DocSend w celu zabezpieczenia poufnych prezentacji i studiów przypadków, które były wysyłane do kandydatów podczas procesu zatrudniania.
Kontrolowanie dostępu kandydatów do poufnych dokumentów
Budowanie funkcji rekrutacyjnej w rozwijającym się startupie to niełatwe zadanie. Brittney chciała mieć pewność, że bezpieczeństwo i wygoda będą podstawowymi priorytetami podczas udostępniania informacji kandydatom. Podczas procesu wstępnej kwalifikacji w firmie Bond Brittney przesyła poglądową prezentację, która zawiera trochę informacji o firmie i produkcie. Czasami kandydaci mogą starać się o pracę u konkurencji lub mogą pochodzić z podobnych branż, dlatego ważne jest, aby te prezentacje produktowe były bezpieczne i nie trafiły w niepowołane ręce.
It’s great that I can require an email address to view documents. If a DocSend link happens to get in the wrong hands and I see an unknown email address I can quickly delete access to that link.
DocSend pozwala Brittney zapewnić bezpieczeństwo i odzyskać kontrolę nad tym, kto ma dostęp do informacji firmowych. „Uwielbiam powiadomienia e-mail, które otrzymuję. Mogę sprawdzić, czy kandydaci, którzy przeglądają dokumenty, są również zarejestrowani w naszym systemie śledzenia kandydatów” – twierdzi. Jeśli Brittney musi zaktualizować dokument po wysłaniu, może z łatwością jednorazowo wprowadzić poprawkę, która automatycznie zmieni wersję pliku. Dlatego Brittney wie, że zawsze wysyła najbardziej aktualną wersję materiałów rekrutacyjnych.
Kontakt z zainteresowanymi kandydatami we właściwym czasie
Wraz z rozwojem pracy zdalnej i większą elastycznością opcji dla osób poszukujących zatrudnienia rynek pracy odnotowuje niespotykany dotąd wzrost liczby składanych wniosków. Dla rekruterów kontakt z zainteresowanymi kandydatami we właściwym czasie może stanowić ogromną różnicę. Przed wprowadzeniem DocSend Brittney miała trudności z określeniem, którzy kandydaci są naprawdę zainteresowani. Korzystając z analityki DocSend, Brittney otrzymuje analizę strona po stronie oraz powiadomienia, gdy ktoś przegląda udostępniony przez nią dokument. Brittney może wykorzystać te informacje, aby w odpowiednim momencie podjąć dalsze działania. Im szybciej Brittney skontaktuje się z kandydatem, gdy ten najbardziej rozważa ofertę pracy w firmie Bond, tym bardziej prawdopodobne jest, że otrzyma pozytywną odpowiedź.
Honestly the job market is crazy right now. The quicker we are able to move, the quicker we are able to lock in great talent. Having a tool like DocSend is so vital for us to recruit competitively.
Zwiększenie zaangażowania kandydatów o 25% i utrzymanie uczciwego procesu rekrutacji
Gdy kandydat ukończy początkowy ekran rekrutacyjny, w przypadku niektórych stanowisk na ogół przechodzi do zadania domowego. Wcześniej Brittney udostępniała zadanie kandydatom jako dokument Google. Jednak zdała sobie sprawę, że „nie jest w stanie śledzić, kto przeczytał ten dokument, a kto nie”. Bez możliwości śledzenia zaangażowania kandydatów w rozwiązanie zadania, Brittney miała trudności z określeniem, z którymi kandydatami powinna się skontaktować najpierw.
Teraz dzięki DocSend Brittney może sprawdzić, czy ktoś ostatnio poświęcił trochę czasu na przejrzenie zadania. Jeśli ktoś nie wyświetlił zadania domowego, Brittney może się z nim skontaktować i potwierdzić zainteresowanie stanowiskiem pracy. „DocSend pomógł nam zwiększyć o 25% liczbę osób odpowiadających na nasze zadania domowe, ponieważ umożliwił mi działanie we właściwym momencie”.
Dodatkowy poziom ochrony w DocSend uniemożliwia kandydatom udostępnianie zadań innym osobom zainteresowanym danym stanowiskiem. Brittney może ustawić daty wygaśnięcia łączy, a także wyłączyć możliwość pobierania zadania. Zapobiegając wysyłaniu dokumentów do innych osób, Brittney jest w stanie zapewnić uczciwy proces rekrutacji dla wszystkich potencjalnych kandydatów.
