Firmy kupujące reklamy od mediów oczekują niestandardowych ofert i cen podczas współpracy z poszczególnymi firmami medialnymi. To przekłada się na dużą presję na zespół ds. sprzedaży mediów i zespół kreatywny, aby przede wszystkim wymyślać innowacyjne pomysły, a także prezentować je w unikalny i kreatywny sposób. To sprawia, że proces sprzedaży jest skomplikowany i czasochłonny. Firma Quartz wiedziała, że może go udoskonalić dzięki odpowiedniej przejrzystości i możliwości śledzenia za pomocą DocSend.
Przewaga konkurencyjna przy negocjowaniu umowy
„Trudno mi jest przypomnieć sobie, czego używałem przed DocSend. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy w firmie Quartz używałem DocSend u poprzedniego pracodawcy przez prawie 5 lat, więc zawsze byłem zwolennikiem tego narzędzia” – wspomina Ryan Froats, dyrektor ds. partnerstwa w Quartz.
Jako że firma koncentruje się na sprzedaży reklam przedsiębiorstwom z sektora usług finansowych i ubezpieczeń, klienci docelowi przywiązują dużą wagę do bezpieczeństwa. Ryan przekonał się, że wysyłanie załączników za pośrednictwem poczty elektronicznej nie jest zgodne z ich podwyższonymi standardami bezpieczeństwa i zaporami. Przed wdrożeniem DocSend zazwyczaj wysyłał pliki PDF jako załączniki lub przy użyciu aplikacji do przesyłania plików w przypadku większych dokumentów.
„Mając do czynienia z klientami o wysokich wymaganiach w zakresie bezpieczeństwa, przed wdrożeniem DocSend byłem zmuszony korzystać z wielu różnych usług przesyłania plików. Często nie były zgodne z infrastrukturą klienta, co powodowało frustrację po obu stronach. Za to z DocSend nie mam żadnych problemów. Aby zobaczyć naszą prezentację, klient musi tylko podać swój adres e-mail” — mówi Ryan.
Świat sprzedaży mediów jest bardzo konkurencyjny – było to szczególnie widoczne w 2020 roku. Zarządzając wieloma ofertami na kwartał, Ryan musi mieć pewność, że wkłada swój czas i wysiłek w najbardziej owocne transakcje.
„Biorąc pod uwagę konkurencję, z jaką mamy do czynienia, z radością przyjmujemy każdą strategiczną informację, do jakiej uda nam się dotrzeć. Bardzo podoba mi się to, że mogę zobaczyć, kiedy klient poświęca czas na naszą ofertę, ponieważ pozwala mi to na bardziej strategiczne działanie w mojej roli – mogę dzięki temu ustalić swoje priorytety i upewnić się, że skupiam się na właściwych transakcjach” – mówi Ryan.
Jeżeli oferta ulegnie zmianie lub zostanie wprowadzona poprawka, zamiast wysyłania zaktualizowanego łącze lub pliku do klienta, dzięki DocSend Ryan może zaktualizować już zamieszczony plik bez konieczności przerywania pracy klienta. Pozwala to Ryanowi na zachowanie większej organizacji w swoim podejściu do przygotowywania ofert oraz prowadzenie lepszej strategii działań następczych.
„Uwielbiam otrzymywać powiadomienia, kiedy nasza oferta jest przeglądana, przekazywana innym, pobierana, a nawet gdy ktoś do niej wraca. Informacje uzyskane dzięki DocSend pomagają nam zmienić zimnego leada w ciepłego lub ciepłego leada w gorącego” — mówi Ryan.
Bezproblemowe, kreatywne tworzenie ofert
Po zidentyfikowaniu prezentacji przez zespół ds. sprzedaży mediów zespół kreatywny firmy Quartz przystępuje do pracy, tworząc odpowiedź w formie kampanii na brief klienta. W każdą ofertę dla klienta wkłada się wiele czasu i kreatywności, dlatego ważne jest, aby brief był dopięty na ostatni guzik przed przekazaniem go do oceny.
„Zanim wprowadziliśmy platformę DocSend, używaliśmy różnych narzędzi do udostępniania naszych briefów kreatywnych i ofert. Jednak do propozycji często w ostatniej chwili wprowadza się zmiany, co zmusza nas do wysłania klientowi nowego e-maila i łącza. DocSend pozwala nam sprawniej i w sposób bardziej zorganizowany komunikować się z klientami” — mówi Tara Mallen, starsza strateg kreatywna w firmie Quartz.
Dzięki DocSend Tara jest w stanie zapewnić, że klient zawsze ma najnowszą, poprawną wersję kampanii bez potrzeby korzystania z dodatkowych łączy. Co więcej, dzięki analizie DocSend z podziałem na strony ma wgląd w to, kto ją przeglądał, a także czy dana koncepcja kreatywna przypadłą klientowi do gustu.
Tara mówi — „Lubię w szczególności dwie funkcje DocSend. Po pierwsze, możliwość aktualizacji prezentacji lub dokumentu w tle, bez zmieniania łącza przeznaczonego dla użytkownika końcowego. Jeśli w wysłanym już dokumencie zdarzy się błąd, nie ma potrzeby powiadamiania o tym klienta. Po drugie, podoba mi się, że podczas wyświetlania prezentacji w trybie podglądu w DocSend można odtwarzać GIF-y, dzięki czemu klient na pierwszy rzut oka może uchwycić koncepcję naszej prezentacji”.
Recently, Quartz reevaluated the tools we were using. The sales and creative team were really vocal in ensuring we kept DocSend. At the end of the day, it is our competitive edge.
