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Wie Sie eine eintönige Vorstandspräsentation zu einer erstklassigen machen

So können Sie eine wirksame Präsentation erstellen, die den Vorstand beeindruckt und Ihre Autorität untermauert.
Vorstandspräsentation

Eine Vorstandspräsentation ist für den CEO oder CFO die Gelegenheit, direkt mit dem Vorstand zu sprechen. Es ist Ihre Chance, den Vorstandsmitgliedern Ihre Vision näherzubringen, sich ihre Zustimmung in Bezug auf finanzielle Anforderungen und Projekte zu sichern und die Leistung des Unternehmens zu erläutern.

Aber all das ist nur möglich, wenn sich die Vorstandsmitglieder wirklich für Ihre Präsentation interessieren. Deswegen ist es wichtig, eine überzeugende Vorstandspräsentation auszuarbeiten und vorzustellen – eine Präsentation, die die Aufmerksamkeit der Vorstandsmitglieder erregt und ihr Interesse daran weckt, wie es weitergeht.

Für eine solche Präsentation braucht es mehr als nur Charisma. Ihre Präsentation – von den Themen, die Sie ansprechen, über die Folien bis hin zu Ihrer Präsentationskompetenz – muss mit dem Ziel aufgebaut sein, eine zusammenhängende Geschichte zu erzählen. So können Sie in Bezug auf alle drei Aspekte einer überzeugenden Präsentation voll ins Schwarze treffen.

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Themen, auf die Sie in Ihrer Vorstandspräsentation eingehen sollten

Der erste Schritt hin zu einer großartigen Vorstandspräsentation besteht darin, auf die Themen einzugehen, die den Vorstandsmitgliedern tatsächlich am Herzen liegen. Wenn Sie in Ihrer Präsentation über ein ganzes Quartal oder sogar ein Jahr sprechen, können Sie endlos viele Themen abdecken. Aber Sie sollten nicht jedes noch so kleine Detail in Bezug darauf präsentieren, was das Unternehmen getan hat, oder jede einzelne von Ihnen gemessene Kennzahl vorstellen.

Stattdessen sollte sich Ihre Präsentation auf diese fünf Kategorien konzentrieren:

  • Aktuelle Leistungsdaten und in der jüngeren Vergangenheit erzielte Erfolge, auf die Sie eingehen möchten: Dabei ist es wichtig, die Kennzahlen hervorzuheben, die die Vorstandsmitglieder verstehen und für die sie sich interessieren. Diese Kennzahlen können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber mit KPIs wie den monatlich wiederkehrenden Einnahmen (MRR), Kundenabwanderungen und Neuanmeldungen sowie dem Kundenwachstum sind Sie auf der sicheren Seite. Sie sind das A und O der geschäftlichen Leistung Ihres Unternehmens.
  • Erklärungen zu diesen Daten: Wenn Sie die Zahlen vorgelegt haben, ist es wichtig, sie im zeitlichen Kontext (z. B. monatliche Änderungen) und in Bezug auf Themen wie Unternehmensziele oder den Wettbewerb zu definieren und zu erklären. Das Gespräch über Daten auf diese Weise zu strukturieren, erleichtert es den Vorstandsmitgliedern, die Zahlen und ihre Bedeutung in Bezug auf die Leistung im Allgemeinen zu verstehen.
  • Erklärungen zu nicht erreichten Zielen oder KPIs: Wenn Sie die für Ihr Unternehmen festgelegten Ziele anhand von Daten untermauern (z. B. eine Million Kunden zu erreichen) und Sie alle Ziele erreicht oder sogar übertroffen haben, ist das großartig. Aber wenn Sie gesetzte Ziele nicht erreichen konnten, ist es wichtig, zu erklären, wie es dazu gekommen ist, und Ihre Pläne zur Verbesserung darzulegen.
  • Anstehende Projekte und was Sie vom Vorstand benötigen, damit sie ein Erfolg werden: Bei Vorstandspräsentationen geht es nicht nur darum, vergangene Zahlen zu erklären – sie sind für Sie auch eine Gelegenheit, die Bühne für zukünftige Projekte zu bereiten, die die Zustimmung oder finanzielle Unterstützung des Vorstands erfordern.
  • Bereiche, in denen Sie das Fachwissen und Ratschläge des Vorstands benötigen: Letzten Endes ist der Vorstand dazu da, Fachwissen bereitzustellen und Ihnen dabei zu helfen, das Unternehmen zum Erfolg zu führen. Wenn es bestimmte Bereiche oder Projekte gibt, in denen Sie mehr Bedarf nach Input des Vorstands haben, heben Sie sie in Ihrer Präsentation hervor.

