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So schützen Sie PDF-Dateien vor dem Teilen mit einem Passwort

Das Versenden eines E-Mail-Anhangs als PDF ist zu einem selbstverständlichen Standard geworden. Aber haben Sie jemals darüber nachgedacht, ob PDF-Dateien wirklich sicher sind? Hier erklären wir Ihnen, wie Sie eine sichere passwortgeschützte PDF erstellen:
Peter LaBerge
25. Januar 2021
how to track secure pdf with password

Seit der Einführung in den Neunzigern hat sich PDF zu einem äußerst beliebten elektronischen Dateiformat entwickelt, das fast alle verwenden – Berufstätige, Studierende, Rentner und Kinder. Das Versenden einer PDF als E-Mail-Anhang ist zu einem selbstverständlichen Standard geworden. Aber haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie Sie eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen können?

Wenn Sie das geschafft haben, dann haben Sie Glück! In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen und nach dem Versand nachverfolgen.

Option 1: PDF-Dateien mit einem Passwort schützen

Die meisten CEOs und CFOs gehen beim Versenden vertraulicher Dokumente davon aus, dass eine PDF-Datei durch Hinzufügen eines Passworts ausreichend geschützt ist – und in manchen Fällen ist das auch so.

So fügen Sie mit Adobe Acrobat DC einen Passwortschutz hinzu

  1. Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat.

  2. Gehen Sie zu „Datei“ und klicken Sie auf „Mit Passwort schützen“.

  3. Sie können einstellen, ob ein Passwort nur zum Bearbeiten der PDF benötigt wird oder auch zum Anzeigen der Datei.

  4. Geben Sie das Passwort zweimal ein.

  5. Klicken Sie auf „Übernehmen“.

So fügen Sie ein Passwort mit der Vorschau auf einem Mac hinzu

  1. Öffnen Sie die PDF in der Vorschau.

  2. Gehen Sie zu „Datei“ und klicken Sie auf „Exportieren“.

  3. Geben Sie den Dateinamen ein und wählen Sie „Verschlüsseln“.

  4. Geben Sie Ihr Passwort zweimal ein und klicken Sie auf „Speichern“.

Durch das Hinzufügen eines Passworts zu einer PDF-Datei wird der Zugriff auf diese PDF-Datei auf die Personen beschränkt, die das Passwort kennen. Als Absender der PDF-Datei können Sie jedoch nicht nachverfolgen, wer sie öffnet und mit ihr interagiert.

In diesem Fall wissen Sie nie ganz genau, wer die PDF-Datei und das Passwort an andere weiterleitet. Wenn Sie eine PDF-Datei sicher per E-Mail versenden möchten, ist das Hinzufügen eines Passworts also nicht der beste Weg. Denn so geben Sie gewissermaßen die Kontrolle über ein PDF-Dokument ab, das Sie eigentlich schützen wollten (deshalb haben Sie es ja auch mit einem Passwort versehen!). In diesem Szenario ist nicht abzusehen, an wen die PDF-Datei und das Passwort weitergeleitet werden.

Die mit diesem Ansatz verbundene Sicherheitslücke scheint ein notwendiges Übel beim Teilen wichtiger PDF-Dokumente zu sein. Doch zum Glück gibt es Abhilfe.

Option 2: PDF-Dokumente über DocSend teilen

Mit DocSend können Führungskräfte Dateien sicher versenden und die Interaktionen der Betrachter über die Dokumentenverfolgung ausführlich beobachten. Das Wissen darüber, wie man eine passwortgeschützte PDF über Gmail oder Outlook versendet, wird bald Allgemeingut sein. Wenn Sie sich jedoch wirkliche Sicherheit wünschen, nutzen Sie das Gmail-Plugin oder das Outlook-Plugin von DocSend und verfolgen Sie, was mit Ihren Dateien passiert. Wir zeigen Ihnen nun, wie das geht.