Analizy pomagające w prowadzeniu rozmów z kandydatami
Rekruterowi lub kierownikowi ds. rekrutacji trudno jest przewidzieć, jak dobrze kandydat zna Twoją firmę, lub jakie pytania może zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Tak jak kandydat chce zrobić pozytywne pierwsze wrażenie, tak pracodawcy chcą pokazać się z jak najlepszej strony, aby pozyskać największe talenty.
Brittney i menedżerowie ds. rekrutacji w firmie Bond mogą przystąpić do każdej rozmowy kwalifikacyjnej przygotowani, wiedząc, co w firmie może zainteresować kandydatów i jakich pytań można się spodziewać. Na przykład przed rozmową kwalifikacyjną Brittney może zauważyć, że kandydat spędził dłuższy czas nad slajdem dotyczącym kultury w rekrutacyjnym pitch decku, więc wie, że warto podkreślić te elementy podczas rozmowy. „Możliwość sprawdzenia, czym kandydat jest najbardziej zainteresowany, jest bardzo ważna. Jestem w stanie poinformować innych rekruterów, na jakie obszary zwracać uwagę lub o co mogą pytać kandydaci” – powiedziała Brittney.
Na stale zmieniającym się rynku pracy trudno jest określić preferencje kandydata, zwłaszcza gdy może rozważać także inne oferty. Wiedza na temat tego, czy najlepszy kandydat skłania się ku zaakceptowaniu oferty, pozwala rekruterom określić, na co mają poświęcić czas. Za pomocą DocSend Brittney jest w stanie ocenić zainteresowanie kandydatów późniejszymi etapami procesu rekrutacji. „Uwielbiam to, że mogę przekazać menedżerom ds. rekrutacji dobre wieści, gdy najlepszy kandydat, który ma wiele ofert, ponownie przegląda nasze materiały. Oznacza to, że wciąż o nas myśli i teraz może być dobry moment, aby zadzwonić i zapytać, czy ma jakieś pytania”. Brittney używa DocSend jako wczesnego wskaźnika dla menedżerów ds. rekrutacji, określającego, czy kandydat jest skłonny podpisać list ofertowy.
If I see a candidate has spent a lot of time on a particular part of our recruiting pitch deck, like slides about culture or the technical details of our product, I use this to guide my conversation and decisions like who they should speak with next. The analytics really allow me to provide a more personalized candidate experience.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowników po przyjęciu do pracy za pomocą Dropbox
Kiedy nowi pracownicy rozpoczynają pracę w firmie, kierownicy działu kadr przeprowadzają ich przez przeglądanie i podpisywanie wielu różnych dokumentów potrzebnych do rozpoczęcia pracy. To ważne, aby kierownicy działu kadr mogli polegać na bezpiecznej platformie w chmurze do organizowania plików i dokumentów wdrożeniowych.
Gdy do firmy Bond dołącza nowy pracownik, kierownicy działu kadr zbierają wszystkie nowe dokumenty dotyczące wdrożenia, używając Dropbox. „Korzystamy z Dropbox do zarządzania dokumentami pracowników: listami ofertowymi, podpisanymi umowami i w zasadzie wszystkim, co musi podpisać nowy pracownik przyjmowany do firmy”. Bond polega na bezpiecznej synchronizacji i przechowywaniu plików w chmurze Dropbox, aby bezpiecznie przechowywać wszystkie wewnętrzne dokumenty, dzięki czemu organizacja może skutecznie skoncentrować się na ważniejszych celach. „Naprawdę podoba nam się sposób, w jaki Dropbox organizuje wszystkie pliki i jak łatwo można uporządkować foldery. Nasz zespół prawny korzysta z Dropbox, aby mieć pewność, że tylko właściwe osoby mają dostęp do wewnętrznych dokumentów dzięki ochronie hasłem”. Dla rozwijającej się firmy, takiej jak Bond, bezpieczeństwo i prostota mają kluczowe znaczenie przy udostępnianiu plików z dowolnego miejsca.
W Bond, podczas gdy rekruterzy korzystają z DocSend, aby bezpiecznie udostępniać kandydatom poufne dokumenty, zespół kadr bezpiecznie przechowuje podpisane umowy pracowników w Dropbox. Oba te produkty ułatwiają pracę zespołowi zasobów ludzkich w firmie Bond, która stale się rozwija i rozrasta.