So erstellen Sie überzeugende und hilfreiche Folien

Wenn Sie Ihre Präsentation rund um die richtigen Themen aufgebaut haben, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass Ihre Folien ansprechend und hilfreich sind (dahingehend, dass sie die Präsentation fördern und das Interesse der Vorstandsmitglieder fesseln). Es gibt einige Methoden, dies zu tun.

Auf den Folien für Vorstandspräsentationen sollten Sie viele visuelle Elemente verwenden. Der Schlüssel besteht dabei darin, die richtigen visuellen Elemente auszuwählen, die die Präsentation ergänzen, statt sie unübersichtlicher zu gestalten und von den präsentierten Daten abzulenken. Großartige visuelle Elemente, die Sie hinzufügen können, sind zum Beispiel:

  • Visuelle Darstellungen von Daten: Diese können helfen, Daten rund um Zeiträume, Unternehmensziele und die Leistung von Wettbewerbern zu kontextualisieren.
  • Beispiele für Assets, die zur Veranschaulichung einer bestimmten Strategie dienen können: Dabei könnte es sich beispielsweise um einen Screenshot Ihrer neu gestalteten Website oder einer bestimmten Social-Media-Anzeige handeln, die Ihre Social Media-Strategie in Aktion zeigt.

Das Hinzufügen visueller Elemente dieser Art hilft Ihnen auch dabei, den Text auf ein Minimum zu beschränken. Als Richtlinie empfehlen wir, die 5/5/5-Regel zu befolgen:

  • Jede Textzeile sollte aus 5 Wörtern oder weniger bestehen
  • Jede Folie sollte 5 Textzeilen oder weniger enthalten
  • Das Deck sollte nicht mehr als 5 textlastige Folien hintereinander enthalten

Denken Sie daran: Das Foliendeck ist dazu da, die Kernpunkte Ihrer Präsentation darzustellen – nicht, um jedes einzelne Detail anzugeben.

Vor diesem Hintergrund besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass Ihre Folien auf logische Weise organisiert sind und dem Präsentationsablauf entsprechen, den Sie festgelegt (und hoffentlich vorab dem Vorstand vorgelegt) haben. Der Schlüssel liegt hier darin, die Folien durch die Präsentation bestimmen zu lassen, nicht andersherum.

Wenn Sie für jede Vorstandspräsentation immer dieselbe Vorlage verwenden, können Sie vielleicht ein paar Minuten sparen, aber es ist wesentlich effektiver, jeweils ein eigenes optimiertes Foliendeck auszuarbeiten. Das bedeutet, dass Sie in Bezug auf eingefügte Folien gnadenlos vorgehen und Folien löschen müssen, die für die Präsentation nicht förderlich oder hilfreich sind. Behandeln Sie Ihre Vorstandspräsentation als Theaterstück in drei Akten – sie sollte also einen klaren Anfang, einen klaren Mittelteil und ein klares Ende haben. In Bezug auf Vorstandspräsentationen sieht die logischste Strukturierung wie folgt aus:

  1. Sprechen Sie über Ihre Leistung und Ihre Bemühungen in der Vergangenheit
  2. Erläutern Sie Ihre Strategie und Ihre Ziele für die Zukunft
  3. Gehen Sie auf die praktischen Aspekte der Umsetzung dieser Strategie und des Erreichens dieser Ziele ein

Tipps für das Sprechen bei Ihrer Vorstandspräsentation

Nun, da die Assets für Ihre Vorstandspräsentation geklärt sind, gehen wir darauf ein, wie Sie sprechen sollten. Schlechte Sprech- und Präsentationsfähigkeiten können trotz eines soliden Decks schnell das Ende bedeuten – deswegen ist es nicht nur wichtig, was Sie präsentieren, sondern auch, wie Sie es präsentieren.

Fassen Sie sich kurz

Die beste Möglichkeit, mit Ihrer Vorstandspräsentation auf Kurs zu bleiben, besteht darin, sie prägnant zu halten. Wie oben erwähnt, sollten Vorstandspräsentationen einen Überblick über die Leistung und die Pläne des Unternehmens bieten. Das bedeutet, dass die tatsächliche Präsentation mit prägnanten, allgemeinen Informationen beginnen sollte. Danach können Sie sich darauf vorbereiten, auf tiefergehende Fragen einzugehen, die möglicherweise gestellt werden.