Wenn Sie mitmachen möchten, können Sie DocSend kostenlos ausprobieren.

Schritt 1: Hochladen Ihrer PDF-Dateien in DocSend

[Upload läuft]

Das Hochladen von Dateien in DocSend ist ganz einfach – denn DocSend lässt sich derzeit in Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive und mehr integrieren, sodass Sie Dateien von überall aus per Drag-and-Drop verschieben können. Nach dem Hochladen können Sie Ihre PDF an beliebig viele E-Mails anhängen (mit den Gmail- und Outlook-Plugins). Wenn Sie möchten, können Sie Ihre PDF sogar direkt über das von Ihnen gewählte DocSend-Plugin hochladen.

  1. Gehen Sie zum Tab „Inhalte“.

  2. Wählen Sie „Inhalt hinzufügen“ oben rechts.

  3. Wählen Sie eine Datei aus einem der oben aufgeführten Dienste oder von Ihrem Computer.

  4. Ihr Dokument wird hochgeladen. Sie werden benachrichtigt, sobald der Upload abgeschlossen ist. Dann können Sie den Namen der hochgeladenen Datei ändern.

Schritt 2: Erstellen eines passwortgeschützten Links zum Teilen Ihrer PDF-Datei

password.png

Wenn Sie einen Freigabelink für eine gerade hochgeladene PDF-Datei erstellen, können Sie angeben, ob zum Anzeigen und Herunterladen der Datei eine E-Mail-Adresse eingegeben werden soll. Wenn Sie auf „Erweiterte Optionen anzeigen“ klicken, können Sie auch ein Ablaufdatum für den Link hinzufügen und die PDF mit einem Passwort schützen.

Sie können anschließend den Link zu Ihrer PDF kopieren und in einer E-Mail teilen!

(Hinweis: Wenn Sie die Interaktionen und die Weiterleitung dieses Links verfolgen möchten, sollten Sie einen Link pro Konto, Lead oder Person erstellen, mit denen Sie Ihre PDF teilen. Mehr dazu später!)

Für noch mehr Sicherheit können Advanced-Nutzer eine Verifizierung des Betrachters verlangen. Der Betrachter wird dann aufgefordert, seine E-Mail-Adresse einzugeben, und muss auf einen an diese Adresse gesendeten Link klicken, um auf die PDF-Datei zuzugreifen.

Mit den Gmail- und Outlook-Plug-ins von DocSend können Sie Ihre PDF-Datei auch als E-Mail-Anhang hochladen

Wenn Sie Ihre PDF-Datei lieber als E-Mail-Anhang hochladen möchten, ohne Gmail oder Outlook zu verlassen, nutzen Sie die entsprechenden DocSend-Plug-ins. Hier ist der Link zum Anhängen einer hochgeladenen PDF-Datei mit dem Gmail-Plugin und hier ist der Link zum Anhängen einer hochgeladenen PDF-Datei mit dem Outlook-Plugin.

Schritt 3: Deaktivieren und bei Bedarf erneutes Aktivieren des linkbasierten Zugriffs

Mit nur wenigen Klicks können Sie den Zugriff auf Ihre PDF verwalten, indem Sie die von Ihnen erstellten DocSend-Links deaktivieren und/oder wieder aktivieren. Eine detaillierte Anleitung zu diesem Prozess finden Sie in unserem Hilfecenter-Artikel zum Aktualisieren von Link-Einstellungen.

Sie möchten eine PDF-Datei in Gmail bearbeiten und unterzeichnen? Fügen Sie mit DocSend ganz einfach eine elektronische Signatur hinzu

Sobald Sie Ihr PDF-Word-Dokument, eine Datei aus Google Docs, Dropbox, die in Acrobat gespeicherten PDF-Dokumente oder eine andere Workflow-Integration in DocSend hochgeladen haben, können Sie direkt in DocSend eine eSignatur hinzufügen, bevor Sie es versenden, um Ihren Prozess zu optimieren.

