Zarys

Nowo założona firma venture capital, która powstała w czasie, gdy praca zdalna stawała się normą, szukała lepszego sposobu organizowania plików i skutecznego pozyskiwania funduszy w rozproszonym zespole w Stanach Zjednoczonych. Postanowiła skorzystać z rozwiązań Dropbox i DocSend, które umożliwiają wydajną pracę z dowolnego miejsca i  pomogły jej w pozyskaniu początkowych inwestycji funduszu I.

Wyzwanie

Przed wprowadzeniem Dropbox i DocSend dyrektor ds. relacji z inwestorami w powstającym funduszu powiedział, że jego firma potrzebuje bezpieczniejszego sposobu udostępniania poufnych dokumentów finansowych potencjalnym komandytariuszom w celu pozyskania początkowych inwestycji funduszu I.

Rozwiązanie

Dyrektor ds. relacji z inwestorami w firmie korzysta z platformy synchronizacji plików Dropbox oraz z rozwiązania do bezpiecznego udostępniania dokumentów DocSend, aby bezproblemowo przechowywać najważniejsze pliki operacyjne firmy oraz bezpiecznie udostępniać i optymalizować swoje kontakty z potencjalnymi komandytariuszami i inwestorami.

Dropbox przechowuje wszystkie materiały wewnętrzne firmy do współpracy

Organizacja rozpoczęła działalność w czasie, gdy większość powstających firm musiała przystosować się do środowiska pracy zdalnej, dlatego zespół już na samym początku wprowadził Dropbox, aby służył jako źródło wszystkich plików i informacji związanych z operacjami wewnętrznymi. „Większość naszych plików tworzymy w programach Microsoft Word, PowerPoint i Excel, więc z ulgą przyjęliśmy informację, że Dropbox zawsze tworzy ich kopie zapasowe” – dodaje.

„Niezależnie od tego, gdzie znajdują się członkowie zespołu, wszystkie ważne pliki, w tym strategie inwestycyjne, badania dotyczące funduszy związanych z portfelem bazowym, dokumenty analizy ryzyka i zwrotu oraz procedury zarządzania ryzykiem, są aktualne i chronione. Zespół może łatwo wprowadzać poprawki i ostateczne edycje w Dropbox oraz otrzymywać powiadomienia, gdy ktoś zaktualizuje dokument. „Struktury folderów udostępnionych i folderów grup w Dropbox zapewniają nam większą kontrolę na poufnymi informacjami finansowymi” – uważa dyrektor.

Zespół jest w dużej mierze rozproszony po Stanach Zjednoczonych, więc posiadanie scentralizowanego źródła informacji ma kluczowe znaczenie dla współpracy zdalnej. Oprócz pracowników pełnoetatowych i współpracowników funduszu dyrektor ds. relacji z inwestorami współpracuje z zewnętrznym zespołem marketingowym, który tworzy dostosowane do potrzeb klienta pliki PDF i materiały marketingowe. „Możemy wprowadzać poprawki do różnych iteracji krótkich dokumentów i prezentacji inwestycyjnych, które tworzy dla nas zespół marketingowy. Możemy dodawać komentarze, aby uzyskać odpowiedni wygląd i projekt” – uważa dyrektor. Kiedy dokument jest już gotowy, dyrektor może przesłać go do DocSend bezpośrednio ze swojego konta Dropbox.

DocSend chroni poufne dokumenty finansowe udostępniane potencjalnym komandytariuszom

Dyrektor ds. relacji z inwestorami jest odpowiedzialny za określenie szerokiej grupy potencjalnych inwestorów i pozyskanie kapitału na pierwszy fundusz firmy. Podczas pierwszego przesyłania materiałów do DocSend dyrektor może ustawić zaawansowane zabezpieczenia poufnych dokumentów finansowych. Może utworzyć unikatowy kod dostępu, wymagać weryfikacji adresu e-mail i ustawić daty wygaśnięcia, tak aby dostęp do plików miała tylko docelowa lista potencjalnych inwestorów. „Chcę, aby nasze informacje finansowe były szeroko dostępne wśród potencjalnych inwestorów. Natomiast chcę również kontrolować ten dostęp, aby informacje nie trafiły w ręce innych funduszy, które mogłyby chcieć skopiować to, co robimy” – mówi.

Niektóre prezentacje przeglądowe i dokumenty finansowe wymagają podpisania umowy o zachowaniu poufności, zanim potencjalni inwestorzy mogą uzyskać do nich dostęp. Dyrektor może po prostu przesłać do DocSend standardową umowę o zachowaniu poufności swojej firmy, a następnie przeciągnąć i upuścić wyznaczone pola do podpisu bezpośrednio do swojego dokumentu. Za każdym razem, gdy plik wymaga takiej dodatkowej warstwy zabezpieczeń, dyrektor może jednym kliknięciem zażądać umowy o zachowaniu poufności. Potencjalni komandytariusze mogą szybko zrealizować proces podpisywania umowy o zachowaniu poufności za pomocą intuicyjnego rozwiązania DocSend, które jest wbudowane w przepływ pracy wyświetlania dokumentów.

Zamykanie powstającego funduszu kapitału wysokiego ryzyka przy użyciu wirtualnego pokoju danych DocSend

Gdy dyrektor ds. relacji z inwestorami przesłał pliki do DocSend, utworzył wirtualny pokój danych, aby udostępnić wszystkie kluczowe informacje inwestycyjne za pomocą jednego kliknięcia. „Po prostu umieszczam łącze pokoju danych DocSend w wiadomości e-mail do inwestorów. Potencjalni komandytariusze i inwestorzy mogą następnie uzyskać dostęp do dokumentów referencyjnych i finansowych bez konieczności pobierania oprogramowania” – mówi dyrektor. Potencjalni inwestorzy mogą z łatwością przeglądać kwestionariusze due diligence, arkusze informacyjne i dokumenty prawne, a wszystko to w swoich przeglądarkach na dowolnym urządzeniu. Dodatkowo można spersonalizować wirtualny pokój danych za pomocą niestandardowego obrazu banera i logo, co zapewnia użytkownikom przyjemne wrażenia wizualne.

W przypadku innych dokumentów, które wymagają większej ochrony, dyrektor może jednym kliknięciem dodać umowę o zachowaniu poufności, a także ochronę hasłem lub weryfikację adresu e-mail. Zamiast ręcznie załączać pliki do wiadomości e-mail, które można by było łatwo pobrać i udostępnić osobom trzecim, dyrektor może zabezpieczyć poufne informacje finansowe w wirtualnym pokoju danych DocSend.

Analityka DocSend dostarcza szczegółowe informacje o zainteresowaniach komandytariuszy

Once potential LPs and investors access his virtual data room, the Director of Investor Relations is notified via email, so he knows exactly who has reviewed which of his files. The director can see page-by-page analytics, which “gives a deeper understanding of where potential LPs and investors are focusing their attention within a particular document, which has allowed us to improve relationships with specific investors,” he shared. DocSend’s analytics can help shape conversations with potential LPs and investors, helping him have more meaningful interactions.

Wysiłki dyrektora mające na celu stworzenie wywierającego wrażenie doświadczenia inwestora ostatecznie się opłaciły, ponieważ ta nowo założona firma niedawno zamknęła swoje początkowe inwestycje funduszu I. „Kilku komandytariuszy wyraziło zainteresowanie po uzyskaniu dostępu do naszego pokoju danych DocSend. Nasz pokój danych był łatwy do utworzenia, a komandytariusze mogli go bezproblemowo wyświetlić” – powiedział.