Also, wie kurz ist kurz? Tech-Reporter John Brandon gab im Gespräch mit Inc. an, dass für keine Präsentation länger als sieben Minuten erforderlich sind. Das mag etwas übertrieben sein, insbesondere, wenn Sie ein ganzes Quartal oder Geschäftsjahr zusammenfassen, aber unserer Erfahrung nach sind 30 Minuten ein guter Zeitrahmen für eine Präsentation.

Kennen Sie Ihre Zuhörer

Bei einer guten Präsentation geht es nicht nur darum, eine Reihe von Best Practices zu befolgen, die sich auf jede Präsentation und jeden Vorstand übertragen lassen. Vielmehr entsteht eine großartige Vorstandspräsentation dadurch, dass Sie Ihre Zuhörer kennen und verstehen und wissen, für welche Einzelheiten sie sich interessieren. Das bedeutet, dass Sie die Hintergründe der einzelnen Vorstandsmitglieder kennen sollten.

Hat die Person einen Hintergrund in der Finanzwelt? Handelt es sich um einen Marketing-Experten? Welche Akronyme und branchenspezifischen Fachbegriffe könnten für Verwirrung sorgen? Der jeweilige Hintergrund kann Aufschluss über die Arten von Informationen geben, mit denen sich die Person mit hoher Wahrscheinlichkeit befassen wird. Dies kann Ihnen helfen, die Teile Ihrer Präsentation zu bestimmen, die möglicherweise ausführlicherer Erklärungen bedürfen. Dieses Wissen kann Ihnen auch helfen, die Präsentation in einer für die entsprechende Person verständlichen Sprache zu formulieren.

Bei diesem Aspekt der Präsentation vor dem Vorstand handelt es sich oftmals um einen fortlaufenden Prozess. Während Sie über ihre Biografien oder LinkedIn-Seiten einiges über die Vorstandsmitglieder erfahren können, werden Sie auch mehr über sie lernen, wenn Sie mit den Personen selbst interagieren.

Proben Sie und zeigen Sie sich als Mensch

Wenn bei einer Vorstandspräsentation viel auf dem Spiel steht, verfällt man leicht in Stress und verbringt am Ende die ganze Zeit damit, genau das vorzulesen, was auch auf den Folien steht. Dadurch wäre Ihre Präsentation jedoch nicht gerade überzeugend oder fesselnd.

Vielmehr sollten Sie mehr Zeit mit dem Proben verbringen (damit Sie sich weniger auf Ihre Folien verlassen müssen) und darauf konzentrieren, ein menschliches Gespräch zu führen, anstatt nur eine einseitige Präsentation abzuhalten. Laut Harvard Business Review geht es darum, bei der Vorbereitung das richtige Gleichgewicht zu finden, damit Sie sicher auftreten können, ohne übermäßig steif zu wirken.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie den Vorstand als eine Gruppe Gleichgesinnter betrachten – nicht nur als die Leute, die das Geld in der Hand haben, oder eine Gruppe übermenschlicher Erfolgsgeschichten. Wenn Sie mit Ihrer Zielgruppe interagieren und ein Gespräch anregen, können Sie die Zusammenarbeit fördern und eine fließende Präsentation halten.

Gestalten Sie Ihre Vorstandspräsentation erstklassig

Vorstandspräsentationen sind häufig eine der wichtigsten Methoden zur Kommunikation mit dem Vorstand Ihres Unternehmens. Daher ist eine gut zusammengestellte und interessant gestaltete Präsentation eines der besten Tools, die Ihnen in Bezug auf einen für beide Seiten vorteilhaften und offenen Dialog zur Verfügung stehen. Dieser Dialog macht es einfacher, Meinungen in Bezug auf wichtige Herausforderungen einzuholen, die Zustimmung zu neuen Projekten zu erhalten und sich Hilfe in Bezug auf finanzielle Anforderungen zu sichern.

Senden Sie Ihre Präsentation zusammen mit den anderen Informationen in Ihrem Vorstands-Paket vorab an die Vorstandsmitglieder. Mit DocSend ist es ganz einfach, all diese Dokumente sicher freizugeben, und zwar über einen einzigen Link.

Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg zu einer brillanten Vorstandspräsentation, die Ihre Leistung unterstreicht und die Beziehungen zwischen der C-Suite und dem Vorstand stärkt.