In DocSend können Sie PDF-Dokumente signieren oder elektronische Unterschriften zu einzelnen Dateien (abgesehen von Excel- oder über eine URL hochgeladene Dateien) und Dateien in einem Arbeitsbereich eines DocSend-Raums hinzufügen. Sie können Dokumente in DocSend sicher umwandeln und teilen und gleichzeitig auf den meisten Geräten die Aufrufe verfolgen und elektronische Unterschriften einholen. Mit der Funktion für elektronische Signaturen kann eine Partei eine Unterschrift hinzufügen, die für beide Parteien rechtsverbindlich ist. Nachdem Sie Ihre Signaturanfragen versendet haben, können die Empfänger ihre elektronischen Unterschriften hinzufügen, indem sie auf einen Link in ihrem Gmail-Konto, der E-Mail-Signatur, der G Suite, einem Pop-up-Fenster, einer Seitenleiste oder einer anderen Stelle bzw. Seite klicken, über die Sie Ihren Dokumentlink teilen. Sie können ihre elektronische Unterschrift direkt in das Signaturfeld einfügen, das Sie in die als DocSend-Link gesendeten PDF-Dokumente eingefügt haben. Diese signierten PDF-Dokumente werden in Ihrem DocSend-Konto mit Verlauf und Audit-Trails nachverfolgt, sodass Sie sie sicher aufbewahren können und stets die Kontrolle über sie haben. Das funktioniert auch in der mobilen DocSend-Webversion von Chrome und Safari auf iOS- und Android-Endgeräten. Dieser Artikel im Hilfecenter beschreibt, wie einfach es ist, signierbare PDF-Dokumente mit der Funktion für elektronische Unterschriften zu erstellen und zu teilen.

So tracken Sie Ihr Dokument

Sie haben Ihre PDF-Datei auf DocSend hochgeladen, einen Link mit allen notwendigen Sicherheitsmaßnahmen erstellt und die Datei abgeschickt. Was nun? Wenn Ihnen der Inhalt Ihrer PDF-Datei wichtig genug ist, um ihn zu schützen, ist Ihnen wahrscheinlich auch wichtig, wie die Datei empfangen und gelesen wird.

Wenn das der Fall ist, habe ich gute Nachrichten: Wenn Sie für jeden Empfänger oder jede Empfängergruppe individuelle DocSend-Links erstellen und versenden, sind Sie bereits auf dem besten Weg, Ihr sicheres PDF-Dokument nachzuverfolgen. Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel, wie Sie das Engagement überwachen können.

Zunächst erhalten Sie sofortige Lesebestätigungen, wenn Ihr Dokument angesehen wird. Eine Zusammenfassung dieser Benachrichtigungen ist auch über die Registerkarte „Performance“ verfügbar, wenn Sie in DocSend auf eine bestimmte Datei oder ein PDF klicken.

how-to-password-protect-a-pdf.png

Außerdem können Sie für jede Seite oder Folie sehen, wo die Betrachter ihre Zeit verbracht haben. Je nach Inhalt und Zweck der jeweiligen PDF-Datei kann das unglaublich aufschlussreich sein. Wenn Sie in DocSend auf eine bestimmte Datei oder ein bestimmtes Dokument klicken, erhalten Sie eine Zusammenfassung der Interaktionen.

summary of engagement is also available

Es gibt eine Reihe zusätzlicher Metriken und Messgrößen für Interaktionen, die Sie in DocSend tracken können. Ich empfehle Ihnen, das kostenlose Probeabo abzuschließen und DocSend zu testen. So können Sie eine PDF versenden und sich selbst ein Bild von all unseren aufschlussreichen Leistungsindikatoren machen.

Sie haben eine Frage zu den DocSend-Tools oder dazu, wie Sie Ihr Konto optimal einrichten? Dann gehen Sie zum DocSend-Hilfecenter oder wenden Sie sich an unser Support-Team.

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