大範圍媒體宣傳，根據文件分析採取行動
在使用 DocSend 之前，104 West 整頓及管理媒體關係時，是透過不同的清單、Google 雲端硬碟資料夾和文件。針對每個客戶維護不斷更新的提案、新聞媒體草稿及媒體套件，是一件乏味又耗時的工作。104 West 客戶經理 Laura Kubitz 表示：「身為客戶經理，我一直致力協助客戶深入瞭解我們的提案流程與狀態。我們能與客戶共享的提案進度非黑即白。發表提案後，要不是收到回覆，不然就是整個案子石沉大海。因此我們這一方對於沒有任何回應的媒體聯絡人，必須努力推敲對方的想法，才能決定後續追蹤的最佳時機與方式。」
向各家可能適合發布某篇報導的目標媒體宣傳時，記者的興趣與接受度取決於許多因素，包括報導內容是否吸睛、目前在工作上的關係，當然還有機運。時機、目前專案和新聞週期都會影響媒體的興趣，以及他們是否願意參與該報導。104 West 利用 DocSend 託管媒體消息或文章片段等提案內容，每則報導都有專屬的可追蹤連結，方便彙總分析結果，瞭解人們對特定提案的感興趣程度。這讓 104 West 得以預估報導是否受到期待；另一方面，也能評估是否該嘗試新觀點，或接洽不同類型的媒體。
Laura 表示：「現在用了 DocSend，我可以為客戶提供更真實、更準確的提案狀態報告。例如某家媒體是否瀏覽過提案、查看過哪些細節，甚至還能知道對方是否分享給同事。如此一來，我們便能根據他們的互動模式，策略性地與特定媒體接觸，並主動提出最佳的後續行動。」
維護及發布客戶媒體套件，只需一個簡單安全的連結
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
Allison 回想道：「有時我們只是想和媒體分享特定影片或自訂圖像，或是想和某個媒體聯絡人分享不同等級的詳細內容。因此，我們發現自己得為某一個客戶提案建立多個資料夾，這會造成內部的混淆，也會產生無法掌握單一資訊來源的問題。」
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
透過安全共享功能，管理限時禁發報導
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
104 West 管理合作夥伴 Brian Mast 表示：「有了 DocSend，瀏覽者必須提供電子郵件才能查看限時禁發的提案，此功能可協助我們保護提案的安全。就算有人將連結轉寄給其他人，我們亦會收到通知，而且其他人也必須提供電子郵件才能瀏覽簡報。這不僅讓我們高枕無憂，不必擔心報導外洩，還能深入瞭解媒體如何與我們適時提出的提案互動並取用。」
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
客戶與媒體關係的新觀點
104 West 如今可以透過 DocSend 更積極地管理媒體關係，並為客戶提供更詳細、更具體的見解，協助他們瞭解提案流程與策略。透過即時的安全共享、追蹤及維護客戶資產，104 West 得以花更多時間確定報導觀點，並縮短後續追蹤的流程。
Brian 總結道：「DocSend 改變了我們提案及與媒體分享資訊的方式。和媒體合作的最佳方法，就是為他們提供寶貴的相關資訊。如今我們擁有即時深入見解，瞭解我們的案例中哪些部分讓人產生共鳴，哪些則否。這些資訊能讓我們與新聞媒體建立更好的關係，為我們的客戶提供更多透明性、媒體策略，並提升整體服務。」
