大範圍媒體宣傳，根據文件分析採取行動

在使用 DocSend 之前，104 West 整頓及管理媒體關係時，是透過不同的清單、Google 雲端硬碟資料夾和文件。針對每個客戶維護不斷更新的提案、新聞媒體草稿及媒體套件，是一件乏味又耗時的工作。104 West 客戶經理 Laura Kubitz 表示：「身為客戶經理，我一直致力協助客戶深入瞭解我們的提案流程與狀態。我們能與客戶共享的提案進度非黑即白。發表提案後，要不是收到回覆，不然就是整個案子石沉大海。因此我們這一方對於沒有任何回應的媒體聯絡人，必須努力推敲對方的想法，才能決定後續追蹤的最佳時機與方式。」

向各家可能適合發布某篇報導的目標媒體宣傳時，記者的興趣與接受度取決於許多因素，包括報導內容是否吸睛、目前在工作上的關係，當然還有機運。時機、目前專案和新聞週期都會影響媒體的興趣，以及他們是否願意參與該報導。104 West 利用 DocSend 託管媒體消息或文章片段等提案內容，每則報導都有專屬的可追蹤連結，方便彙總分析結果，瞭解人們對特定提案的感興趣程度。這讓 104 West 得以預估報導是否受到期待；另一方面，也能評估是否該嘗試新觀點，或接洽不同類型的媒體。

Laura 表示：「現在用了 DocSend，我可以為客戶提供更真實、更準確的提案狀態報告。例如某家媒體是否瀏覽過提案、查看過哪些細節，甚至還能知道對方是否分享給同事。如此一來，我們便能根據他們的互動模式，策略性地與特定媒體接觸，並主動提出最佳的後續行動。」

維護及發布客戶媒體套件，只需一個簡單安全的連結

104 West 必須維護客戶的媒體套件，確保為每個客戶發布的影像和複本都是最準確的更新內容。在使用 DocSend 之前，104 West 的創意服務經理 Allison Heard 會為每個客戶建立一個 Google 雲端硬碟資料夾，有時甚至每個媒體接觸窗口都得個別建立，這樣才能確保相關人員能看到所有內容，或僅看到他們能看到的內容。由於 Google 在使用者佈建及安全共享上的限制，104 West 必須根據提案內容為每個客戶管理多份媒體套件。有時，他們會以電子郵件附件的形式共享媒體套件，但常會因檔案太大而造成寄送問題、時間延遲，或在關鍵時刻導致混淆。

Allison 回想道：「有時我們只是想和媒體分享特定影片或自訂圖像，或是想和某個媒體聯絡人分享不同等級的詳細內容。因此，我們發現自己得為某一個客戶提案建立多個資料夾，這會造成內部的混淆，也會產生無法掌握單一資訊來源的問題。」

Allison 表示：「我們可以透過 DocSend 輕鬆在協作區維護客戶的媒體套件，這個空間既安全又能集中管理。連結可即時更新，因此我再也不必擔心媒體會拿到過期的標誌或錯誤的範本。我們也可以針對不同類別的媒體聯絡人，提供不同等級的存取權限或自訂瀏覽權限。這完全改變了我們的工作方式，能確保將正確的資訊提供給合適的對象。」

104 West 用 DocSend 管理客戶的媒體套件

 

透過安全共享功能，管理限時禁發報導

對 104 West 來說，若要分享備受期待或高機密性的資訊，或即將刊登的內容時，限時禁發報導的管理工作確實相當棘手。在使用 DocSend 之前，104 West 使用附件或 Google 文件連結，並透過電子郵件加以管理。雖然 Google 文件非常適合即時編輯與協作，但關於能否在提案時安全共享深受期待的資訊，只要連結或 PDF 附件一旦落入不肖人士手上，報導的初次亮相可能就會毀於一旦。

104 West 管理合作夥伴 Brian Mast 表示：「有了 DocSend，瀏覽者必須提供電子郵件才能查看限時禁發的提案，此功能可協助我們保護提案的安全。就算有人將連結轉寄給其他人，我們亦會收到通知，而且其他人也必須提供電子郵件才能瀏覽簡報。這不僅讓我們高枕無憂，不必擔心報導外洩，還能深入瞭解媒體如何與我們適時提出的提案互動並取用。」

客戶與媒體關係的新觀點

104 West 如今可以透過 DocSend 更積極地管理媒體關係，並為客戶提供更詳細、更具體的見解，協助他們瞭解提案流程與策略。透過即時的安全共享、追蹤及維護客戶資產，104 West 得以花更多時間確定報導觀點，並縮短後續追蹤的流程。

Brian 總結道：「DocSend 改變了我們提案及與媒體分享資訊的方式。和媒體合作的最佳方法，就是為他們提供寶貴的相關資訊。如今我們擁有即時深入見解，瞭解我們的案例中哪些部分讓人產生共鳴，哪些則否。這些資訊能讓我們與新聞媒體建立更好的關係，為我們的客戶提供更多透明性、媒體策略，並提升整體服務。」